திறமையுடன் தொடர்புகொள்வதற்கான உங்கள் திறனை நேரடியாக உங்கள் வெற்றியை வேலை செய்யும். சுருக்கமான மற்றும் புரிந்துகொள்ளக்கூடிய கடிதங்களை எழுதவும் அனுப்பவும் உங்களுக்கு முக்கியம். வணிக குறிப்பு என்பது ஒரு குறிப்பிட்ட ஆவணத்தின் ஒரு குறிப்பிட்ட குழுவை குறிக்கும் ஒரு குறிப்பிட்ட ஆவணத்தில் கவனம் செலுத்துகிறது. ஒரு நன்கு எழுதப்பட்ட குறிப்பு நீங்கள் திறமையாக தொடர்பு மற்றும் முடிவுகள் அடைய உதவும். அதை சரியாக எழுதுவதோடு மட்டுமல்லாமல், உங்கள் குறிப்பு சரியாக வாசிக்கப்படுவதை உறுதிசெய்வது முக்கியம்.
உங்கள் குறிப்பு உருவாக்குதல்
உங்கள் பார்வையாளர்களைப் பற்றி யோசி. நீங்கள் உங்கள் குறிப்பை எழுதுவதற்கு முன்பு, நீங்கள் தொடர்புகொள்ளும் நபர்களின் கல்வி நிலை மற்றும் அனுபவங்களை கருத்தில் கொள்ளுங்கள். உங்கள் பெறுநர்களின் தேவைகளை மனதில் கொள்ளுங்கள். சில நபர்களுக்கு இன்னும் விரிவான வழிமுறைகளும், குறிப்பிட்ட வழிகாட்டு நெறிமுறைகளும் தேவைப்படலாம், மற்றவர்கள் மிகவும் பொதுவான பிட் தகவலை வழங்கலாம், பின்னர் அவர்களது சொந்த முயற்சியே எடுக்க வேண்டும்.
சரியான தலைப்பு வடிவமைப்பு பயன்படுத்தவும். "தேதி" வரிசையில், வழக்கமான சுருக்கங்களைப் பயன்படுத்துக. "டவுன்" க்கு, நீங்கள் பெயரைக் கொண்டு எடுக்கும் ஒவ்வொரு நபரும் பட்டியலிட வேண்டும். புனைப்பெயர்களை பயன்படுத்த வேண்டாம். முதல் மற்றும் கடைசி பெயர்களைப் பயன்படுத்தவும், அவற்றை எழுத்து வடிவில் அல்லது நிறுவனத்திற்குள் வைக்கவும். "முதல்" வரிக்கு, உங்கள் முதல் மற்றும் கடைசி பெயரைப் பயன்படுத்துங்கள், அதே போல் பொருந்தும் என்றால், எந்த துறையை நீங்கள் பயன்படுத்த வேண்டும்.
குறிப்பிட்ட மற்றும் தகவல்தொடர்பு ஒரு பொருள் வரி தேர்வு. பெரும்பாலும், மக்கள் தெளிவற்ற மற்றும் பொதுவான விஷயங்களைக் கொண்டு குறிப்புகள் அனுப்பப்படுகிறார்கள். ஒரு குறிப்பிட்ட மற்றும் சுருக்கமான ஒரு பெறுநர்கள் குறிப்பீடு குறிப்பிடும் என்ன ஒரு சிறந்த யோசனை கொடுக்கும். உதாரணமாக, ஒரு பொது பொருள் வரி "சந்திப்பு" என்று வாசிக்கப்படும், ஆனால் ஒரு குறிப்பிட்ட பொருள் வரி "வெள்ளிக்கிழமை கூட்டத்திற்கு விற்பனை குழு வழங்கல்" என்று கூறலாம்.
பிரத்தியேகங்களுடன் திறக்கவும். சித்-அரட்டை அல்லது பின்னணி நேரத்தை வீணடிக்க வேண்டாம். உங்கள் குறிப்பின் முதல் பகுதி உங்களுக்குத் தேவையானதை சரியாக சொல்ல வேண்டும். மேலே உள்ள உதாரணத்தைப் பயன்படுத்தி, விற்பனை குழு வழங்கல், நீங்கள் திறக்கலாம், "வெள்ளிக்கிழமை சந்திப்பில், விற்பனை குழு வருவாய் மற்றும் முதல் காலாண்டில் செலுத்தத்தக்க புள்ளிவிவரங்கள் கொண்ட ஒரு ஸ்லைடு நிகழ்ச்சியை வழங்கும்."
