செயல்முறை ஆவணம் உருவாக்க எப்படி

"Tribal Knowledge" உங்கள் வணிக, குழு, குழு அல்லது பழங்குடி அதன் இலக்குகளை அடைய பயன்படுத்தும் எந்த எழுதப்படாத தகவலாக வரையறுக்கப்படுகிறது. பழங்குடி அறிவைப் பற்றிய பிரச்சனை, நீங்கள் பழங்குடியினரின் முக்கிய உறுப்பினர்களை இழக்கும்போது, ​​அறிவு அவர்களிடம் இருந்து வருகிறது. உங்கள் நிறுவனத்தின் நடைமுறைகள் அல்லது செயல்முறைகளை நீங்கள் ஆவணப்படுத்தும்போது, ​​நீங்கள் இந்த அறிவைப் பாதுகாக்க முடியும், விரைவாக புதிய உறுப்பினர்களை வேகப்படுத்துங்கள். "பழங்குடி அறிவை" ஆவணப்படுத்துவதற்கான தேவையை புரிந்துகொள்வது இந்த ஆவணங்களை உருவாக்குவதற்கான ஒரு முக்கிய கூறுபாடு ஆகும்.

உங்கள் விநியோகங்களை வரையறுக்கவும்

இந்த ஆவணங்கள் திட்டத்தில் சேர்க்கப்பட வேண்டிய எல்லாவற்றையும் அடையாளம் காண்பிக்கும் எளிய அறிக்கையை எழுதுவதன் மூலம் "நோக்கம் அறிக்கை" உருவாக்கவும். ஆவணப்படுத்தப்பட்ட குறிப்பிட்ட செயல்முறைகளை தெளிவாகக் கண்டறியவும். செயல்முறை ஆவணங்கள் இன்று எவ்வாறு செயல்படுகின்றன என்பதைப் பிரதிபலிக்கும் ஆவணங்கள் அல்லது செயல்முறை எதிர்காலத்தில் எவ்வாறு செயல்பட வேண்டும் என்பதை வரையறுக்கிறதா என்பதை மாநிலமாக்குகிறது.

செயல்முறையின் உரிமையாளர் யார் அல்லது செயல்முறையின் எந்த பாகங்களை சொந்தமாக வைத்திருக்கிறாரா என்பதைக் காட்டும் "உரிமையாளர் மேட்ரிக்ஸ்" ஐ உருவாக்கவும். இந்த மேட்ரிக்ஸ் ஒரு நிறுவன விளக்கப்படம் அல்லது செயல்முறை-ஓட்டம் வரைபடம் போன்றவற்றை எளிமையாகவும், உரிமையாளர்கள் மற்றும் உரிமையாளர்களின் தொடர்புத் தகவலை தெளிவாக விளக்கும்.

ஆவணப்படுத்தப்பட்டுள்ள குறிப்பிட்ட தயாரிப்புகள் அல்லது சேவைகளை அடையாளம் காணவும். இது பொதுவாக ஒரு மாதிரி பட்டியல், பகுதி எண் மற்றும் விவரங்கள் போன்ற அனைத்து தகவல்களையும் உள்ளடக்கியது.

செயல்பாட்டில் ஈடுபட்டுள்ளவர்களின் பாத்திரங்களை விவரியுங்கள். வேலை தலைப்பு அடிப்படையிலான தெளிவான விளக்கத்தை அளிக்கவும் மற்றும் தனிப்பட்ட திறன்களை அளிக்கவும் இல்லை. இந்த நிலை என்ன என்பதை விளக்கவும், செயல்பாட்டிற்கு இது பொருந்தும். இது ஆவணத்தின் ஒவ்வொரு பதவிக்குமான வேலை தலைப்பு மற்றும் விளக்கம் அல்லது முழுமையான வேலை விவரத்தை பட்டியலிடும் ஒற்றை ஆவணம் ஆகும்.

