ஒரு ஆவணம் கட்டுப்பாட்டு அமைப்பின் நோக்கம் உங்கள் அமைப்பு பயன்படுத்தும் ஆவணங்களை பயனுள்ளதாகவும், தற்போதையதாகவும் உறுதிப்படுத்துவதாகும். மாஸ்டர் பட்டியல் என அறியப்படும் ஆவணங்களின் ஒரு எளிய பட்டியலைப் பயன்படுத்தி இது அடையப்படலாம்.
கொள்கை மற்றும் செயல்முறை கையேடு
உங்கள் கொள்கை மற்றும் நடைமுறை கையேட்டில் ஆவணம் கட்டுப்பாட்டை உரையாடுவது முதல் படி. கூடுதலாக, உங்கள் அமைப்பு ஆவணங்களின் மாஸ்டர் பட்டியலுக்கு பொறுப்பாக இருப்பதன் மூலம் ஆவணக் கட்டுப்பாட்டை மேற்பார்வை செய்ய ஒரு நிர்வாகியை அடையாளம் காண வேண்டும்.
ஆவணங்கள் மாஸ்டர் பட்டியல்
திறம்பட செயல்பட உங்கள் நிறுவனத்தில் உள்ள ஆவணங்களை அடையாளம் காணும் ஒரு முதன்மை பட்டியலை உருவாக்கவும். ஆவணங்கள் எடுத்துக்காட்டுகள் செயல்முறை கையேடுகள், தரமான கையேடுகள், பணி வழிமுறைகள் மற்றும் படிவங்கள் ஆகியவை அடங்கும். ஒரு பரவல் தாள் வடிவத்தைப் பயன்படுத்தி, ஆவணம் மற்றும் பதிப்பின் பெயரை உள்ளடக்குகிறது. வெளிப்புற ஆதாரத்திலிருந்து ஒரு கட்டளையிடப்பட்ட நடைமுறையை நீங்கள் குறிப்பிடுகிறீர்கள் என்றால், மாஸ்டர் பட்டியலில் உள்ள தரநிலையை குறிப்பிடுவது, கண்டு பிடிக்க உதவும்.
மறுபார்வை செயல்முறை
மாற்றியமைக்கப்பட்ட ஆவணங்களை மாஸ்டர் பட்டியலில் குறிப்பிட வேண்டும். உதாரணமாக, குவாலிட்டி அஷ்யூரன்ஸ் கொள்கை மற்றும் நடைமுறைகள், பதிப்பு B. உங்கள் சொந்த அடையாள அமைப்பு உருவாக்கலாம். சில நிறுவனங்கள் திருத்திய தேதிகளைப் பயன்படுத்துகின்றன. ஒரு செயல்முறை திருத்தப்பட்டால், நடைமுறையில் நீங்கள் குறிப்பிடும் படிவங்கள் அல்லது வழிமுறைகளை நீங்கள் மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும்.
