ஒரு தனிப்பட்ட வணிக கடிதம் ஒரு தனிநபரிடமிருந்து ஒரு நிறுவனம் அல்லது அமைப்புக்கு எழுதப்பட்டுள்ளது. அத்தகைய கடிதம் பல காரணங்களுக்காக எழுதப்படலாம்: ஒரு மசோதாவில் பிழை போன்ற சிக்கலை தீர்க்க; ஒரு தயாரிப்பு திரும்ப அல்லது பரிமாற்றம் கோர வேண்டும்; ஒரு பணியாளரின் நற்செய்தியைப் பாராட்டுவதற்கு; அல்லது ஒரு நன்மைக்காக நேரம், பணம், பொருட்கள் அல்லது சேவைகள் நன்கொடை கேட்க வேண்டும். காரணம் என்னவெனில், ஒரு தனிப்பட்ட வணிக கடிதம் லெட்டர்ஹெட் அல்ல, வெற்று காகிதத்தில் எழுதப்பட்டுள்ளது. நீங்கள் அடுத்த முறை எழுத வேண்டும் என்பதைக் கவனியுங்கள்.
பக்கம் அமைப்பு
உங்கள் பக்கத்தின் மேல், கீழ் மற்றும் பக்கங்களில் 1 அங்குல ஓரங்கள் பயன்படுத்தவும். உங்கள் தனிப்பட்ட வணிக கடிதம் குறுகிய என்றால், மேல் விளிம்பு அதிகரிக்க 2 அங்குல மற்றும் பக்கங்களிலும் 1½ அங்குல. டைம்ஸ் நியூ ரோமன், ஏரியல் அல்லது காம்பிரியா போன்ற 11- அல்லது 12-புள்ளி எழுத்துரு அளவைப் போன்ற சுலபமாக வாசிக்கக்கூடிய எழுத்துருவைப் பயன்படுத்தவும். ஒற்றை இடம் உங்கள் வரிகளை.
கடிதம் உடை
பிளாக் கடிதம் பாணியைப் பயன்படுத்தினால், எல்லா வரியும் இடது விளிம்பில் தொடங்குகிறது. திருத்தப்பட்ட தொகுதி பாணியில், இடது விளிம்புக்குப் பதிலாக பக்கத்தின் மையத்தில் தேதி மற்றும் இறுதி வரிகள் தொடங்கும்.
உங்கள் முகவரி மற்றும் தேதி
உங்கள் முகவரி (அனுப்புநரின் முகவரி எனவும் அழைக்கப்படுகிறது) பக்கத்தின் முதல் வரிசையில் தொடங்குகிறது, மேலும் தெரு, அபார்ட்மெண்ட் அல்லது பவுல்வர்டு போன்ற அனைத்து சுருக்கமான சொற்களும் (நடைமுறையில்) எழுதப்பட வேண்டும். உங்கள் நகரத்தின் பெயரையும், உங்கள் மாநிலத்தின் இரண்டு கடித சுருக்கத்தையும் கமாவாவை மறந்துவிடாதீர்கள். உங்கள் முகவரியின் கடைசி வரிக்கும் தேதிக்கும் இடையே எந்த வெற்று இடைவெளியை விட்டு விடாதீர்கள், இது கடிதம் முடிக்கப்பட்ட அல்லது அனுப்பப்பட்ட நாள் ஆகும். முதல் வரியில் மாதம், நாள் மற்றும் வருடத்தில் மாதத்தைத் தட்டச்சு செய்க. எடுத்துக்காட்டாக, "செப்டம்பர் 27, 2008" அல்லது "9/27/08" க்கு பதிலாக "செப்டம்பர் 27, 2008" எனத் தட்டச்சு செய்யவும். தேதி மற்றும் ஆண்டிற்கான காற்புள்ளி மறக்காதே. நீங்கள் திருத்தப்பட்ட தொகுதி பாணியைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்றால், பக்கத்தின் மையப்பகுதியில் உங்கள் முகவரி தட்டச்சு செய்யத் தொடங்குங்கள்.
பெறுநரின் பெயர், நிறுவனத்தின் பெயர் மற்றும் முகவரிகள்
தேதிக்கு கீழே நான்கு கோடுகள் (அல்லது 1 அங்குலம்), பெறுநர் பெயரை "திரு" அல்லது "திருமதி." முதல் மற்றும் கடைசி பெயர்களைப் பயன்படுத்தவும், தொடர்ந்து ஒரு கமா மற்றும் பெறுநரின் தலைப்பைப் பயன்படுத்தவும் (எ.கா., மேலாளர், மேற்பார்வையாளர், ஒருங்கிணைப்பாளர்). அடுத்த வரி வகை நிறுவனத்தின் பெயரையும், நிறுவனத்தின் முகவரியையும் (உள்ளே உள்ள முகவரி எனவும் அழைக்கப்படுகிறது), மாநிலத்தின் தவிர எந்த சுருக்கமும் இல்லாமல்.
