கூட்டங்களில் நிமிடங்கள் லாப நோக்கமற்ற, அரசு முகவர், சங்கங்கள் மற்றும் நிறுவனங்களுக்கு அவசியமான சட்ட ஆவணங்கள். அவர்கள் முடிவெடுக்கும் செயல்முறையை பதிவு செய்கின்றனர். நிமிடங்களில் கதாபாத்திரத்திலிருந்து வேறுபட்டவை. கூட்டத்தில் என்ன நடந்தது என்பது ஒரு சொல்-க்கு-வார்த்தை உரை அல்ல; அதற்குப் பதிலாக, யார் கலந்து கொண்டார்கள், விவாதித்தார்கள், எந்த வாக்குகளையும் எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் என்ன என்று தீர்மானிக்கப்பட்டது. நிமிடங்கள் பல ஆண்டுகளாக வைக்கப்படுகின்றன.
துல்லியமான நிமிடங்களைப் பதிவு செய்யத் தயார்
சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரலை மதிப்பாய்வு செய்யவும். இது குறிப்பிடத்தக்க நிகழ்ச்சிநிரல் உருப்படிகளை திட்டமிட அனுமதிக்கும், அதில் நீங்கள் குறிப்புகள் எடுக்க வேண்டும். எத்தனை பேர் பங்கேற்பார்கள் என்று நீங்கள் எதிர்பார்ப்பீர்கள்.
பங்கேற்பாளரின் தாளைத் தயாரிக்கவும். இது பல எண்ணிடப்பட்ட கோட்டுகளுடன் மேலே கூட்டத்தின் தலைப்பினையும் தேதியையுடனையும் ஒரு துண்டு காகிதமாகவும் எளிமையாகவும் இருக்கலாம். பங்கேற்பாளர்களுக்கு கையொப்பமிட ஆரம்பிக்கையில் நீங்கள் இதை விநியோகிப்பீர்கள்.
உங்கள் பதிவு சாதனங்கள் ஒழுங்காக இயங்குகின்றன என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். மடிக்கணினியில் அல்லது பேனா மற்றும் காகிதத்தில் அல்லது கூட்டத்தை பதிவு செய்வதன் மூலம் சந்திப்பின் குறிப்புகளை நீங்கள் எடுக்கலாம். சந்திப்பு முக்கியமான தகவலை உள்ளடக்கியிருந்தால், பதிவுடன் கலந்துரையாடலைப் பற்றி விவாதிக்கவும், நிமிடங்களின் துல்லியத்தை உறுதி செய்ய பதிவுகளைப் பயன்படுத்த உங்கள் விருப்பத்தை விளக்கவும்.
பதிவுக்கான நிமிடங்கள் உருவாக்கவும்
சந்திப்பின் போது குறிப்புகள் எடுக்கவும். ஒவ்வொரு கலந்துரையாடலுக்கும் உட்பட்ட விஷயங்களை மையமாகக் கொண்டு, வர்ணனையை விட்டு வெளியேறவும். உதாரணமாக, ஒரு புதிய கட்டிடத்திற்கான நிதிய ஒதுக்கீடு விவாதிக்கப்பட்டது என்பதை கவனிக்கவும், ஆனால் "விவாதம் உணர்ச்சிமிக்கதாகவும், சூடாகவும் இருந்தது" என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டாம். ஒவ்வொரு இயக்கத்தையும் முன்மொழியப்பட்டதையும், என்ன தீர்க்கப்பட்டது என்பதையும் கவனிக்கவும்.
உத்தியோகபூர்வ கூட்டம் நிமிடங்கள் இருக்கும் ஆவணத்தை உருவாக்கவும். இது முன்னதாக சந்திப்பு நிமிடங்களில் அதே வடிவமாக இருக்க வேண்டும். ஆறு பிரிவுகளைப் பயன்படுத்துங்கள்: ஒழுங்கு, அழைப்பு அழைப்பு, கடைசி கூட்டத்தின் நிமிடங்களின் ஒப்புதல், திறந்த வெளியீடுகள், புதிய வணிகம் மற்றும் ஒத்திவைத்தல் ஆகியவற்றைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள். ஒவ்வொருவருக்கும் கீழ் விவாதம் அல்லது செயல்பாடு பற்றிய ஒரு சுருக்கமான மற்றும் நடுநிலை சுருக்கம் அளிக்கப்படுகிறது. வாக்கு எண்ணிக்கை இருந்தால், எண்ணிக்கை அடங்கும். வாக்குகள் எண்ணப்படாவிட்டால், ஒரு தீர்மானத்தை "நடத்த" அல்லது "தோல்வியடைந்தது" என்று மட்டுமே கூற வேண்டும். நிமிடங்களுக்கு ஒப்புதல் அளிக்கும் குறிப்புக் குறிப்பாளராகவும், தலைவராகவும் கையொப்பமிட நிமிடங்கள் ஒரு இடத்தை உருவாக்கவும்.
சந்திப்பின் ஒரு வாரத்திற்குள்ளாக உறுப்பினர்கள் குழு உறுப்பினர்கள் நிமிடங்கள் சுற்றவும் மற்றும் - பொது கூட்டம் பொது இருந்தால் - அவற்றை பதிவு செய்ய. தேவையான மாற்றங்களையும் திருத்தங்களையும் செய்யுங்கள். விளக்கம் தேவைப்பட்டால் உங்களுடைய சொந்த குறிப்புகள் அல்லது சந்திப்பின் பதிவுகளைப் பார்க்கவும்.
நிறுவனத்தின் கோப்புகள் மீட்டமைக்க நிமிடங்கள்
கடந்த கூட்டங்களைக் கொண்ட கூட்ட நிமிடங்கள் பதிவு செய்யவும். குழுவின் அல்லது குழுவால், காலவரிசைப்படி ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட ஒரு தடையில் நிமிடங்கள் வைத்திருக்க முடியும். சந்திப்பு நிமிடங்கள் சட்டப்பூர்வ பதிவுகளாக இருப்பதால், அவற்றை தலைமை அலுவலகத்தில் வைத்திருக்கவும்.
இந்த பதிவை வைத்திருக்க உங்கள் நிறுவனத்தின் கொள்கை இல்லையென்றால் நீங்கள் கூட்டத்தை உருவாக்கிய பதிவுகளை நீக்குங்கள். உங்கள் நிமிடங்கள் இறுதி முடிந்தபின், இந்த பின்தொடர்வை வைத்திருக்க வேண்டிய அவசியம் இல்லை, அதன் உள்ளடக்கங்கள் உணர்திறன் அல்லது இரகசியமாக இருக்கலாம்.
அடுத்த சந்திப்பின் தொடக்கத்தில் சந்திப்பு நிமிடங்களை நகலெடுத்து விநியோகிக்கவும். இவை வணிகத்தின் முதல் புள்ளியாக அங்கீகரிக்கப்படும்.
குறிப்புகள்
-
தேவைப்பட்டால் சந்திப்பு வார்ப்புருவை மதிப்பாய்வு செய்யவும். பழைய நிமிடங்கள் எப்படி இருந்ததோ, அல்லது "சந்திப்பு நிமிடங்கள் டெம்ப்ளேட்களுக்காக" ஆன்லைனில் தேடுங்கள்.
