வியாபாரத்தில் நாங்கள் கூட்டங்களில் இருக்கிறோம், அநேகமாக பல தீர்மானங்களை எடுக்கிறோம். ஒரு கூட்டத்தின் முடிவில், கலந்துரையாடல்கள் நிமிடங்கள் பிடிப்பு முடிவுகள் அனைத்து பங்கேற்பாளர்கள் மேலும் நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும் என்பதை உறுதி செய்ய. சந்திப்பு நிமிடங்கள் கூட்டத்தின் எல்லா அம்சங்களையும், கலந்துரையாடல்களின் பட்டியலிலிருந்து, நிகழ்ச்சி நிரல்களுக்கு நடவடிக்கைகள் எடுக்கவும், மேலும் கூட்டங்களுக்கான முடிவுகளை எடுக்கவும் முடிவு செய்யவும் உள்ளன. சந்திப்பு நிமிடங்களை அமைப்பதற்கான குறிப்பிட்ட வழிமுறைகளைப் பயன்படுத்தி, உங்கள் குழுவை உறுதிப்படுத்தி, சக பணியாளர்களையும் மேலாளர்களையும் விவாத தலைப்புகள் மற்றும் கூடுதல் நடவடிக்கைகளுக்கான எதிர்பார்ப்புகளைத் தெரிந்து கொள்ளும்.
உங்கள் சந்திப்பு நிமிடங்களை எழுத வழிகாட்டுதலாக சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரலைப் பயன்படுத்தவும். சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரல் சந்திப்பின் வழிகாட்டுதலாகும். இது பங்கேற்பாளர்களை மேம்படுத்துகிறது, மேலும் அவை இலக்குகளை அறிந்து கொள்ள உதவுகிறது, அவற்றின் சாதிகளை அடைவதற்கும், அவர்களுக்கு என்ன குறிப்பிட்ட பொருட்கள் ஒதுக்கப்படுகின்றன என்பதையும். சந்திப்பு ஒரு திட்டத்தை அடிப்படையாகக் கொண்டிருப்பதால், நிமிடங்களை எழுதுவதற்கான வழிகாட்டி நிகழ்ச்சி நிரலாகும்.
கலந்துரையாடலுக்கான கலந்துரையாடல்களில் அல்லது கலந்துரையாடல்களில் பங்கேற்பாளர்களின் பங்குகளை சுருக்கமாக விவரிக்கவும். கலந்துரையாடலில் கலந்து கொள்ளும் ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளரின் பாத்திரத்தையும் யார் எந்த துறையைப் பொறுத்திருந்து, குறிப்பிட்ட நோக்கத்திற்காக எவர் யார் என்பதை அறிய உதவுங்கள். பங்கேற்பாளர்களின் வேடங்களைக் கோடிட்டுக் கொள்வது, ஒவ்வொருவரும் கூட்டத்தை நோக்கமாகக் கொண்டுவருவதை உறுதிப்படுத்துகிறது. கலந்துரையாடல்களின் பங்களிப்புகள் கூட்டம் ஊக்குவிப்பாளர்களுக்கும் பங்கேற்பாளர்களுக்கும் மிக முக்கியம், எனவே கலந்துரையாடல்கள் முன்னர் கலந்துரையாடப்பட்ட தலைப்புகள் கொண்டுவருவதன் மூலம் பேச்சுவார்த்தைகள் முன்னோக்கி செல்லுகின்றன.
கூட்டத்தின் குறிக்கோள்களை தெளிவாகக் குறிப்பிடுவதன் மூலம் அவற்றை உயர்த்திக் காட்டுங்கள். உதாரணமாக: முடிவுகளை எடுக்க, யோசனைகளை சேகரிக்க அல்லது முன்னேற்றம் குறித்து குழு மேம்படுத்த. பட்டியலின் நோக்கங்கள், நிமிடங்களுக்கான வாசகர்கள் கூட்டத்தின் நோக்கத்தை தெளிவாக புரிந்துகொள்ள உதவுகின்றன. குறிக்கோள் அல்லது குறிக்கோள்களின் பகுதியே பல மூத்த மேலாளர்கள் வாசித்தவை; அவர்கள் நோக்கங்களில் ஈடுபட வேண்டிய அவசியமில்லை என்றால், எந்தவிதமான வாசிப்பும் தேவையில்லை. ஒரு மேலாளர் குறிக்கோள்களில் ஒரு விருப்பமான ஆர்வத்தை வைத்திருந்தால், அடுத்த கூட்டத்தில் கலந்துகொள்ள தேர்வு செய்யலாம்.
