ஊதிய பதிவுகளின் பாதுகாப்பு மற்றும் அவர்களுடன் பணியாற்றும் ஊழியர்கள் ஊதிய நிர்வாகிகள் மற்றும் பெருநிறுவன நிர்வாகத்திற்கான தொடர்ச்சியான கருத்தாகும். சம்பளப்பட்டியல் பாதுகாப்பு, சம்பள பதிவேடுகள், சம்பளத் துறை மற்றும் ஊதிய ஊழியர்கள் இரகசியத்தன்மையையும் பாதுகாப்பையும் செயல்படுத்தவும் பராமரிக்கவும் அடங்கும். சம்பள மேலாளர், கணக்கியல் மேலாளர் அல்லது மனித வள மேலாளர் மூத்த நிர்வாகத்துடன் இணைந்து சம்பள பாதுகாப்பிற்கான பொறுப்பைக் கொண்டிருக்கலாம். மிகவும் பாதுகாப்பான மற்றும் திறமையாக ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட சம்பள சூழலை உருவாக்குவது ஒவ்வொரு ஊதிய திணைக்களத்தின் குறிக்கோளாக இருக்க வேண்டும்.
அமைப்பு
ஊதிய திணைக்களம், ஊழியர்கள் மற்றும் செயல்முறைகளின் அமைப்பு ஊதிய பாதுகாப்புக்கு மிகவும் முக்கியம். ஒரு தெளிவான சங்கிலி கட்டளை, ஒரு தருக்க துறை நிறுவன விளக்கப்படம் மற்றும் ஊதிய பொறுப்புகளின் தெளிவான பிரதிநிதித்துவம் ஆகியவை பாதுகாப்பான ஊதிய நிர்வாகத்திற்கு அவசியமாகும். ஒரு மேலாளர், ஊதிய செயலி, ஊதியக் குறைப்பு உத்தரவு மற்றும் FMLA மற்றும் தொழிலாளி இழப்பீடு இலைகள், ஊழியர் பதிவுகள் கிளார்க்ஸ் மற்றும் வேறு எந்த சம்பள ஊழியர்களிடமும் இரகசியமான, திறமையான, பாதுகாப்பான மற்றும் சட்டப்பூர்வமாக இணக்கமான ஊதிய செயலாக்கத்திற்கு ஏற்பாடு செய்யப்பட வேண்டும்.. ஊதியத்தில் உள்ள அனைவருமே பாதுகாப்புச் சீர்குலைவுகளை மற்றும் ஊதிய செயலாக்கத்தில் ஓட்டைகளைத் தவிர்க்கவும் நீக்கவும் தெளிவாக வரையறுக்கப்பட்ட பொறுப்புகளை கொண்டிருக்க வேண்டும்.
கட்டுப்பாடு அணுகல்
ஊதிய ஆவண ஆவணங்களுக்கான அனைத்து அணுகல், உடல் சேமிப்பு கோப்புகள், கணினிகள் மற்றும் கணினி அறிக்கைகள் மற்றும் வேறு வகையான அணுகல் இரகசிய ஊதிய விவரங்களை பாதுகாக்க கண்டிப்பாக கட்டுப்படுத்தப்படும் மற்றும் செயல்படுத்தப்பட வேண்டும். ஒவ்வொரு சம்பள ஊழியரின் பொறுப்புகளும் ஊதியம் மேலாளரால் அவசியப்படுவதற்கு அவசியமான அளவு தேவை என்பதை தீர்மானிக்க வேண்டும். டைம்ஸ்பீட்ஸ்கள், அதிகாரங்கள், போனஸ் மற்றும் கமிஷன் கடிதங்கள் மற்றும் இதர ஊதிய ஆவணங்கள் போன்ற முக்கியமான ஊதிய ஆவணங்கள் அணுகல், முக்கியமான மற்றும் ரகசியமான நிதித் தகவல்களுடன் பரிவர்த்தனைகளை செய்பவர்களை மட்டுமே கட்டுப்படுத்த வேண்டும். காப்பீட்டுத் தகவல், தரவு மற்றும் காப்பகங்களுடன் கூடிய கோப்பு பெட்டிகளும், கணினிகளும் பாதுகாப்பான இடங்களில் மட்டுமே இருக்க வேண்டும், அதில் பாதுகாப்புக் காவலைக் கொண்டவர்கள் மட்டுமே அவற்றைக் காணவும் வேலை செய்யவும் முடியும். உதாரணமாக, கம்ப்யூட்டர் ஊதிய முறைகளில் மட்டுமே தொழிலாளர் மணிநேரத்திற்குள் நுழைந்திருக்கும் முறைமயமான கிளார்க்ஸ் இறுதி சமர்ப்பிப்பு செயல்முறைகள் அல்லது ஊதியம் மற்றும் நன்மை ஆவணங்களை அணுக முடியாது.