செயல்முறை ஒவ்வொரு படிவமும் தொடக்கத்தில் இருந்து இறுதி வரை, ஒரு "செயல்முறை பாய்வு" வரைபடம் அல்லது வரைபடத்தை உருவாக்குவதன் மூலம் ஆவணப்படுத்தவும். பொதுவாக ஒரு உயர்-நிலை பாய்வு விளக்கப்படம் செயலாக்கத்தின் பிரதான படிகள் மற்றும் குறைந்த அளவிலான ஓட்டம் விளக்கப்படம் ஆவணங்களை ஒவ்வொரு பிரதான வழிமுறைகளுக்கு கீழ்ப்படுத்த செயல்முறை வழிமுறைகளையும் காட்டும்.

செயல்முறை ஒவ்வொரு படிவத்திற்கும் பொருத்தமான "கொள்கைகள் மற்றும் நடைமுறைகள்" ஆவணங்களை உருவாக்கவும். நீங்கள் நேர்முக மற்றும் ஆராய்ச்சி மூலம் செயல்முறை ஆராய, இந்த கொள்கைகள் மற்றும் நடைமுறைகள் வெளிப்படும். இந்த கொள்கை மற்றும் நடைமுறை ஆவணங்களை உருவாக்குவதற்கான அடித்தளமாக இது விரிவான குறிப்புகளை வைத்திருங்கள்.

உள் "ஆவண மேலாண்மை" செயல்முறையின் விளக்கத்தை வழங்கும் உங்கள் வழங்கல்களில் ஒரு ஆவணம் அடங்கும். நிறுவன ஆவணங்கள் எவ்வாறு மதிப்பாய்வு செய்யப்பட்டு ஒப்புதல் அளித்து, விநியோகிக்கப்பட்டு, நிறுவனத்திற்குள் காப்பகப்படுத்தப்படுகின்றன என்பதை இந்த ஆவணம் விளக்க வேண்டும்.

ஆவணங்கள் உருவாக்கவும்

தற்போது இருக்கும் ஆவணங்களின் தெளிவான புரிதலைப் பெற இருக்கும் ஆவணங்களை கண்டுபிடித்தல். அதே தகவலை ஏற்கனவே ஆவணங்களில் உள்ளடக்கியிருந்தால் புதிய ஆவணங்களை உருவாக்குவதன் மூலம் சக்கரம் புதிதாய் நீங்க வேண்டியதில்லை. இந்த ஆவணங்கள் எந்தப் பயன்பாட்டில் உள்ளன என்பதைக் கண்டறிந்து அவற்றைக் கட்டியெழுப்ப முடியும், மேலும் எந்த ஆவணங்கள் வழக்கற்றுப் போகும். ஏற்கனவே உள்ள ஆவணங்கள் நிறைந்த சரக்கு மூலம், என்ன ஆவணங்களை காணவில்லை என்பதை அறிவீர்கள். தற்போதுள்ள, வழக்கற்று அல்லது புதியதாக இருக்கும் ஒவ்வொரு ஆவணத்தின் நிலையையும் காட்டும் ஆவணங்களின் ஒட்டுமொத்த பட்டியலை உருவாக்கவும். மேல் மேலாளருடன் உங்கள் முதல் சந்திப்புக்கு முன் இந்த "சரக்கு" இருக்கிறது.

ஏற்கெனவே கிடைக்கக்கூடிய எதையும் மதிப்பாய்வு செய்வதன் மூலம் "உரிமையாளர் மேட்ரிக்ஸ்" ஐ உருவாக்கவும், ஏற்கனவே உள்ள நிறுவன விளக்கங்கள் மற்றும் நிறுவன கோப்பகங்களைப் போன்றது. மேல் மேலாளருடன் உங்கள் முதல் சந்திப்பிற்கு முன் இந்த "உரிமையாளர் மேட்ரிக்ஸ்" வைத்திருங்கள்.