கூட்டத்தில் எடுக்கப்பட்ட முடிவுகளை எழுதுங்கள். அடுத்த கூட்டத்தின் செயற்பட்டியலை தீர்மானிக்க அனைத்து விவாதங்களையும் தீர்மானித்து விவாதிக்கவும். முடிவுகளை எழுதுவது பங்கேற்பாளர்களையும் பங்கேற்பாளர்களையும் எந்தவொரு பின்தொடர்தல் நடவடிக்கைகளையும் அவற்றுக்கு தேவைப்பட்டால், அவற்றைத் தயாரிக்க முடியுமா என்பதை ஆய்வு செய்ய உதவுகிறது. கூட்டத்தில் உயர்த்தப்பட்ட முடிவுகள் இன்னொரு சந்திப்பில் கூடுதலாக கலந்துரையாடலைத் தேவைப்பட்டால், அது ஒரு முடிவெடுப்பதாக இருக்கும். கூட்டத்தில் எடுக்கப்பட்ட தீர்மானங்களை கைப்பற்றி, பகிர்ந்துகொள்வது துல்லியமான, பயனுள்ள நிமிடங்களுக்கு முக்கியமானதாகும்.
"அடுத்து படி" பணிகளை எழுதுங்கள். இந்த நடவடிக்கைகள் அடுத்த சந்திப்பிற்காகவும், பங்கேற்பாளர்களுக்கும், பங்கேற்பாளர்களுக்கும் பிந்தைய சந்திப்புக்கு பொறுப்பாக இருப்பதை அறிந்திருப்பதற்காக தயார் செய்ய கூட்டம் ஊக்குவிப்பாளருக்கு உதவுகிறது. அடுத்த சந்திப்பிற்காக தனிநபர்கள் தயாரிப்பது, தங்கள் பணிகளை நிறைவு செய்வதன் மூலம் அல்லது அவற்றை நிறைவு செய்யக்கூடிய மற்றும் அடுத்த சந்திப்பில் கலந்துகொள்ளக்கூடிய ஒருவருக்கு மற்றவர்களிடம் கையளிப்பதன் மூலம் இது உறுதி செய்கிறது.
பங்கேற்பாளர்களுக்கு சந்திப்பு நிமிடங்களின் வரைவு அனுப்புக. குறிப்பு, பங்கேற்பாளர்கள் குறிப்புகள், அடுத்த படிகள் மற்றும் முடிவுகளை புதுப்பிப்பதன் மூலம் நிமிடங்களை திருத்த முடியும். ஒரு வரைவு மறுஆய்வு அனைத்து தகவல்களும் முறையாக கைப்பற்றப்பட்டு, தனி நபர்கள் அல்லது துறைக்கு ஒதுக்கப்படும் பணிகளை நிர்வகிக்கின்றன. வரைவு மறுஆய்வு செயல்முறையின் ஒரு பகுதியாக, எல்லா பங்கேற்பாளர்களுக்கும் கருத்துக்களில் ஒரு காலக்கெடுவை வழங்கவும். எந்த பதிலும் கிடைக்கவில்லை என்றால், அனைத்துக் கட்சிகளும் நிமிடங்கள் ஏற்றுக்கொள்ளப்படும்.
சந்திப்பு நிமிடங்களை அனுப்பவும். அனைத்து பின்னூட்டங்களும் சேகரிக்கப்பட்டுவிட்டால், சந்திப்பிற்கு அழைக்கப்பட்ட அனைவருக்கும் சந்திப்பு நிமிடங்களை அனுப்பவும். மற்றவர்களுக்கு பணியாளர்களோ அல்லது பங்கேற்பாளர்களோ அனுப்ப வேண்டும். சந்திப்பின் முடிவிலிருந்து 24 மணி நேரத்திற்குள் அல்லது அடுத்த கூட்டத்திற்கு 12 மணி நேரத்திற்குள் நிமிடங்கள் அனுப்பப்பட வேண்டும், எது முதலில் வந்தாலும்.
குறிப்புகள்
-
அனைத்து தகவல்களும் சந்திப்பு நிமிடங்களில் கைப்பற்றப்பட வேண்டியதில்லை, சிறப்பம்சங்கள் போதுமானவை. சந்திப்பு நிமிடங்கள் அவை முடிவுகளையும் பொறுப்புகளையும் சந்திப்பதை சுருக்கமாக இருக்கும். நீங்கள் கூட்டத்தை எளிதாக்குகிறீர்கள் என்றால், குழுவிற்கு குறிப்புகள் எடுக்க ஒருவர் கேட்கவும்.
