அலுவலக நடைமுறைகள் ஒரு குறிப்பிட்ட பணியிடத்தில் வணிக செய்வதற்கான ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட தரமாகும். தொழிற்துறை, பணிச்சுமை, புவியியல் இருப்பிடம், அலுவலகத்தின் தொழில்முறை அல்லது நிறுவனத்தின் அளவு ஆகியவற்றைப் பொறுத்து அத்தகைய தரவுகள் வேறுபடுகின்றன. உதாரணமாக, மருத்துவ, பல் அல்லது சட்ட நடைமுறைகளில் உள்ள அலுவலக நடைமுறைகள் கட்டுமான, சில்லறை அல்லது இறக்குமதி வியாபாரத்தில் உள்ளதை விட மிகவும் வித்தியாசமாக இருக்கும். இருப்பினும், தொழில்துறைகள் முழுவதும் அலுவலக நடைமுறைகளுக்கு சில "நெறிகள்" உள்ளன.
தொலைபேசி நடைமுறைகள்
எல்லா அலுவலகங்களும் தொழில்முறை மற்றும் மரியாதைக்குரிய தொலைபேசி நடத்தை தேவை. தொலைபேசியை உடனடியாக பதிலளிக்கவும், தெளிவாகவும், மரியாதையுடனும் பேசவும், அழைப்பிற்கு திரும்பாமல் ஒரு சில விநாடிகளுக்கு மேலாக ஒரு அழைப்பாளரை விட்டு விடாதீர்கள்-இது கூறப்பட்டிருந்தாலும், "நான் இன்னும் உங்கள் கோரிக்கையில் வேலை செய்கிறேன்."
அலுவலகத்திலிருந்து வெளியேறும் அல்லது கிடைக்காத தொழிலாளர்களுக்கு செய்திகளைப் பெறுங்கள். அழைப்பிற்கான நோக்கத்துடன், அழைப்பாளரின் பெயர், தேதி, நேரம் மற்றும் தொலைபேசி எண் ஆகியவற்றை தெளிவாக பதிவு செய்தால். ஒரு குரல் அஞ்சலை அமைத்திருந்தால், ஒரு குரல் அஞ்சலில் இருந்து வெளியேற விரும்பினால், அழைப்பாளரைக் கேட்டு, பின்னர் அவரை குரல் அஞ்சலுக்கு அனுப்பவும். பரிமாற்றத்திற்கு முன்கூட்டியே அழைப்பாளரை அறிவிக்காமல் ஒரு அழைப்பை மாற்றுவதற்கு இது அதிசயமானது.
ரெகார்ட்ஸ் மேனேஜ்மெண்ட்
பதிவுகள் நிர்வாகத்திற்கான பிரத்தியேக அலுவலகம் அலுவலகத்திலிருந்து அலுவலகத்திற்கு மாறுபடும், ஆனால் அனைத்து வியாபார நடவடிக்கைகளின் விவரங்களும் முறையான, தொழில்முறை முறையில் பராமரிக்கப்பட வேண்டும். அனைத்து ரசீதுகள், பொருள் விவரங்கள், கணக்கு அறிக்கைகள், பணி ஆணைகள், திட்டங்கள், வேலை மதிப்பீடுகள், கடிதங்கள், அறிக்கைகள் மற்றும் நிறுவனத்தின் மூலம் தயாரிக்கப்படும் வேறு எந்த ஆவணங்கள் ஆகியவற்றைப் பிரதிபலிக்கவும்.
நிறுவனத்தின் விவரக்குறிப்புகள் அடிப்படையில் ஒவ்வொரு விற்பனையாளர், வாடிக்கையாளர் கணக்கு, விற்பனை அல்லது திட்டத்திற்கான கோப்புகளை உருவாக்கவும். தெளிவாக அனைத்து கோப்புறைகளையும் பெயரிடவும், அவற்றை எளிதாக அணுகக்கூடிய இடத்திலேயே அவற்றைத் தட்டவும். தொழில் சம்பந்தமான எந்தவொரு வியாபாரத்தையும் முறையாக பராமரிப்பதற்கான தேவைகள் இவை.