மேல் மேலாளரிடம் சந்தித்து உங்கள் "சரக்கு" மற்றும் "உரிமையாளர் மேட்ரிக்ஸ்" ஆகியவற்றை மதிப்பாய்வு செய்யவும். இந்த கூட்டத்தின் குறிக்கோள் உங்கள் ஆராய்ச்சியைத் தக்கவைக்க மேல் மேலாளரைப் பெற மட்டும் அல்ல, ஆனால் அதை ஒப்புக்கொள்வதோடு, உங்கள் திட்டத்துடன் ஒப்புக்கொள்ளவும். இந்த சந்திப்பிற்காக தயாராக இருங்கள் மற்றும் மேல் மேலாளரின் நேரத்தை வீணடிக்க வேண்டாம்.

உங்களுடைய "சரக்கு" மற்றும் "உரிமையாளர் மேட்ரிக்ஸ்" ஆகியவற்றிற்கு மேல் மேலாளரின் அனைத்து மாற்றங்களையும் செய்த பிறகு, ஒவ்வொரு துறையின் தலைவர்களுடனும் சந்தி. இந்த திணைக்களத் தலைவர்களின் குறிக்கோள், நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள் என்பதைப் பொறுத்து அந்தத் துறையின் தலைவரை விரைவாக கொண்டு வருவது மற்றும் ஒவ்வொரு துறையின் தலைமையின் பங்கு மற்றும் அவர்கள் கொண்டுள்ள செயல்முறை நடவடிக்கைகளில் விவாதங்களைத் தொடங்குவது. விரிவான குறிப்புகளை எடுத்து அல்லது கூட்டத்தை பதிவு செய்யுங்கள், அதனால் எதையும் இழக்காதீர்கள். இந்த திணைக்களத் தலைவர்களின் கூட்டங்களை நீங்கள் முன்னோக்கி நகர்த்தும்போது, ​​செயல்முறை வெளிப்படும் மற்றும் உறுதிப்படுத்த ஆரம்பிக்கும்.

ஒவ்வொரு திணைக்களத் தலைவரிடமிருந்தும் புதிய அல்லது கூடுதல் துல்லியமான தகவலைப் பெறும்போது தொடர்ச்சியான அடிப்படையில் எல்லா விநியோகங்களையும் புதுப்பிக்கவும். உங்கள் கடைசி திணைக்களத் தலைவரின் கூட்டத்திற்குப் பிறகு, உங்கள் விநியோகத்தில் பாதிப் பங்கை நீங்கள் அடைத்து வைத்திருக்க வேண்டும்.

செயல்முறையின் அந்தப் படிநிலையில் உண்மையில் என்ன நடக்கிறது என்பதை தெளிவுபடுத்துவதற்கு பொருத்தமான மேற்பார்வையாளர்களையும், சிறந்த கைவினைஞர்களையும், மற்றவர்களிடமும் தொடர்பு கொள்ளுங்கள். இந்த நபர்கள் உங்கள் நேர்காணலின் போது தங்களது திணைக்கள தலைவரால் அடையாளம் காணப்படுவர். இந்த கைகளில் மக்கள் படிப்படியாக படிப்படியாக படிப்படியாக அறிவுள்ளவர்களாக இருக்கிறார்கள், அந்தந்த துறைத் தலைமையை விட அவர்களின் பொறுப்பில் உள்ள நடைமுறைகள். மீண்டும், விரிவான குறிப்புகள் எடுத்து, இந்த எல்லோருடனான சந்திப்பிற்கு முன் தயார் செய்யக்கூடிய எல்லாவற்றையும் செய்யுங்கள், அதனால் நீங்கள் அவர்களின் பிஸியான நாளிலிருந்து எடுத்துக் கொண்டிருக்கும் நேரத்தை குறைக்கிறீர்கள்.