ஆவண நடைமுறைகள்
ஊதிய செயல்முறைகள் மற்றும் ஊழியர்களின் பாதுகாப்பு உறுதிப்படுத்தப்பட வேண்டும். ஒவ்வொரு சம்பள ஊழியரின் பொறுப்புகளும் அவற்றின் வேலை விளக்கத்தில், அவர்கள் ஊதிய நடைமுறைகள் மற்றும் ஊதிய திணைக்களத்தில் ஒரு நிலையான இயக்க கையேட்டில் தெளிவாக வரையறுக்கப்பட வேண்டும். நடைமுறைகளின் ஒருங்கிணைப்புகளை பாதுகாப்பதற்கும், பாதுகாப்பில் எந்த இடைவெளியைத் தவிர்ப்பதற்கும் எந்தவொரு முறையும் மாற்றங்கள் மற்றும் குறைந்தபட்சம் ஆண்டுதோறும் மதிப்பாய்வு செய்யப்படும் போது நடைமுறைகள் பின்பற்றப்பட வேண்டும்.
உடல் பாதுகாப்பு
ஊதிய பதிவுகளின் கோப்புகள், கோப்புகள், தரவு மற்றும் அமைப்புகள், அத்துடன் ஊதிய வசதிகள் மற்றும் ஊழியர்கள் முக்கியம். சம்பளத் தொகையை ஊதியம் பெறுவதன் மூலம் பணத்தை சேமிக்கவோ அல்லது இரட்டை ஊதியமின்றி ஒரு சம்பள ஊழியர் கடமைகளை நிறைவேற்றுவதன் மூலம் சம்பள பாதுகாப்பு மற்றும் ரகசியத்தன்மையை சமரசம் செய்யக்கூடாது. கோப்பு பெட்டிகளும் குறைந்த அணுகலுடன் பூட்டப்பட வேண்டும். ஊதிய தரவு மற்றும் செயலாக்க மென்பொருளுடன் அலுவலகங்கள், முக்கிய பிரேம்கள்கள் மற்றும் டெஸ்க்டாப் கம்ப்யூட்டர்கள் பொது இடங்களில் இருக்கக்கூடாது, ஆனால் எளிதாகப் பூட்டப்படக்கூடிய பாதுகாக்கப்பட்ட இடங்களில் இருக்க வேண்டும். ஊதிய ஊழியர்கள் ஊழியர்களிடமிருந்தும் பார்வையாளர்களிடமிருந்தும் பாதுகாப்பிற்கான ஒரு சூழலைக் கொண்டிருக்க வேண்டும் மற்றும் அவர்கள் கோபமடைந்த அல்லது உணர்ச்சிபூர்வமான ஊழியர்களுக்குக் கீழ்ப்பட்டிருக்காத தகவலை வெற்றிகரமாக பாதுகாக்க எளிதான வழிகளைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். எந்த ஊதிய பிழைகள், முரண்பாடுகள் மற்றும் மனக்குறைகள் ஆகியவை தெளிவான செயல்முறைகளைக் கொண்டிருக்க வேண்டும் மற்றும் மேலாளர்கள் அல்லது மேற்பார்வையாளர்களால் நேரடியாகக் கொடுக்கப்பட வேண்டும், நேரடியாக சம்பள ஊழியர்கள் அல்ல.