மின்னஞ்சல் கையாளுதல் மற்றும் விநியோகம்
உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் மின்னஞ்சலை நிர்வகித்தல், அலுவலகத்தாலும் மாறுபடும், ஆனால் அனைத்து அஞ்சல்களையும் முக்கியமான கடிதங்களாகப் பார்த்து, வாடிக்கையாளர்களுடனும் வாடிக்கையாளர்களுடனும் குறிப்பாக கடிதத்தை உடனடியாகக் கையாளும்.
குறிப்பிட்ட நிறுவன நடைமுறைகளைப் பொறுத்து பொருத்தமான துறை அல்லது ஊழியருக்கு திறந்த மற்றும் வழிகாட்டி அஞ்சல். எப்போதும் திறந்த அஞ்சல் முத்திரை "தனிப்பட்டது." விநியோகிக்கப்படுவதற்கு முன்னர் உள்வரும் அஞ்சல் திறக்கப்பட வேண்டும் என்றால், ஒரு முகவரி அல்லது அனுப்புநர் தகவல் தேவைப்பட்டால் கடிதத்தின் பின்புறத்திற்கு உமிழ்ந்து காகிதத்தை மூடு.
தேவைப்பட்டால் வெளிச்செல்லும் மின்னஞ்சலை எடையிடவும், மேல் வலது மூலையில் உள்ள அஞ்சல் அளவு சரியான அளவுக்கு ஏற்றுக்கொள்ளவும். ஒரு மின்னஞ்சல் கேரியர் மூலம் அஞ்சல் எடுத்துக் கொள்ளப்பட்டால், அதைத் தேர்ந்தெடுப்பதற்கான சரியான வெளிச்செல்லும் இடத்தில் வைக்கவும். உள்ளூர் அஞ்சல் அலுவலகத்திற்கு எடுத்துச் செல்லப்பட்டால், எளிதில் போக்குவரத்துக்காக அனைத்து பெட்டிகளையும் ஒரு பெட்டியில் வைக்கவும். அனைத்து பேக்கேஜ்களையும் டேப்பிற்கு பாதுகாப்பாகவும் தெளிவாகவும் வழங்குவதன் மூலம் அவற்றை ஒழுங்காக விநியோகிக்கலாம்.
கணினிகள் மற்றும் தொழில்நுட்பம்
இன்றைய அலுவலகத்தில் கணினி தரவு உறுதிப்படுத்தப்படுவது ஒழுங்காக பாதுகாக்கப்படுவதால், அத்தகைய தகவல்களில் அதிக அளவில் நம்பப்படுகிறது. கணினி கோப்புகள் மற்றும் வன்பொருள் பாதுகாக்க அடிப்படை பாதுகாப்பு நடைமுறைகள் பயிற்சி.
ஆவணங்கள் மற்றும் மென்பொருளைப் பாதுகாக்க, அத்தகைய சேவையை வழங்கும் ஒரு இணைய தளம் அல்லது ஒரு தனி ஃபிளாஷ் டிரைவ் அல்லது ஜிப் வட்டில் அனைத்து கணினி கோப்புகளை தினசரி காப்புப் பிரதி செய்யுங்கள். இணையத்தில் இருந்து கோப்புகள் மற்றும் மென்பொருட்கள் பதிவிறக்கம் செய்யும்போது எச்சரிக்கையாக இருங்கள். ஒரு கணினி இயக்கப்படும் போது ஒரு வைரஸ் பாதுகாப்பு நிரலாக்க இயங்கும், மற்றும் புதிய அச்சுறுத்தல்கள் தொடர்ந்து எழுகின்றன என்பதால் வைரஸ் தரவுத்தள புதுப்பிப்பு வைத்து.
வலுவான மற்றும் நம்பகமான எழுச்சி பாதுகாப்பாளருடன் வன்பொருள் பாதுகாக்க. யாரும் அவற்றைப் பயன்படுத்துவதில்லை, இரவில் கம்ப்யூட்டர்களை இயக்கவும், மின்னாற்பகுதியில் கடுமையான மின்னல் புயல்களின் போது எந்தவொரு மின்னணுவியலையும் துண்டிக்கவும்.