உங்கள் அனைத்து ஆவணங்களின் முதல் வரைவு முடிக்க. இது முதல் வரைவு என்று அழைக்கப்படுகிறது, ஆனால் இந்த ஆவணங்கள் நீங்கள் தேதியைப் பெற்ற அனைத்து தகவல்களின் அடிப்படையில் முழுமையாக முடிக்கப்பட வேண்டும்.

உங்கள் முதல் வரைவு ஆவணங்களை விநியோகிப்பதற்கு, அந்தந்த துறை தலைவர்களுக்கும், கீழ்நிலைக்குமான முதல் ஆவணமாக தெளிவாக வரையறுக்கப்பட்டுள்ளது. இந்த ஆவணங்களை முழுமையாக மீளாய்வு செய்ய அவர்களுக்கு நேரம் கொடுங்கள், எந்த மாற்றங்களையும் சரிசெய்யும்படி அவர்களைக் கேட்டுக் கொள்ளுங்கள்.

ஒரே திணைக்கள தலைவர்களுடனும், துணை உறுப்பினர்களுடனும், ஒவ்வொரு சிவப்பு கோடுகளையும் ஆய்வு செய்து, இந்த ஆவணங்களின் இறுதி வரைவை தயாரிப்பதற்காக, இரண்டாம் சுற்று தனிப்பட்ட கூட்டங்களைத் தொடங்கவும்.

அனைத்து சிவப்பு வரி திருத்தங்களை முடிக்க. ஒரு படிவத்தில் மாற்றங்களுக்கு கவனம் செலுத்துங்கள், இது முந்தைய அல்லது அடுத்தடுத்த படிவத்தை பாதிக்கலாம், மேலும் அந்த ஆவணங்கள், நடைமுறைகள் அல்லது படிமுறை படிகளை மாற்றலாம். இந்த இறுதி வரைவை அந்தந்த துறை தலைவர்களுக்கும் அவற்றின் இறுதி மதிப்பீட்டிற்கும் அடிபணிந்து சமர்ப்பிக்கவும்.மேல் மேலாளரின் மதிப்பாய்வுக்கு மேல் மேலாளருக்கு முழு இறுதி வரைவு சமர்ப்பிக்கவும்.

இறுதி திருத்தங்களை செய்து, திருத்தப்பட்ட ஆவணங்களை இறுதி ஒப்புதலுக்காக மீண்டும் சமர்ப்பிக்கவும். இறுதி ஒப்புதலுக்கு முன்பாக பல முன்னும் பின்னுமாக திருத்தங்கள் இருக்கலாம். ஆவணங்கள், அல்லது ஆவணங்களின் பகுதிகள் ஆகியவற்றின் முழு ஒப்புதலையும் வழங்குவதற்கு உங்களுக்கு ஒவ்வொரு துணை மற்றும் திணைக்களத் தலைமையும் தேவை. இருப்பினும், சிறந்த நிர்வாகி அதனை மதிப்பாய்வு செய்து, அங்கீகரித்த வரை உங்கள் ஆவணங்கள் ஏற்கப்படவில்லை.

குறிப்புகள்

• நீங்கள் ஒருவரது வேலையைத் தடுக்கிறீர்கள், நேர்காணல்கள் மென்மையானதாக இருக்கலாம். இந்த பேட்டிக்கு, "செயல்முறை வரைபட விளக்கப்படம்" அல்லது பேட்டிக்கு முன்னோக்கி நகர்த்துவதற்கு உதவும் ஏனைய ஆவணங்கள் போன்ற பொருத்தமான தகவல்களால் இந்த நேர்காணலுக்கு தயாராகுங்கள். உங்களுக்கென்று எதிர்பார்க்கும் அதே மரியாதை மற்றும் மரியாதையுடன் எல்லோரையும் எப்போதும் நேசிப்பவர்களாக கருதுங்கள். திறமையுடன் இருங்கள் மற்றும் கூட்டத்தின் குறிப்பிட்ட குறிக்கோளில் பேட்டியை கவனம் செலுத்துங்கள்.