செயல்முறை ஆவணங்கள் தெளிவாக ஒரு நிறுவனத்தில் நடைபெறும் முக்கியமான பணிகளை கோடிட்டுக்காட்டுகிறது. அவர்கள் பணியாளர்களிடையே குழப்பத்தை அகற்றிவிட்டு, ஒரு நிறுவனத்தின் அனைத்து உறுப்பினர்களும் ஒரே பக்கத்தில் வைக்கிறார்கள். ஒரு செயல் ஆவணத்தில் ஒரு நிறுவனத்தின் தற்போதைய செயல்முறைகள் என்ன என்பதை வரையறுக்கிறது. நடப்பு நடைமுறைகளை அடையாளம் காண்பதன் மூலம், நீங்கள் தற்போதைய கணினியில் பெரும்பாலும் குறைபாடு குறைந்து, மேம்பாட்டிற்கான அறையைக் காண்கிறீர்கள். செயல்முறை ஆவணங்கள் நிறுவனம் வணிக தேவைகளை மாற்றுவதற்கு விரைவாக சரிசெய்ய அனுமதிக்கிறது. தெளிவாக உங்கள் நிறுவனம் தற்போதைய செயல்பாடுகளை கோடிட்டு நிறுவனம் முன்னோக்கி நகர்த்த அனுமதிக்கும்.
ஆவணத்தின் நோக்கம் தீர்மானிக்கவும். ஒரு நிறுவனத்தில் அல்லது பெரிய நிறுவனங்களில் ஒவ்வொரு செயல்முறையையும் நீங்கள் ஆவணப்படுத்தலாம், ஒரே ஒரு செயல்முறைகளில் கவனம் செலுத்தலாம். உதாரணமாக, ஒரு பெரிய நிறுவனம் நிறுவனத்தின் ஒட்டுமொத்த பணியிடங்களை ஆவணப்படுத்தாமல், அவற்றின் கணக்கியல் செயல்பாடுகளை மட்டுமே தொடங்க வேண்டும்.
செயல்முறைகள் ஒரு பக்கம், காட்சி பிரதிநிதித்துவம் வரைவு. ஒவ்வொரு பொருளுக்கும் அல்லது செயல்முறை ஓட்ட வரைபடத்திற்கும் யார் பொறுப்பாவார் என்பது ஒரு பொருந்தக்கூடிய அணிவரிசை அடங்கும். செயல்முறை ஓட்டம் வரைபடம் ஒரு செயல்முறையை முடிக்க பல்வேறு படிநிலைகளின் உயர்மட்ட பிரதிநிதித்துவம் மற்றும் அமைப்பு மூலம் எவ்வாறு படிகள் ஓடுகிறது. உதாரணமாக, ஒரு விலைப்பட்டியல் செலுத்துவதற்கான பல்வேறு படிகள் செயல்முறை ஓட்டம் விளக்கப்படத்துடன் கோடிட்டுக் காட்டப்படலாம்.
செயல்முறை தயாரிப்புகள் மற்றும் சேவைகளில் உள்ள தாக்கத்தை விளக்குங்கள். விரிவான விளைவுகள் மற்றும் செயல்களில் தோல்வி ஏற்படுவதற்கான விளைவுகளை விளைவிக்கும். உதாரணமாக, பொருள் இழக்கப்பட்டு, பணம் பெறாதால், அடுத்த கட்டளைக்கு கப்பல் அனுப்ப மறுக்கும்.
செயல்முறையில் உள்ள பாத்திரங்களை வரையறுக்கவும். அவர்களின் வேலை செயல்பாடு மற்றும் தனித்தன்மையின் மூலம் வேடங்களை அடையாளம் காணவும். எடுத்துக்காட்டாக, செலுத்தத்தக்க கிளார்க்ஸ் கணக்குகளை செயல்படுத்தி பணம் செலுத்துவதற்காக கணினியில் உள்ளிடவும். கட்டுப்படுத்தி விவரங்களை அங்கீகரிக்கிறது மற்றும் கட்டணம் செலுத்துகிறது.
செயல்முறைக்குள்ளாக பயன்படுத்தப்படும் கணினி அமைப்புகள் மற்றும் மென்பொருட்களை வெளிப்படுத்துக. தெளிவாக ஒவ்வொரு அமைப்பு, அதன் நோக்கம் மற்றும் அதன் செயல்பாடு வரையறுக்க.
செயல்முறை தொடக்கம் முதல் முடிவுக்கு. உங்கள் செயல்முறை ஓட்டம் வரைபடத்தை உரை வரைவதற்கு ஒரு வழிகாட்டியாக பயன்படுத்தவும். நீங்கள் ஆவணத்தில் சேர்க்க விரும்பும் அளவைப் பொறுத்து முடிந்த அளவுக்கு விரிவான விவரங்களைச் சேர்க்கவும். தனிநபர் பெயர்களைக் காட்டிலும் பொறுப்பை ஒதுக்குவதற்கு பாத்திரப் பெயர்களைப் பயன்படுத்துங்கள்.
விதிவிலக்குகளுக்கான ஒரு பகுதியை உள்ளடக்குக. சாதாரண செயல்முறை ஓட்டம் பின்பற்றாதபோது என்ன நடக்கிறது என்று ஆவணம். உதாரணமாக, கணினி அமைப்புகள் கீழே இருக்கும் போது, ஒரு காகித அடிப்படையிலான கணக்கியல் அமைப்பு செயலாக்க பொருள் செயல்படுத்தப்படுகிறது.
அனைத்து பாதிக்கப்பட்ட கட்சிகளுடன் செயலாக்க ஆவணத்தை மதிப்பாய்வு செய்யவும். அனைவருக்கும் செயல்முறைகளைப் பற்றி உடன்பாடு உள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
