ஒரு ஆவண விநியோகம் மேட்ரிக்ஸ் உருவாக்குவது எப்படி

ஒரு ஆவணம் விநியோக அணி உங்களுக்கு பரந்த அளவிலான மக்களுடன் தொடர்புகொள்வது எப்படி என்பதை தீர்மானிக்க ஒரு காட்சி குறிப்பு அளிக்கிறது. வணிக, பள்ளி மற்றும் அச்சிடப்பட்ட அல்லது கணினிமயமாக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் மூலம் தொடர்புகொள்வதற்கான வேறு எந்த நிறுவனத்திலுமே இந்த துறைகள் பயனுள்ளதாகும். எக்செல், எண்கள், 1-2-3 அல்லது Calc போன்ற கணினி விரிதாள் கருவிகள் ஒரு ஆவண விநியோகம் மேட்ரிக்ஸை உருவாக்கும் சிறந்த கருவியாகும், ஆனால் அட்டவணையை உருவாக்கும் எந்த மென்பொருளையும் நீங்கள் பயன்படுத்தலாம். உங்கள் நிறுவனம் சிறியதாக இருந்தால், உங்கள் மேட்ரிக்ஸை கையால் இழுக்க முடியும்.

உங்கள் விரிதாள் நிரலில் புதிய பணிப்புத்தகத்தைத் தொடங்கவும் அல்லது ஒரு சொல் செயலாக்கத்திட்டத்தில் புதிய அட்டவணையை அமைக்கவும். விரிதாள் நிரல்கள் அட்டவணைகளை விட அதிக தரவை கையாள முடியும், எனவே நீங்கள் விருப்பத்தேர்வு இருந்தால் அந்த வடிவமைப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

இரண்டாவது நிரலிலிருந்து தொடங்கி உங்கள் விரிதாளின் மேல் வரிசை முழுவதும் உங்கள் நிறுவனத்திற்கு நீங்கள் பயன்படுத்தும் ஒவ்வொரு ஆவண வகைகளையும் பட்டியலிடுங்கள். பொது மேடைக்கான ஆவண வகைகள் காலெண்டர்கள், சந்திப்பு நிமிடங்கள், வருவாய் அறிக்கைகள் மற்றும் சிறப்பு செய்திகள் ஆகியவற்றைக் கொண்டிருக்கக்கூடும். உங்கள் மேட்ரிக்ஸ் ஒரு குறிப்பிட்ட திட்டத்திற்கானதாக இருந்தால், ஆவணங்களுடன் தொடர்புடைய தனிப்பட்ட ஆவணங்கள் பட்டியலிடப்படாது. உதாரணமாக, ஒரு கட்டுமானத் திட்ட ஆவணம் அணி மின்சார ஓவியங்கள், கட்டடக்கலை வரைபடங்கள், உயரங்கள் மற்றும் குறிப்பிட்ட அனுமதிகளின் பிரதிகள் போன்றவற்றை பட்டியலிடலாம்.

இரண்டாவது வரிசையில் தொடங்கி, உங்கள் விரிதாளின் இடது பக்கத்தின் முதல் நெடுவரிசையில் உங்கள் வணிகத்தின் அல்லது அமைப்பின் அனைத்து உறுப்பினர்களையும் பட்டியலிடுங்கள். பொருந்தினால், மக்களை பிரிவுகளாக பிரிக்கலாம். உதாரணமாக, ஒரு சிறு வியாபாரத் துறையின் பிரிவுகள், "முகாமைத்துவம்" எனக் குறிப்பிடலாம். அனைத்து மேலாண்மை பணியாளர்களுக்கும் அகரவரிசைப்படி பட்டியலிடப்பட்ட அகரவரிசைப்படி கீழே பட்டியலிடப்பட்ட அகரவரிசைப்படி "ஊழியர்கள்", "கிளையன்ட்கள்" பட்டியலிடப்பட்ட அகரவரிசையுடன் மற்றும் "சந்தைப்படுத்தல்" உங்கள் வெளி மார்க்கெட்டிங் தொடர்புகள் பட்டியலிடப்பட்டுள்ளன.