செயலற்ற குரலைத் தவிர்க்க, உங்கள் குறிப்பை எழுதுங்கள். தகவலைப் பகிர்ந்து கொள்ளவும், உதவியைக் கோரவும் ஒரு மெமோ வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது, எனவே நீங்கள் செயலில் குரல் பயன்படுத்த வேண்டும். இலக்கணத்திலும் எழுத்துக்களிலும், செயலில் குரல் என்பது ஒரு வாக்கியத்தின் பொருள் செயலில் இருப்பதை அர்த்தப்படுத்துகிறது - ஏதாவது செய்து கொண்டிருப்பது - வேறு விஷயங்களைச் செய்வதற்கு பதிலாக. செயலில் குரல், "விற்பனை குழு ஒரு ஸ்லைடு ஷோ வழங்குவோம்." ஒரு செயலற்ற அணுகுமுறை, "விற்பனை குழு ஒரு ஸ்லைடு நிகழ்ச்சியை வழங்குவதை விரும்புகிறோம்."
ஒரு முடிவை எழுதுங்கள். உங்கள் முடிவானது சிக்கலானதாக இருக்க வேண்டிய அவசியமில்லை, ஆனால் அது குறிப்பில் குறிப்பிடப்பட்ட முக்கிய குறிப்புகளை சுருக்கமாகக் கூற வேண்டும்.
உங்கள் வேலையை திருத்தவும். சில விஷயங்கள் ஒரு வியாபார மெமோவை அனுப்பி அதை நீங்கள் நடுவில் ஒரு பெரிய தவறுதலாக விட்டுவிட்டீர்கள் என்று உணர்ந்துகொள்வது போல் சங்கடமாக இருக்கிறது. அதை அனுப்பும் முன் உங்கள் குறிப்பை சரிபார்த்து, திருத்தங்கள் செய்து கூடுதலாக, தேவையற்ற வார்த்தைகளை அகற்றவும். உங்கள் குறிப்பு சுருக்கமாக இருங்கள்.
உங்கள் குறிப்பு அனுப்பவும்
உங்கள் குறிப்பு அனுப்பவும். நீங்கள் அலுவலக அலுவலகத்தின் வழியாக அனுப்பினால், குறிப்பு உள்ள ஒவ்வொரு நபர் தனது சொந்த நகலை பெறுவார் என்பதை உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள். அடுத்த க்யூபில் பையுடன் ஒரு மெமோவை யாரும் பகிர்ந்து கொள்ள வேண்டியதில்லை.
இது ஒரு விருப்பமாக இருந்தால் மின்னஞ்சலைப் பயன்படுத்தவும். ஒரு மின்னஞ்சல் மெமோ ஒரே நேரத்தில் அனைவருக்கும் அனுப்பப்பட வேண்டும், ஆனால் சில பெறுநர்களுக்கு நீங்கள் குருட்டு நகல் அனுப்ப விரும்பலாம். நீங்கள் உங்கள் மெமோவை மின்னஞ்சல் செய்தால், மின்னஞ்சல் தலைப்பின் தலைப்பு வரிசையில் மெமோவின் பொருள் வைக்கவும். அழகான அல்லது வண்ணமயமான எழுத்துருக்கள், படங்கள் அல்லது பிற மின்னஞ்சல் நீட்சிகளைப் பயன்படுத்த வேண்டாம்.
உங்கள் மெமோவை அனுப்பியவுடன் தொடர்ந்து பின்பற்றவும். மெமோவில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள காலக்கெடு இருந்தால், நீங்கள் பின்வருபவர்களுடன் மீண்டும் சரிபார்க்கவும்.
குறிப்புகள்
-
புல்லட் புள்ளிகள், பத்தி இடைவெளி, முதலியவற்றைப் பற்றிய எந்த நிறுவன வழிகாட்டுதல்களையும் உங்கள் குறிப்பு பின்பற்றுகிறது என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
எச்சரிக்கை
ஒரு மெமோவை அனுப்புவதற்கு நீங்கள் மின்னஞ்சலைப் பயன்படுத்தினால், "அனுப்பு" விசையை அழுத்துவதற்கு முன்பு இருமுறை சரிபார்க்கவும். நீங்கள் மின்னஞ்சல் மூலம் தனியுரிம அல்லது ரகசிய தகவலைப் பெறுபவர் பற்றி எச்சரிக்கையாக இருக்க வேண்டும்.
