குறிப்புகள் ஒரு சுருக்கமான, நோக்கத்தக்க முறையில் தகவலை தெரிவிக்க வேண்டும். இந்த முட்டாள்தனமான பாணி என்னவென்றால், நீங்கள் எழுதும் வாய்ப்பை வியர்வைப் படுத்துகிறீர்கள் என்றால், நீங்கள் உங்கள் மேசை மீது இருக்கும் மற்ற உழைப்பு-தீவிர எழுத்துத் திட்டங்களிலிருந்து நேரடியான, விவேகமான வடிவமைப்பை வரவேற்க வேண்டும்.
ஒரு தலைப்பை எழுதுங்கள்
"To:", "From:", "Date:" மற்றும் "Subject" ஆகியவற்றுடன் தனித்தனி வரிசையில் எழுதப்பட்ட ஒரு நிலையான தலைப்பை எழுதுவதன் மூலம் உங்கள் குறிப்புகளைத் தொடங்குங்கள். பார்வையாளர்களின் வரிசையில் சில எண்ணங்களைக் கொடுங்கள், முழு நிறுவனத்திற்கும் உங்கள் மெமோவை பரப்புவதை விரும்பாதீர்கள், ஆனால் அதற்கு பதிலாக ஒரு சில துறைகள் மட்டுமே. வாசகர்களின் தலைப்பு விரைவாக ஸ்கேன் செய்ய மற்றும் தொடக்கத்தில் இருந்து முக்கியமான தகவல் - புத்துயிர்ப்பு இருந்து தலைப்பு வரை விரைவாக தலைப்பு அனுமதிக்கிறது.
உங்கள் நோக்கம்
எளிமையாக, எளிதில், எழுதும் நோக்கத்திற்காக, குறிப்பிடுகின்ற ஒரு குறுகிய திறனை எழுதுங்கள். சில ஆளுமைகளை நீங்கள் விரும்பினால், சுருக்கமாகவும் வைத்துக்கொள்ளுங்கள். உதாரணமாக, நீங்கள் ஒரு அறிவிப்பு செய்தால், நீங்கள் எழுதுவீர்கள், "குறிப்பாக நீண்ட மற்றும் முழுமையான தேடலுக்குப் பிறகு, ABC கம்பெனி XYZ எழுத்தாளர்கள் குழுவை எங்கள் வரவிருக்கும் மார்க்கெட்டிங் முயற்சிகளுக்கு வழிநடத்தும் என்று அறிவிப்பதில் எனக்கு மிகவும் மகிழ்ச்சி."
துல்லியத்துடன் விரிவுபடுத்தவும்
உங்கள் குறிப்பின் உடலை - இரண்டு அல்லது மூன்று பத்திகளுக்கு மேலாக - உங்கள் ஆரம்ப அறிக்கையில் விரிவாக விளக்க வேண்டும். கேள்விகளை எதிர்பார்க்கிறது முக்கியமானது; உங்கள் மெமோ பதில்களை வழங்கும் விட அதிகமான கேள்விகளை உருவாக்க விரும்பவில்லை, ஆனால் ஒரு முழுமையான, 360 டிகிரி வெளிப்பாட்டிற்கான ஒரு மன்றம் அல்ல. மிக முக்கியமான தகவலை ஏற்பாடு செய்யுங்கள் - என்ன ஊழியர்கள் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும் மற்றும் அவர்கள் தெரிந்து கொள்ள வேண்டியவை - ஒரு படிநிலையில். இறுதியாக, ஒரு குறிப்பில் ஒரு குறிப்பு அரிதாகவே ஒரு தலைப்பில் "இறுதி வார்த்தை" என்று உதவுகிறது; உண்மையில், அது சில நேரங்களில் இயக்கத்தில் ஒரு முழு அளவிலான நடவடிக்கைகளை அமைக்கிறது. எனவே, உங்கள் குறிப்பின் உடலின் கடைசி பத்தியில் "அடுத்த படிகள்" அல்லது "அடுத்தது என்ன நடக்கிறது" என்பதற்கு அர்ப்பணிக்கவும். உதாரணமாக, உங்கள் எழுத்தாளர்கள் குழுவை உங்கள் ஊழியர்களிடம் அறிமுகப்படுத்தும் போது இந்த உதாரணத்தில் நீங்கள் பகிர்ந்து கொள்ள விரும்பலாம்.
உடை மூட
உன்னுடைய குறிப்பை ஒரு உற்சாகமான குறிப்பில் மூடு, உங்கள் ஊழியர்களுக்கு ஒரு மறைமுக செய்தியை நீங்கள் அனுப்பியுள்ளீர்கள் என்பதை உணர்ந்துகொண்டேன். உதாரணமாக, நீங்கள் கூறலாம், "எங்களது நிறுவனத்தின் வரலாற்றில் இந்த உற்சாகமான அத்தியாயத்தில் இறங்குவதைப் போலவே, நீங்களும் எதிர்பார்த்திருக்கிறேன். உங்கள் தொடர்ச்சியான உற்சாகத்திற்கும் அர்ப்பணிப்புக்கும் முன்கூட்டியே நன்றி கூறுகிறேன்."
இணைப்புகளுக்கு புள்ளி
உங்களுடைய மெமோவின் கீழ் ஒரு குறியீட்டை சேர்க்கவும் தொடர்புடைய இணைப்புகள்நீங்கள் ஆவணங்கள் படிக்க வேண்டும் அல்லது புதிய நடைமுறைகளை நீங்கள் பின்பற்ற வேண்டும் என விரும்புகிறீர்கள். வெறுமனே வார்த்தை "இணைக்கப்பட்ட:" எழுத சுருக்கமாக தகவல் சுருக்கமாக. இந்த எடுத்துக்காட்டில், எழுத்தாளர்கள் குழுவின் முந்தைய மார்க்கெட்டிங் திட்டங்களின் ஒரு தொகுப்பை நீங்கள் சேர்க்க விரும்பலாம், எனவே உங்கள் பணியாளர்கள் குழுவின் பாணியையும் சாதகங்களையும் அறிந்து கொள்ளலாம். ஊழியர்கள் இந்த தகவலை எங்கே கண்டுபிடிக்கலாம் என்பது பற்றி வெளிப்படையாக இருங்கள். எடுத்துக்காட்டுக்கு, நீங்கள் ஒரு புல்லட்டின் போர்ட்டில் உங்கள் மெமோவின் பேப்பரை இடுகையிடுவதா அல்லது நிறுவனம் முழுவதிலுமா மின்னஞ்சல் செய்தாலும், இணைப்புகளை அணுகுவதை எவ்வாறு ஊழியர்கள் புரிந்துகொள்வார்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
குறிப்புகள்
-
நீங்கள் கவனமாக ஆதாரமற்றது என உங்கள் மெமோ உரத்த குரலில் வாசித்து அதை வெளியிடும் முன் திருத்தவும்.
