ஒரு RFP எழுதுவது எப்படி

RFP என்றும் அழைக்கப்படும் முன்மொழிவுக்கான வேண்டுகோள், உங்கள் வியாபாரத்திற்கான புதிய பொருட்கள் அல்லது சேவைகளை நீங்கள் வாங்கும்போது நீங்கள் உருவாக்கும் ஆவணமாகும். ஒரு சாத்தியமான விற்பனையாளர்களிடம் உங்கள் குறிப்பிட்ட தேவைகளை ஒரு RFP விவரிக்கிறது மற்றும் உங்கள் வணிகத்திற்கான மிகச்சிறந்த அளவிலான சேவையை நீங்கள் வழங்க அனுமதிக்கின்ற விற்பனையாளரை தேர்வு செய்ய அனுமதிக்கிறது. RFP களை எழுதுவதற்கு ஏதுவான தரநிலை வடிவம் இல்லை என்றாலும், இந்த படிப்படியான அறிவுறுத்தல்கள் எந்தவொரு வியாபாரத்திற்கும் பயனுள்ள மற்றும் தெளிவான RFP ஐ உருவாக்க உதவுகிறது.

உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்

• சொல் செயலாக்க நிரலுடன் கணினி

• அச்சுப்பொறி (அஞ்சல் அனுப்ப)

• காகித (அஞ்சல் முகவரி)

• உறைகள் / அஞ்சல் (அஞ்சல் முகவரி)

• இணைய அணுகல் (மின்னஞ்சல் செய்ய)

உங்கள் தேவைகளை தீர்மானிக்கவும். நீங்கள் கேட்கிற அளவு சரியாக என்னவென்று தீர்மானிக்க நீங்கள் எவ்வளவு பணம் கொடுக்க தயாராக உள்ளீர்கள் என்பதை நீங்கள் தீர்மானிக்க வேண்டும். ஒரு RFP உங்கள் தேவையான "இருப்பு" (உங்கள் தேவைகள்) மற்றும் உங்கள் "நல்ல-க்கு-ஹவ்ஸ்" (உங்கள் வேண்டுகோள்) இரண்டையும் உள்ளடக்கும், ஆனால் ஒரு விற்பனையாளர் உங்கள் வியாபாரத்தை பெறுவதற்கு அல்லது விநியோகிக்க வேண்டியது என்ன என்பதை அடையாளம் காணவும்.. இந்த செயல்முறையின் இன்றியமையாத அம்சம் -உங்கள் தேவைகளை நீங்கள் தெளிவாக வரையறுக்க முடியாது என்றால், அந்த தேவைகளை பூர்த்தி செய்யும் திட்டங்களை நீங்கள் திரும்பப் பெறமாட்டீர்கள்.

ஒரு எல்லை வரைவு. மீண்டும், ஒரு RFP எவ்வாறு எழுதுவது என்பது பற்றி கடினமான மற்றும் வேகமான விதிகள் இல்லை என்றாலும், உங்களுக்கு மிகவும் துல்லியமான மற்றும் குறிப்பிட்ட தகவலை வழங்கவும். மிகவும் குறைந்தது, நீங்கள் ஒரு அறிமுகம் (உங்கள் நிறுவனம் ஒரு அறிமுகம் மட்டும், ஆனால் திட்டம் / தேவை மற்றும் எப்படி நீங்கள் இந்த தேவைப்படும் பார்க்க விரும்புகிறேன்), தேவைகள் ("வேண்டும் நீங்கள் எடுக்கும் பட்ஜெட், வரவு செலவு திட்டம் (எவ்வளவு செலவு செய்யத் தயாராக உள்ளீர்கள்), மற்றும் காலக்கெடுப்புகள் (நீங்கள் எவ்வளவு விரைவாக இதை செய்ய வேண்டும்) தீர்மானிக்க எடுக்கும் தேர்வு அளவுகோல். உங்களுடைய குறிப்பிட்ட RFP க்காக தேவைப்படும் பிரிவுகளை நீங்கள் சேர்த்தோ அல்லது கழிப்பதையோ காணலாம் அல்லது ஏதேனும் ஒரு விற்பனையாளர் ஏலத்திற்கு முன்பே தெரிந்துகொள்ள வேண்டிய கூடுதல் தகவலுக்கு துணைப் பாகங்களை சேர்க்கலாம்.

