ஒரு புகார் கடிதத்தை மேலாண்மை செய்ய எப்படி கடிதம் எழுதுவது

ஒரு புகார் கடிதம் ஒரு தனிநபர் அல்லது அமைப்புடன் உங்கள் குறைகளை நிரந்தரமாக பதிவுசெய்கிறது. நன்கு எழுதப்பட்ட கடிதம், நீங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட தயாரிப்பு அல்லது சேவையுடன் எதிர்கொண்ட பிரச்சினையையும் எதிர்பார்க்கப்படும் தீர்மானத்தையும் தெளிவாக குறிப்பிடுகிறது. உங்கள் கடிதத்தை எழுதுகையில், அமைதியான மற்றும் தொழில்முறை தொனியைப் பின்பற்றவும். எந்தவொரு அச்சுறுத்தல்களையும், அவமானப்படுத்திய கும்பல்கள், வன்கொடுமை அல்லது பொருத்தமற்ற மொழியை தவிர்க்கவும். பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், உங்கள் பிரச்சினையில் பொறுப்புக் கூறாத ஒருவரிடம் நீங்கள் ஒரு கடிதத்தை எழுதுகிறீர்கள், ஆனால் அதை சரிசெய்ய உதவியாக இருக்க முடியும்.

ஒரு குறிப்பிட்ட நபர் உங்கள் கடிதம் முகவரி. "அன்புள்ள சர்" அல்லது "யாரை கவலையில்லாமல்" பயன்படுத்த வேண்டாம். நிறுவனத்தின் சுவிட்ச்போர்டு மற்றும் சரியான மேலாளர் பெயர் மற்றும் தலைப்பு கேட்க. அவரது பெயரின் சரியான உச்சரிப்பு உறுதிபடுத்தவும். நீங்கள் ஒரு பெயரை அடையாளம் காண முடியாவிட்டால், "வாடிக்கையாளர் சேவை மேலாளர்" போன்ற பொருத்தமான தலைப்பைப் பயன்படுத்தவும்.

உங்கள் புகாரைப் பற்றிய அனைத்து விவரங்களையும் பதிவு செய்ய பேனா மற்றும் காகிதத்தை அல்லது உங்கள் சொல் செயலாக்க திட்டத்தின் வரைவு பதிப்பைப் பயன்படுத்தவும். தயாரிப்பு பெயர் மற்றும் விளக்கம், ஆர்டர் எண், பிராண்ட் பெயர், மாதிரி எண், விலை மற்றும் கொள்முதல் தேதி போன்ற தகவல்களை உள்ளடக்கியது. உங்கள் புகாரைப் பற்றிய அனைத்து ஆவணங்களையும் படியுங்கள். அனைத்து தகவல்களையும் மறுபடியும் மறுபடியும் புகாரளித்தல் மற்றும் உங்கள் புகார் முறையானது என்பதை உறுதிப்படுத்துக.

நேர்மறையான குறிப்பில் கடிதம் தொடங்கும். நிறுவனத்தின் சில நேர்மறையான அம்சங்களைப் பற்றி விவாதிக்க முதல் பத்தியைப் பயன்படுத்தவும். உதாரணமாக, உங்கள் நம்பகத்தன்மையை பிராண்ட் பெயருடன் அல்லது குறிப்பிட்ட நபர்களோடு குறிப்பிட்ட நபர்களுடன் தொடர்பு கொள்ளலாம். உதாரணமாக, "கடந்த காலத்தில், நான் உங்கள் கடைக்கு சென்று மகிழ்ச்சியடைந்தேன், பல விற்பனையாளர்கள் என்னை பெயரைப் பற்றிக் கொண்டு, எனது கொள்முதல் திருப்திகரமாக இருப்பதை உறுதிப்படுத்துவதற்காக தங்கள் வழியை விட்டு வெளியேறுகின்றனர்."

இரண்டாவது பத்தியில் உங்கள் புகாரின் தன்மையைக் குறிப்பிடுங்கள். உங்கள் புகாரை செயலாக்க, வாசகர் அறிந்து கொள்ள வேண்டிய அனைத்து விவரங்களையும் சேர்க்கவும். உதாரணமாக, "என் 30-நாள் உத்தரவாதத்தின் நிபந்தனைகளின் கீழ், நான் மார்ச் 7, 2011 இல் $ 373.89 க்கு வாங்கிய மானியை நான் திருப்பிச் செலுத்துகிறேன். ரசீதுகள் அல்லது பிற ஆவணங்களின் அசல் நகல்களை அனுப்ப வேண்டாம்.

உங்கள் எதிர்பார்ப்புகளை தெளிவாகக் குறிப்பிடுவதற்கு மூன்றாவது பத்தியைப் பயன்படுத்தவும். உதாரணமாக, "உற்பத்தியாளர் சுட்டிக்காட்டியவாறு டோஸ்டரைச் செய்யாததால், ஒரு முழுமையான மற்றும் உடனடி பணத்தை நான் 47.83 டாலர்கள் திருப்பிச் செலுத்துகிறேன், நான் ரொட்டிக்கு திரும்பியதற்குப் பணம் செலுத்துகிறேன், உங்கள் பதிலுக்கு நான்கு வாரங்கள் காத்திருக்கிறேன். உங்களிடமிருந்து, நான் பெட்டர் பிசினஸ் பீரோவை தொடர்புகொள்வேன்."

குறிப்புகள்

• உங்கள் பெயர், முகவரி, தொலைபேசி எண் மற்றும் மின்னஞ்சல் முகவரி ஆகியவை அடங்கும். குறுகிய பத்திகளை எழுதவும் கடிதத்தின் நீளத்தை ஒரு பக்கமாக வைத்திருக்கவும். உங்கள் கடிதத்தை ஆதாரமாக நம்பகமான நண்பர் அல்லது உறவினரிடம் கேளுங்கள். எழுத்து மற்றும் இலக்கண பிழைகளை சரிபார்க்க கூடுதலாக, கடிதத்தின் தொனி பொருத்தமானது என்பதை உறுதிப்படுத்த வேண்டும்.