ஒரு வாடிக்கையாளரிடமிருந்து பணம் செலுத்துமாறு கேட்டுக்கொள்வதன் மூலம், அவர்களுக்கு சரியான கடிதங்களை அனுப்புவதற்கு பொருத்தமான நடவடிக்கைகள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. ஒரு வாடிக்கையாளர் தடையின்றி தேதி மூலம் ஒரு மசோதாவை செலுத்துவதில் தோல்வி அடைந்தால், கட்டணத்தை கோருவதற்கான கடிதங்கள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. இனி ஒரு வாடிக்கையாளர் ஒரு மசோதாவைக் கொடுக்க எடுக்கும், மேலும் ஒரு கம்பெனி இந்த நபருக்கு ஒரு கடிதம் எழுதுகிறார். பணம் கேட்டு கோருவது கடினம், தெளிவானது மற்றும் சிறந்த மசோதா பற்றிய விவரங்களை வழங்க வேண்டும்.
நிறுவனத்தின் தொடர்புத் தகவல் அனைத்தையும் கொண்டிருப்பதால் நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட் பயன்படுத்தவும், மேலும் முறையான தோற்றத்தை காண்பிக்கும்.
கடிதம் முகவரி. வாடிக்கையாளர் பெயர் மற்றும் முகவரி தொடர்ந்து கடிதம் தேதி அடங்கும். அந்த நபரை "அன்பே" என்று குறிப்பிடுவதன் மூலம் வாடிக்கையாளரின் முழுப்பெயர்.
கடிதத்தின் நோக்கம். ஒரு கோரிக்கையின் பேரில் ஒரு கடிதம் கடிதத்தின் ஆரம்பத்தில் இந்த நோக்கத்தை தெளிவாக தெரிவிக்க வேண்டும். ஒரு தொழில்முறை தொனியைப் பயன்படுத்தி நேர்மறை மற்றும் சூடான வார்த்தைகளை வைத்துக் கொள்ளுங்கள்.
கடன் விவரங்களை உள்ளடக்குக. இந்த கடனுக்கான சேவைகள் வழங்கப்பட்ட தேதி, அசல் தேதி மற்றும் எந்த தாமதமான கட்டணம் உட்பட, வழங்கப்பட்ட தொகையும் வழங்கப்பட்டது. வாடிக்கையாளர் அசல் ஆவணத்தை எளிதாகக் கண்டறிய அனுமதிக்க, விலைப்பட்டியல் எண்ணையும் சேர்க்கவும். பல நிறுவனங்கள் இந்த வகை கடிதத்தில் அசல் விலைப்பட்டியல் ஒரு நகலை உள்ளடக்கியிருக்கும். பிற்பகுதி கட்டணங்கள் கணக்கிடப்பட்ட வட்டி வீதத்தைப் பற்றி வாடிக்கையாளருக்கு தெரிவிக்கவும்.
வாடிக்கையாளரை கட்டணம் செலுத்துமாறு கேளுங்கள். வாடிக்கையாளர் ஒரு குறிப்பிட்ட தேதி மூலம் முழு தொகை செலுத்துவதன் மூலம் கூடுதலான பிற்பகுதி கட்டணம் தவிர்க்கப்படலாம் என்பதை வாடிக்கையாளருக்கு தெரிவிக்கவும். வாடிக்கையாளரை இந்த தேதியில் முழுமையாக செலுத்த முடியாவிட்டால், ஏற்பாடுகளை செய்ய உங்களை அழைக்கவும். தேவைப்பட்டால் உங்கள் தொலைபேசி எண்ணையும் நேரடி நீட்டிப்புகளையும் சேர்க்கவும். உங்கள் மின்னஞ்சல் முகவரியையும் சேர்த்து, கிளையண்ட் விரும்பும் விதத்தில் தனது கடிதத்தை வழங்கலாம்.
வாடிக்கையாளருக்கு நன்றி. கட்டணம் ஏற்கனவே ஏற்கனவே செய்யப்பட்டிருந்தால் வாடிக்கையாளருக்கு நன்றி செலுத்துங்கள் மற்றும் உடனடியாக வாடிக்கையாளருக்கு ஒரு உடனடி கட்டணத்தில் அனுப்புவதற்கு நன்றி தெரிவிக்கவும். வாடிக்கையாளருக்கு அவர் ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால், இந்த விஷயத்தில் உங்களை அழைப்பதில் தயங்கக்கூடாது.
கடிதத்தில் கையெழுத்திடுங்கள். "உண்மையுள்ள," தொடர்ந்து உங்கள் பெயர் மற்றும் தலைப்பு எழுதி கடிதம் முடிக்க.