உங்கள் தேவைகள் பிரிவை வெளியேற்றவும். இது வழக்கமாக மிக நீண்ட பகுதியும், அதிக கவனம் தேவைப்படும் ஒன்றும் ஆகும். செயல்முறை ஒரு குறிப்பிட்ட மற்றும் அத்தியாவசியமான பகுதியாக இல்லாவிட்டால், நீங்கள் செய்ய வேண்டியது என்னவென்றால், நீங்கள் செய்ய வேண்டியது என்னவென்று சொல்லுங்கள். மேலும், உங்களுடைய "haves" (பயன்பாட்டு விருப்பம், வேண்டும் மற்றும் தேவை) மற்றும் "நல்ல-க்கு-ஹவ்ஸ்" (மே, முடியும், மற்றும் விருப்பம்) ஆகியவற்றுக்கு இடையில் வேறுபடுமாறு தெளிவான சொற்களைப் பயன்படுத்தவும்.

உங்கள் RFP எழுதுங்கள். எழுத்தாளர் தொகுதி இருந்தால், நீங்கள் மாதிரி RFP களுக்காக ஆன்லைனில் தேடலாம்.

எழுத்துப்பிழை மற்றும் உங்கள் RFP ஐ ஆதரிக்கவும். சில தொழில்களில், ஒரு தவறான தசம புள்ளி ஒரு பெரிய வித்தியாசத்தை ஏற்படுத்தும்.

உங்கள் RFP ஐ விநியோகிக்கவும். நீங்கள் தெரிந்துகொள்ளக்கூடிய சாத்தியமுள்ள விற்பனையாளர்களிடம் அதை மின்னஞ்சல் செய்யலாம் அல்லது மின்னஞ்சல் செய்யலாம் அல்லது உங்கள் நிறுவனத்தின் இணையதளத்தில் வைப்பது போன்ற மற்ற வழிகளில் இது கிடைக்கும்.

உங்கள் வென்ற முயற்சியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

குறிப்புகள்

• உங்களுடைய RFP 8 - 10 வாரங்களுக்கு முன் நீங்கள் திட்டம் அல்லது சேவை தேவை. இது திட்டவட்டங்களுக்கான வடிகட்டல்களுக்கு நேரத்தை அனுமதிக்கிறது மற்றும் சிறந்த முடிவை அடக்கமுடியாதபடி செய்ய அனுமதிக்கிறது.

  வெற்றிபெறும் முயற்சியைத் தீர்மானிக்க நீங்கள் தேர்ந்தெடுப்பதற்கான தேர்வளவை முன்கூட்டியே தீர்மானிக்கவும். அனைத்து நிறுவனங்களும் வெவ்வேறு வலிமையைக் கொண்டுள்ளன, அவற்றின் பன்முகத்தன்மையுடன் விளையாடுவதற்கான அவற்றின் முன்மொழிவு. நீங்கள் சிறந்த விலை, மிகவும் அனுபவம் வாய்ந்த விற்பனையாளர் அல்லது அதிவேகமான நேரத்தை எதிர்பார்க்கிறீர்களா?

  விற்பனையாளர்கள் தங்கள் திட்டங்களை ஒரு குறிப்பிட்ட வழியில் அல்லது வடிவமைப்பில் தயாரிக்க வேண்டும், ஆனால் அவற்றை RFP இல் குறிப்பிடுங்கள்.

எச்சரிக்கை

விற்பனையாளர் வழக்கமாக பெரும்பாலான தொழில்களில் ஒரு பொதுவான நடைமுறையாக தங்கள் சொந்த முன்மொழிவு / முயற்சியைத் தயார் செய்கிறார். இருப்பினும், உங்கள் RFP யில் இதை தெளிவாக வெளிப்படுத்த வேண்டும்.