நீங்கள் ஒரு தொண்டு நடத்தி வருகிறார்களோ, வருடாந்திர விடுமுறைக் கட்சி அல்லது ஒரு புதிய பயிற்சித் திட்டத்தைத் தொடங்கி ஒரு ஆலோசகரைத் தேவைப்பட்டால், விண்ணப்பதாரர்களை ஈர்ப்பதற்கான பிரதான கருவியாகவே கேட்டுக்கொள்ளும் கடிதங்கள். வணிகத் தாக்கல் கடிதங்கள் சுட்டிக்காட்டப்பட வேண்டும், சுருக்கமாகவும், உங்கள் பெறுநருக்கு ஒரு முடிவை எடுக்கவும், செயல்படவும் வேண்டும். கூடுதலாக, எல்லாவற்றையும் மேலோட்டமாக உறுதிப்படுத்த நீங்கள் உங்கள் பகுதியில் உள்ள சட்டப்பூர்வ சட்டத்தை அறிந்து கொள்ள வேண்டும்.
உங்கள் கடிதத்தின் இலக்கை அடையாளம் காணவும். நீங்கள் நன்கொடைகளை கேட்டுக்கொள்கிறீர்களா அல்லது ஒப்பந்த வேலைக்காக மேற்கோள் காட்டி இருக்கிறீர்களா? விண்ணப்பதாரர்கள், குறிப்பிட்ட நிகழ்வு, முன்முயற்சி அல்லது வேலைத்திட்டத்திற்கான சாத்தியமான வழங்குநர்களிடமிருந்து மேற்கோள்களை தேடும் நன்கொடைகள் அல்லது வணிகங்களைத் தேடும் தொண்டு நிறுவனங்கள் போன்ற நிறுவனங்களால் அடிக்கடி கேட்கப்படுகின்றன. நீங்கள் கடிதம் அனுப்ப விரும்பும் பொருந்தும் பொருள்களின் விரிவான பட்டியலை உருவாக்கவும், நீங்கள் தேடும் சேவைகளைப் பூர்த்தி செய்யுமாறு உறுதிப்படுத்தவும்.
பொருத்தமான விவரங்களை சுருக்கவும். சிறந்த பதிலைப் பெற, உங்கள் கடிதம் நீங்கள் தேடும் சேவைகளை குறிப்பிட்ட குறிப்புகள் சேர்க்க வேண்டும். இந்த விவரங்கள் நிகழ்வு அல்லது திட்டத்தின் தேதியையும் நேரத்தையும், தேவையான பணிகளையும் உள்ளடக்குகின்றன. இந்த கடிதமும் கோரப்பட்ட பணிகளை நிறைவேற்றுவதற்காக பெறுநரின் விலையினை வெளிப்படையாக கேட்க வேண்டும். இது ஒரு தொண்டு நிறுவனத்திற்கான நிதி திரட்டும் முயற்சியாக இருந்தால், நீங்கள் பணம் கேட்கிறீர்கள் என்பது பற்றி வெளிப்படையானதாக இருக்கும். நீங்கள் எதிர்பார்க்கும் குறைந்தபட்ச அல்லது நிலையான நன்கொடைகளை நீங்கள் விளக்க வேண்டும். உங்களுக்கு குறைந்தபட்ச நன்கொடை இல்லையெனில், நீங்கள் அந்த தகவலும் சேர்த்துக்கொள்ளலாம்.
நன்மைகள் சேர்க்க. உங்கள் முயற்சியில் பங்கு பெறுவதிலிருந்து அவர் பெறும் நன்மையை, கடிதத்தில் சொல்லுங்கள். நன்மைகள் அவரது வியாபாரத்திற்கோ அல்லது அமைப்பிற்கோ, அல்லது அவரது செயல்களுக்கு பொது அங்கீகாரத்திற்கோ சில வகையான விளம்பரங்களை உள்ளடக்கியிருக்கலாம். எந்த வகை விளம்பரம் இது இருக்கும், எங்கே அது தோன்றும் மற்றும் எந்த காலத்திற்கு.
உரைநடை தெளிவுபடுத்தவும். கடிதம் உள்ளடக்கம் மற்றும் ஸ்டைலிங் தெளிவான, சுருக்கமான மற்றும் மரியாதை இருக்க வேண்டும். புளூட்டரி மொழி மற்றும் மோசமான தண்டனை மற்றும் பத்தி அமைப்பு தவிர்க்கவும். உங்கள் நோக்கம் பார்வையாளர்களை பிஸியாக இருப்பதோடு, திறமையும் எளிமையும் கொண்ட பொருள் மூலம் படிக்க வேண்டும் என்பதை மதிக்க வேண்டும்.
உள்ளூர் வேண்டுகோள் சட்டங்கள் பற்றி எச்சரிக்கையாக இருங்கள். பல மாநிலங்களில் வணிக அல்லது பணம் வேண்டுதல் தொடர்பான சட்டங்கள் உள்ளன. உதாரணமாக, இந்த வகையான கடிதங்கள் விநியோகிக்கப்படுவதற்கு முன்பு ஒரு தொண்டு நிறுவனம் மாநிலத்துடன் முறையாக பதிவு செய்யப்பட வேண்டும். இந்த விவகாரங்களுக்கு மிகுந்த கவனம் செலுத்துவது உங்கள் திட்டத்தை சட்டப்பூர்வமாக மேற்கொள்ளும், ஆனால் மாநில மற்றும் உள்ளூர் அதிகாரிகளிடம் உங்களுக்கு அதிகமான தலைவலிகளை சேமிக்கும். உங்கள் உரிமை மற்றும் பொறுப்புகளை உறுதிப்படுத்த உங்கள் மாநில comptrollers அலுவலகத்துடன் தொடங்குங்கள்.