இரண்டு பட்டியல்களும் முடிக்கப்படுவதை உறுதிப்படுத்துவதற்காக உங்கள் தலைப்பு வரிசை மற்றும் நிரலைச் சரிபார்க்கவும். மேட்ரிக்ஸை எளிதாக்குகிறது என்றால், உறுப்பினர் பிரிவின் வரிசைகளுக்கு ஷேடிங் செய்யுங்கள், இதனால் உங்கள் ஆவணங்களைப் பெறுபவர்களின் வகைகளுக்கு இடையே இடைவெளி உள்ளது.

மிகவும் விரிதாள் நிரல்களில் நிரல் B ஆக இருக்கும் உங்கள் முதல் ஆவண நிரலை பணிபுரியவும், அந்த ஆவணம் மின்னழுத்தமாக பெற விரும்பும் எந்த நபரின் பெயருடனும் ஒரு "ஈ" வில் வைக்கவும். அந்த ஆவணத்தின் காகித நகலைப் பெறும் எந்தவொரு நபருக்கும் அடுத்த ஒரு கலத்தில் "p" ஐ வைக்கவும். ஒரு நபர் அந்த ஆவலைப் பெறக் கூடாது என்றால், அவரது பெயர் வெற்றுக்கு அருகிலுள்ள கலத்தை விட்டு வெளியேறுங்கள். உங்கள் தேவைகளை மிகவும் சிக்கலானதாக இருந்தால், உங்கள் அமைப்பிற்கு பொருந்தக்கூடிய குறியீட்டை மாற்றவும். உதாரணமாக, பல நகல்களை குறிப்பிடுவதற்கு "2 காகித நகல்கள்" அல்லது "p-2" என நீங்கள் தட்டச்சு செய்யலாம். உங்கள் நிறுவனத்தில் உள்ள அனைவரும் குறியீட்டை புரிந்துகொள்ளும் வரை, உங்களுக்காக செயல்படும் எந்த முறையையும் பயன்படுத்தவும்.

காகிதம் மற்றும் மின்னணு நகல்களைக் குறிப்பதற்கான பட்டியலை பணிபுரியும் ஒவ்வொரு நெடுவரிசையையும் செயல்முறை செய்யவும். இது உங்கள் ஆவண விநியோகம் மேட்ரிக்ஸ் முடிகிறது.

முடிந்தால் உங்கள் தொடர்பு தகவல் தரவுத்தளத்தில் உங்கள் ஆவணம் விநியோக அணி பணித்தாள் இருந்து ஹைப்பர்லிங்க் உருவாக்க. அந்த நபரின் தொடர்புத் தகவலைத் திறக்க, உங்கள் அணிக்கு ஒரு பெயரைக் கிளிக் செய்வதற்கு இது அனுமதிக்கும், எனவே நீங்கள் மின்னணு அல்லது காகித நகல்களை எளிதில் அனுப்பலாம். இதை எப்படி செய்வது என்பதை அறிய உங்கள் விரிதாள் திட்டத்தின் "உதவி" கோப்பை சரிபார்க்கவும்.

குறிப்புகள்

• உங்கள் ஆவணங்கள் எங்கே சேமிக்கப்படும் என்பதை பதிவு செய்ய நீங்கள் ஆவண விநியோக மாடல்களைப் பயன்படுத்தலாம். இந்த விஷயத்தில், "வலை சேவையகம்," "பிரதான அலுவலகம் தாக்கல் கேபினட் 1," "வரவேற்பு கணினி" மற்றும் முதலியவை போன்ற முதல் பத்தியிலும் உங்கள் சேமிப்பக இடங்களிலும் உங்கள் ஆவணங்களை பட்டியலிடுங்கள். ஆவணத்தின் தலைப்பு வரிசை மற்றும் சேமிப்பிட இருப்பிடம் நெடுவரிசை சந்திக்கும் கலத்தில் ஒரு "எக்ஸ்" ஐ வைக்கவும்.