வணக்கமுறை
ஒரு வெற்று வரி பின்னர், வணக்கம் தட்டச்சு உள்ளே உள்ள முகவரியை பயன்படுத்தி அதே பெயரை பயன்படுத்தி "அன்பே." ஒரு தனிப்பட்ட வணிக கடிதத்தில் வணக்கம் ஒரு பெருங்குடல் மூலம் முடிக்க வேண்டும். உதாரணமாக, "அன்புள்ள திருமதி லூசிண்டா ஜோன்ஸ்:"
உடல்
ஒரு தனிப்பட்ட வணிக கடிதத்தில், வணக்கம் தொடர்ந்து உடல் ஒரு வெற்று வரி தொடங்குகிறது. ஒற்றை-இடைவெளி மற்றும் இடது-பாகுபாடுகளுக்கு இடையில் ஒரு வெற்று வரியை விட்டுவிட்டு உடலில் ஒவ்வொரு பத்தித்தையும் நியாயப்படுத்துகின்றன. மனச்சோர்வு முக்கியமானது: கடிதத்தின் நோக்கம் தொடர்ந்து ஒரு நட்பு திறந்த தொடங்கும். இரண்டாவது பத்தி நோக்கம் நியாயப்படுத்த வேண்டும்; கணக்கு எண்கள், விலைப்பட்டியல் எண்கள், கப்பல்கள் அல்லது சேவைகளின் தேதிகள் மற்றும் தயாரிப்பு அல்லது ஊழியர் பெயர்கள் போன்ற விவரங்களை உங்கள் வாசகருக்கு மற்றும் உங்கள் காரணத்திற்காக வழங்கவும். உங்களுடைய வாசகர் பிஸியாக இருப்பதை மனதில் வைத்து, பின்னணி மற்றும் ஆதரிக்கும் தகவலை மட்டும் வழங்கவும். கடந்த பத்தியின் நோக்கம் (முதல் பத்தியில் இருந்து) மற்றும் தேவையான கோரிக்கை சில வகை நடவடிக்கைகளை மறுபரிசீலனை செய்ய வேண்டும்.
மூடுவது மற்றும் பதிவு செய்தல்
நீங்கள் திருத்தப்பட்ட தொகுதி பாணியைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் வரை உங்கள் தனிப்பட்ட வணிக கடிதத்தை மூடுவது நியாயப்படுத்தப்பட வேண்டும், இது பக்கத்தின் மையத்தில் மூடுவதைத் தொடங்கும். உங்கள் மூடுதல் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட வார்த்தை (எடுத்துக்காட்டுக்கு, "நன்றி" அல்லது "உண்மையாகவே உன்னுடையது") முதலாவது வார்த்தையின் முதலாவது கடிதத்தை மட்டுமே எடுத்துக் கொள்ளவும், கடைசி வார்த்தைக்குப் பிறகு ஒரு காற்புள்ளியைப் பயன்படுத்தவும், வணக்கத்திற்குப் பிறகு பரிந்துரைக்கப்படும் ஒரு பெருங்குடல் அல்ல. மூன்று வெற்று வரிகள் பின்னர், உங்கள் முழு பெயரை தட்டச்சு செய்யவும். நீங்கள் உங்கள் கடிதத்தை அச்சிடலாம் மற்றும் உங்கள் பெயரை மூடுவதற்கு மற்றும் உங்கள் தட்டச்சு செய்ய விரும்பும் பெயரைக் கொண்டு உடல் பெயரிடலாம். தனிப்பட்ட வணிகக் கடிதங்கள் உங்களுக்கும் வணிகத்திற்கும் இடையில் தொடர்புகளை பதிவு செய்துள்ளன. எனவே, நீங்கள் எழுதுகின்ற தனிப்பட்ட வணிகக் கடிதங்களின் நகல் ஒன்றை வைத்துக் கொள்வது நல்லது. உங்களுடைய வருகை பற்றிய தகவலை நீங்கள் மின்னஞ்சல் மூலம் அனுப்பினால், அவர்களுக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பும் முன் தபால் நிலையத்தில் சான்றிதழும்.
