தாக்கல் செய்வது ஒரு வயதான பழைய முறையாகும், இது ஆவணங்களை எளிதாக கண்டுபிடிக்க உதவுகிறது. கடிதங்கள், குறிப்புகள், நிதிப் பதிவுகள், அறிக்கைகள் மற்றும் கடிதத்தின் மற்ற வடிவங்கள் ஆகியவை இந்த ஆவணங்களில் அடங்கும். ஒரு ஒத்திசைவான மற்றும் திறமையான தாக்கல் முறையை அடைய, நீங்கள் முறையான நடைமுறைகளை பயன்படுத்த வேண்டும். இன்றைய மின் வயதில் கூட, தொழில்கள் மற்றும் வீட்டுப் பணிகள் இன்னும் காகித ஆவணங்களை பராமரிக்க வேண்டும்.
வகைகள்
உங்கள் கோப்புகளை குழுக்களாக குழு. பிரதான வகை முதன்மை தலைப்பாக இருக்கும், அது கீழ் உள்ள அனைத்து பிற கோப்புகளை குறிக்கும் (துணைப்பிரிவுகள்). வகை நோக்கம் பொறுத்து, அது முழு தாக்கல் அமைச்சரவை இழுப்பறை உள்ளடக்கியது. உதாரணத்திற்கு:
பகுப்பு: சம்பள பதிவேடுகள் 2014 துணைப்பிரிவுகள்: சம்பளப்பட்டியல் பதிவு ஜனவரி 2014 ஊதியம் பதிவு பிப்ரவரி 2014 ஊதியம் பதிவு மார்ச் 2014
ஆண்டின் இறுதியில் உங்கள் துணைப்பிரிவுகளை தொடரவும். உங்கள் வகையினர் ஒரு முழு அலமாரியை நிரப்பினால், ஒரு லேபிளை உருவாக்கி, அதை டிராக்கரின் வெளிப்புறத்தில் வைக்கவும்; உங்கள் துணை கோப்புறைகளை லேபிளிடவும், அவற்றை இழுப்பறைக்குள் வைக்கவும். நீங்கள் ஒரு இழுப்பறைக்கு பல பிரிவுகளைக் கொண்டிருக்கும் போது, உங்கள் பிரிவுகளுக்கு தொங்கும் கோப்புறைகளை பயன்படுத்தவும், அவற்றை உள்ள பெயரிடப்பட்ட துணை கோப்புறை கோப்புறைகளை வைக்கவும்.
தாக்கல் விதிமுறைகள்
இரண்டு அடிப்படை தாக்கல் விதிகள் அகரவரிசை மற்றும் தேதி தாக்கல் ஆகும். எழுத்துக்களை தாக்கல் செய்யும் போது, எழுத்துக்களை எழுத்துப்படி படி. தேதி தாக்கல் செய்ய, மேல் உங்கள் மிக சமீபத்திய கோப்புகளை தாக்கல். அகரவரிசைக்கு விண்ணப்பிக்கும் பல விதிகள் உள்ளன.
பெயரைப் பெயரிடும்போது, முதல் எழுத்து மூலம் (அதாவது, லாங்ஸ்டன் கட்டுமானம், பார்கின்சன் கார்வாஷ், ரிவர்ஸ் & அசோசியேட்ஸ், தொம்சன் & கம்பெனி) மூலம் கோப்பு.
முதல் பெயர் ஒரே மாதிரியானதாக இருக்கும் போது, இரண்டாவது கடிதம் (அதாவது ஏஸ், அடீல், ஆங்கி, ஆகஸ்ட்) மூலம் கோப்பு.
கடைசி பெயர் (அதாவது, கானர், லூக்கா, டென்வர், மார்ரியன், ஃபுல்லர்டன், ஜே.டி.ஷெஸ்டர், ஆபி) மூலம் கோப்பு.
குடும்பத்தின் பெயர்கள் ஆரம்பத்தில் இருக்கும்போது (அதாவது, காரிஸன், DC; கேரிசன், ஈ.எஃப்; கேரிசன், ஜி.ஹார்.
குடும்பத்தில் ஒரு முன்னுரிமையைக் கொண்டிருக்கும்போது, முதன்மையான முன்னொட்டு கடிதத்தைப் பயன்படுத்தவும் (அதாவது, டி லா ஹோயா, GU; டி மார்க், டி.எஸ்; வான் டெர் ராய், FH; வான் அன்ட், PE).
இரண்டு (எப்போது, ஆண்டர்சன் & லைபர்மன்; சைப்ரஸ் & ஃப்ளோர்ஸைம்) இருவரும் இருக்கும் போது முதல் குடும்பத்தின் படிவம்.
மேக் மேக், மெக், எம் 'மேக் மேக்; செயிண்ட் மற்றும் செயின்ட் செயிண்ட் (அதாவது, மிடென்டிரெர், மெக்நைட், எம்'கிளேர் அல்லது செயின்ட் பால்ஸ், செயின்ட் மேரிஸ்) எனக் கோருகிறது.
கோப்பு பராமரிப்பு
உங்கள் கோப்பு முறைமை சரியாகிவிட்டால், அதை நீங்கள் பராமரிக்க வேண்டும். அனைத்து ஆவணங்களுக்கும் தாக்கல் செய்யப்படும் நியமிக்கப்பட்ட தட்டு வேண்டும்; அவர்களை சுற்றி பொய் வைக்காதீர்கள். கோப்புகளுடன் கோப்புறைகள் அல்லது இழுப்பறைகளை மூடுக. இது அவர்களை பிரித்தெடுக்க கடினமாக்குகிறது. குறைந்தது ஒரு நாளுக்கு ஒருமுறை தாக்கல் செய்ய முயற்சி செய்யுங்கள். நீங்கள் ஒரு சிறிய நிறுவனத்தை இயக்கினால், ஒரு வாரத்திற்கு ஒரு முறை செய்யுங்கள். பயன்பாட்டிலிருந்து அணிந்து கொண்டிருக்கும் கோப்புகள் இருந்தால், அவற்றுக்கான புதிய கோப்புகளை உருவாக்கவும். மறுசுழற்சி திசையில் அல்லது shredder தேவையற்ற காகித போட. உங்கள் கோப்புகள் இரகசியமாக இருந்தால், இழுப்பறைகளை பூட்ட எப்போதும் நினைவில் கொள்ளுங்கள்.
