வணிக அகராதியின்படி, ஒரு ஆவணம் மேலாண்மை அமைப்பு என்பது "ஆவணங்களை ஒழுங்கமைத்து நிர்வகிப்பதற்கு வடிவமைக்கப்பட்ட ஒரு மின்னணு முறை ஆகும். ஆவணங்களை அணுகுவதற்கு, திருத்த மற்றும் மையமாக சேமித்து வைக்கும் திறனுடன் கூடிய பயனர் இந்த ஆவணங்களைக் கொண்டு வழங்கப்படுகிறது. "வரலாற்று ஆவணங்கள் ஆவணங்களை எளிதாகக் குறிப்பதற்கு மின்னணு கோப்புகளாக மாற்றுவதற்கும் சேமிப்பக இடைவெளியை குறைப்பதற்கும் நிறுவனங்கள் பெரும்பாலும் இந்த அமைப்புகளைப் பயன்படுத்துகின்றன. பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் தங்களது நடவடிக்கைகளுடன் தொடர்புடைய சில வகை காகிதங்களை உருவாக்குகின்றன. இந்த ஆவணங்கள் நிர்வகிக்க சிறந்த வழி கண்டுபிடித்து நிறுவனத்தின் உள்நாட்டு பணிப்பாய்வு மேம்படுத்த முடியும்.
வணிக ஆவணங்களுக்கான உள்வரும் புள்ளிகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும். வியாபார உரிமையாளர்கள் மற்றும் மேலாளர்கள் எவ்வாறு தங்கள் நிறுவனத்திற்குள் நுழைய வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிக்க வேண்டும் மற்றும் அவற்றை மின்னணு முறையில் எவ்வாறு கைப்பற்றலாம் என்பதை முடிவு செய்ய வேண்டும்.
மின்னணுத் தகவலை கைப்பற்றுவதற்கு மென்பொருள் செயல்படுத்துதல். மின்னஞ்சல்கள் அல்லது வலைத்தளங்கள் வழியாக மின்னணுத் தகவலை அனுப்ப, விற்பனையாளர்கள், சப்ளையர்கள் அல்லது ஒத்த குழுக்கள் போன்ற நிறுவனங்கள் வெளிப்புறக் கட்சிகளைக் கோரலாம். இது ஆவணங்களை நேரடியாக ஒரு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பில் ஏற்றுவதற்கு அனுமதிக்கிறது.
காகித ஆவணங்களை ஒரு மின்னணு தாக்கல் அமைப்பிற்கு ஸ்கேன் செய்ய ஊழியர்களைத் தேவை. ஒரு பணியாளர் தனது பணியை முடித்தபின், நிறுவனத்தின் கணினி அல்லது சேவையக சேமிப்பகத்தில் அனைத்து தகவலையும் ஸ்கேன் செய்ய மேலாளர்கள் தேவைப்படலாம். பணியாளர் பின்னர் அசலான தகவலை அகற்ற அசல் அசைய முடியும்.
ஒரு ஆவணத்தை கண்டுபிடிக்கும் அமைப்பை அமைக்கவும். சேமிக்கப்பட்ட ஆவணங்களை விரைவாக கண்டுபிடிப்பதற்கான திறனை வரலாற்றுத் தகவலுக்காக தேடி ஒரு ஊழியரின் நேரத்தை குறைக்கலாம். தனிநபர்களுக்கான ஒரு நிலையான மின்னணு தாக்கல் முறையை நிறுவனங்கள் ஒரு பிந்தைய தேதியில் சேமிக்க மற்றும் கண்டுபிடிக்க வேண்டும்.
குறிப்புகள்
-
நிறுவனங்கள் தங்கள் ஆவண மேலாண்மை முறையை அவுட்சோர்ஸ் செய்ய முடிவு செய்யலாம். நிறுவனங்கள் தகவல்களை சேமிப்பதில் நிபுணத்துவம் பெற்றிருக்கலாம், எனவே ஒரு நிறுவனத்திற்கு ஆவணங்களுக்கான அதிகமான சேமிப்பு அளவு தேவைப்படாது.
எச்சரிக்கை
எலக்ட்ரானிக் ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகள் ஒரு நிறுவனத்திற்கு பல நன்மைகளை வழங்கும்போது, அவர்கள் குறைபாடுகளையும் கொண்டிருக்கலாம். கணினி அல்லது சேவையக செயலிழப்புக்கு எதிராக பாதுகாப்பதற்கான தகவலை ஆதரிப்பதன் மூலம் நிறுவனங்கள் தவறான அல்லது மோசடிகளிலிருந்து மின்னணு தகவல்களைப் பெற முடியும்.
