உங்கள் நிறுவனத்தின் பில்லிங் நடைமுறைகளை மாற்றியமைப்பது, வாடிக்கையாளர்களுடன் எத்தனை வாடிக்கையாளர்களுடன் நீங்கள் வர்த்தகம் செய்கிறீர்கள் என்பதைப் பாதிக்கும். நீங்கள் திட்டமிட்ட விலைப்பட்டியல் தேதிகளை மாற்ற முடியாது, கட்டண அளவுகளை உயர்த்தலாம் அல்லது உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு முன்கூட்டியே அறிவிப்பு வழங்காமல் உங்கள் விதிமுறைகளை மீளாய்வு செய்ய முடியாது. இல்லையெனில், நீங்கள் அழைப்புகள், புகார்கள், வருவாய் இழப்பு மற்றும் எதிர்மறை கருத்துக்களின் வாய்ப்பை எதிர்கொள்கிறீர்கள். நீங்கள் உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு அனுப்பும் கடிதத்தை கைவினைபடுத்தி, உங்கள் புதிய கொள்கையின் "யார், என்ன, எப்போது, எங்கே" என்ற முழுமையான பதில்களை வழங்குகிறது.
நோக்கம் தெளிவுபடுத்துதல்
நடைமுறை மாற்றங்களின் முறையான அறிவிப்புகள் தகவலின் ஆதாரத்தின் தெளிவான அறிக்கையுடன் திறக்கப்பட வேண்டும், இது பாதிக்கும் மக்கள் மற்றும் மாற்றத்தின் இயல்பு. இந்த நோக்கத்தை நிறைவேற்றுவதற்கு, உங்கள் நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட் பயன்படுத்தவும், எனவே பெறுநர் உடனடியாக உங்கள் அடையாளத்தை அறிவார். உங்கள் செய்தியை மெயில் செயலாக்க மென்பொருளை அஞ்சல் இணைப்பு திட்டமாக அமைத்தால், எந்தவொரு செய்தியைப் பொருட்படுத்தாமல், "அன்புள்ள மதிப்புடைய வாடிக்கையாளர்" அறிமுகத்தைத் தவிர்த்து, ஒவ்வொரு கடிதத்திலும் தனிப்பயனாக்கப்பட்ட வணக்கத்தை நீங்கள் இணைக்கலாம். பெறுநரின் வணிகத்திற்கான உங்கள் நன்றியை மறுபரிசீலனை செய்தல் மற்றும் ஒரு குறுகிய முதல் பத்தியில் கொள்கை அடிப்படைகளை உச்சரிக்கவும். உதாரணமாக, "உங்களை ஒரு வாடிக்கையாளராக நாங்கள் மதிக்கிறோம் என்பதால், உங்களுடன் உங்கள் கணக்கை பாதிக்கும் எங்கள் பில்லிங் நடைமுறைகளில் வரவிருக்கும் மாற்றத்தை அறிவிக்க நாங்கள் உங்களை தொடர்பு கொள்கிறோம்."
விவரங்களை வழங்கவும்
உங்கள் தகவல்தொடர்பு ஒட்டுமொத்த உள்ளடக்கத்தை அறிமுகப்படுத்திய பின்னர், அடுத்த பத்தியில் புள்ளிக்குச் செல்லவும். விளக்கம் - முடிந்தவரை சுருக்கமாக - வருகிற மாற்றம் மற்றும் புதிய விதிகள் பழையது எப்படி வேறுபடுகின்றன. வாடிக்கையாளர்கள் உங்கள் கொள்கைகளை எவ்வாறு பாதிக்கிறார்கள் என்பதைத் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும். நீங்கள் தெளிவான, தர்க்கரீதியான விளக்கத்தை வழங்குவதில் தவறில்லை என்றால், அது எழுப்பும் தெளிவான கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்கும் போது, உங்கள் கடிதங்கள் பெறுநரின் அஞ்சல் பெட்டிகளில் வரும் கடிதங்கள் விரைவில் வரும். நீங்கள் தேவையான அனைத்து விவரங்களையும் உரையாற்றியுள்ளீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்தி, உங்கள் கடிதத்தை முன்மாதிரி நிலைகளில் வாசிக்கவும் நண்பர்களிடமும் மற்றவர்களிடமும் கேட்கவும், உங்கள் செய்தியை அவர்கள் எழும் எந்தவொரு கேள்வியும் வெளிச்சத்தில் திருத்தவும்.
நேரத்தை உறுதிப்படுத்தவும்
மாற்றங்கள் நடைமுறைக்கு வந்தவுடன் சரியாகத் தெரிவிக்கவும். ஒரு குறிப்பிட்ட மாதத்தின் பில்லிங் சுழற்சியில் வாடிக்கையாளர்கள் புதிய கட்டண முகவரியைப் பயன்படுத்தி தொடங்கினால், "உங்கள் மாத மற்றும் ஆண்டு கட்டணத்துடன் தொடங்கி, உங்கள் காசோலை முகவரி அனுப்பவும்." வாடிக்கையாளர்களுக்கு பணம் செலுத்தும் வகையில் மாற்றங்களைக் காண்பித்தால், "உங்கள் குறைந்தபட்ச கட்டணத்தை மாதம் மற்றும் வருடத்தில் உங்கள் சமநிலைகளின் எண்ணிக்கையை எண்ணிக்கையை உயர்த்துவோம்." குழப்பத்தைத் தவிர்க்க, மாற்றத்தை மீண்டும் பெறுவதற்கு இந்த நேர அறிக்கையைப் பயன்படுத்துங்கள், முழுமையான தேதியை வழங்கும், இதனால் உங்கள் கடிதம் வாடிக்கையாளர்களின் கோப்புகளுக்கான ஒரு பயனுள்ள எதிர்கால குறிப்பு ஆகும்.
இது அதிகாரப்பூர்வமாக செய்யுங்கள்
உங்கள் கடிதத்தை மூட முன், உங்கள் மாற்றங்கள் விருப்பமான விதிமுறைகளை பிரதிநிதித்துவப்படுத்துவதில்லை என்று ஒரு உறுதியான, ஆனால் நட்பு முறையில் தெளிவுபடுத்துங்கள். உங்கள் கணக்குகளை மூடுவதன் மூலம் தவிர, உங்கள் நடைமுறைகளைத் தேர்வுசெய்ய முடியாது என்பதை வாடிக்கையாளர்கள் உணர வேண்டும், மாற்றத்தின் தேதியுடன் நீங்கள் தொடர்ந்து வியாபாரம் செய்வதைத் தவிர்த்து, உங்கள் புதிய விதிமுறைகளை கடைப்பிடிப்பதை ஒப்புக்கொள்கிறார்கள் என்பதை ஒப்புக்கொள்கிறார்கள். உங்கள் பெயரையும் தொடர்புத் தகவலையும் உங்கள் லெட்டர்ஹெட் பகுதியின் ஒரு பகுதியாக தோன்றினாலும், வாடிக்கையாளர்களின் அழைப்புகள் அவர்களுக்கு கேள்விகள் அல்லது கருத்துக்கள் இருந்தால் நீங்கள் வரவேற்க வேண்டும் என்பதை வலியுறுத்துங்கள்.
