ஒரு வணிக கூட்டத்தை நடத்த எப்படி

வணிக சந்திப்புகள் திட்டமிடல், அமைப்பு, தலைமை, பதிவு செய்தல் மற்றும் பின்தொடர் தேவைப்படுகிறது. சந்திப்பிலிருந்து சாத்தியமான கூட்டு முயற்சியிலிருந்து எடுக்கும் முடிவெடுக்கும் செயலையும் உங்கள் திட்டத்தின் மூலம் எவ்வாறு பெறுவீர்கள்.

உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்

• நிகழ்ச்சி நிரல்

• சந்திப்பு அறை

கூட்டம் நிகழ்ச்சி நிரலைத் தயாரிக்கவும். உங்கள் திட்டம் அல்லது குறிக்கோள்களை அதிகப்படுத்த வேண்டிய அவசியமான முடிவுகளுக்கான விவாதம் தேவைப்படும் அனைத்து சிக்கல்களின் வெளிப்பாட்டின் நிகழ்ச்சி நிரலில் உள்ளது. புல்லட் புள்ளிகளுடன் ஒரு சுருக்கமான வெளிப்புற வடிவமைப்பில் அறியப்பட்ட எல்லா சிக்கல்களையும் பட்டியலிடுங்கள். உங்களுடைய திட்டத்தை நீங்கள் உருவாக்கியிருந்தால், பிரச்சினைகள் உங்களுக்குத் தெரிந்துவிடும், பின்னர் யார் கூட்டத்தில் கலந்து கொள்ள வேண்டும் என்று உங்களுக்குத் தெரியும்.

கூட்டத்தில் கலந்து கொள்ள வேண்டிய அனைத்து நபர்களுக்கும் தொலைபேசி அழைப்புகளை அனுப்பவும், பல மணிநேரங்களைக் கொண்டிருப்பின், ஒரு வாரம் காலப்பகுதியுடன் தேதியும் நேரமும் கிடைக்கும்படி கேட்கவும். இது மட்டுமல்லாமல், பிஸினஸ் கால அட்டவணையின்படி கொடுக்கப்பட்ட சவாலாக இது இருக்கலாம். எல்லோருக்கும் கிடைத்தவுடன், கிடைக்கக்கூடிய தேதி மற்றும் நேரத்திற்கான கால அட்டவணையைக் குறிப்பிடவும். சந்திப்பை நடத்த போதுமான கால அவகாசம் மற்றும் தேதி அனைவருக்கும் ஒரு அறிவிப்பு அனுப்பவும், நேரத்தை முடிக்க, இறுதி நேரம் மற்றும் கூட்டத்தின் இருப்பிடம், நிகழ்ச்சி நிரலின் நகலை சேர்த்து.

கூட்டத்திற்கு தயாரிப்பதில், எல்லா கலந்துரையாடல்களிலும் கலந்துரையாடப்பட்டிருக்கும் ஏதேனும் ஆவணங்களுடன் கூடிய கலந்துரையாடல்களின் பிரதிகள் உள்ளன. காட்சி பலகைகள் மற்றும் சக்தி புள்ளி விளக்கங்கள் easels மற்றும் எந்த தேவையான ப்ரொஜக்டர், மடிக்கணினிகள் மற்றும் திரைகள் காட்சி தயாராக இருக்க வேண்டும். மேலும், சந்திப்பு ஏற்பாட்டாளரை நடத்துவதற்கு கூட்டாக ஏற்பாடு செய்யப்பட வேண்டும், மேலும் குறிப்பேடுகளைப் பெற கூட்டத்தில் கலந்து கொள்ள வேண்டும்.

கூட்டத்தின் அமைப்பாளர் / தலைவர், இந்த விவாதத்தை டிராக்கில் வைக்க வேண்டும். கலந்துரையாடல் தவிர்க்க முடியாமல் தற்செயலான பிரச்சினைகள் மற்றும் தலைப்பு தொடர்பான கலந்துரையாடல்களுக்கு வழிவகுக்கும், எனவே விவாதம் இறுதியாக நிகழ்ச்சி நிரலுக்கு திரும்புவதை உறுதிப்படுத்த வேண்டும். தலைவர் நேரத்தைத் தொடர்ந்து கண்காணித்து, விவாதத்தை அனைத்து நிகழ்ச்சி நிரல்களையும் பாதிக்க வேண்டும். கலந்துரையாடலை ஆரம்பிக்கவும், தேவையான கேள்விகளை கேட்கவும், கலந்துரையாடல்களிலிருந்து கேட்குமாறு கேட்டுக்கொள்வதற்காகவும் நிகழ்ச்சித் திட்டத்தின் ஒரு சிறிய விளக்கத்தை வழங்க வேண்டும். தலைவர் ஒவ்வொரு உருப்படியை முடித்துக்கொள்ளும் பொருட்டு பொறுப்பேற்ற நபருடன் நிறைவு செய்ய வேண்டும் மற்றும் நிறைவு செய்யப்படும் மதிப்பீட்டு நேர அட்டவணை முடிக்க வேண்டும்.

அனைத்து நிகழ்ச்சி நிரல்களும் முடிவுக்கு வந்தவுடன், தேவைப்பட்டால் குழுவிற்கு ஒரு பின்தொடர்தல் கூட்டம் திட்டமிடப்பட வேண்டும் அல்லது ஒரு நாள் மற்றும் நேரத்தின் மீது ஒரு கூட்டத்தில் தவறாமல் கூட்டங்கள் நடக்கும்.

ரெஜிஸ்டர் கீப்பர் தனது குறிப்பை வெளியீடு வடிவில் ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட கூட்ட நிமிடங்களில் தொகுக்க வேண்டும். வரைவு நிமிடங்கள் பின் கருத்துக்கள், திருத்தங்கள் அல்லது மாற்றங்களை பெற கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களுக்கு அனுப்பப்பட வேண்டும். இறுதி சந்திப்பு நிமிடங்கள் பின்னர் பங்கேற்பாளர்களுக்கு விநியோகிக்கப்பட வேண்டும் மற்றும் தேவைப்பட்டால் அடுத்த கூட்டத்தின் நிகழ்ச்சி நிரலுக்கு அடிப்படையாக தொடர்ந்து நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும்.