எப்படி உங்கள் அலுவலக கோப்புகளை ஏற்பாடு தேர்வு திறனை மற்றும் உற்பத்தி திறன் ஒரு முக்கிய தாக்கத்தை கொண்டுள்ளது. ஒரு கோப்பு முறைமை அலுவலகத்தில் எவ்வாறு கோப்புகளை பயன்படுத்துகிறது என்பதை அடிப்படையாகக் கொண்டது, கோப்புகளின் சிறப்பம்சங்கள் அடிக்கடி குறிப்பிடப்படுகின்றன, மேலும் கோப்புகள் எவ்வாறு கோரியுள்ளன என்பதைக் கோருகின்றன. இந்த கேள்விகளுக்கு பதிலளிப்பது உங்கள் கோப்புகளை ஒழுங்கமைக்க சிறந்த அமைப்பை தீர்மானிக்க உதவுகிறது.
உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்
-
தாக்கல் அமைச்சரவை
-
கோப்பு கோப்புறைகள்
-
கோப்பு லேபிள்கள்
பொருள் மூலம் எழுத்துக்களை அகலமாக்குவதா என்பதை நிர்ணயிக்கலாம், எண்முறையில் முன்னரே தீர்மானிக்கப்பட்ட எண் முறைமை அல்லது காலவரிசைப்படி உருவாக்கப்பட்ட தேதியையோ அல்லது தேதியையோ காலவரையறையின் மூலம் நிர்வகிக்கலாம். தற்காலிக மற்றும் நிரந்தர கோப்புகளை உருவாக்கவும். தற்காலிக கோப்புகள் தற்பொழுது செயலில் இருக்கும் கோப்புகள், அவை முடிவடையும் தேதி தாக்கல் செய்யப்படலாம் அல்லது காப்பகப்படுத்தப்பட்ட கோப்புகளுடன் வைக்கப்படலாம். தற்காலிக கோப்புகளுக்கான எடுத்துக்காட்டுகள், தற்போதைய செயல்திட்டங்கள், செயல் பொருட்கள் மற்றும் பொருட்கள் வாசிக்கப்பட வேண்டியவை. நிரந்தர கோப்புகள் பெரும்பாலும் அணுகப்படாதவை ஆனால் எதிர்கால குறிப்புகளுக்கு காப்பகங்களில் வைக்கப்பட வேண்டும்.
குறிப்பிடப்பட்ட ஆவணத்தில் உங்கள் லேபிள் தலைப்புகள் மற்றும் வரையறைகள் எழுதவும். எடுத்துக்காட்டுக்கு, நீங்கள் ஒரு எண் தாக்கல் முறையைப் பயன்படுத்தினால், ஒவ்வொரு பொருளுக்கும் பொருந்தும் ஒவ்வொரு விஷயத்தையும் எழுதவும், அந்த விஷயத்திற்குள் சேர்க்கப்படும் ஆவணங்களின் உதாரணங்களை பட்டியலிடவும். இது ஆவணங்களை தாக்கல் செய்யும் போது நிலைத்தன்மையை பராமரிக்க உதவுகிறது.
தற்காலிக ஆவணங்கள், நிரந்தர ஆவணங்கள் மற்றும் குப்பைக்கு குவியல் உருவாக்கவும். தாக்கல் செய்யும் முறைமையில் உள்ளிட்ட ஆவணங்களை முன்வைக்க. சேமிக்கப்பட வேண்டியதில்லை என்று கோப்பில் குறிப்பிட வேண்டாம்.
கோப்பு சேமிப்பு இருப்பிடத்தைத் தேர்வுசெய்க. தற்காலிக செயலில் உள்ள கோப்புகள் உங்கள் மேசைக் கலப்பையில் தாங்கள் எளிதாக அணுகக்கூடிய இடங்களில் தாக்கல் செய்ய வேண்டும் என்று நீங்கள் முடிவு செய்யலாம். ஊழியர்களிடையே பகிரப்பட்ட கோப்புகள் மத்திய அலுவலகத்தில் அலுவலகத்தில் இருக்க வேண்டும். வாடிக்கையாளர்களின் தனிப்பட்ட தகவல்களை உள்ளடக்கிய கோப்புகள் போன்ற, பாதுகாக்கப்பட வேண்டிய கோப்புகளுடன் நீங்கள் பணியாற்றினால், ஒரு பூட்டுதல் கோப்பு அமைச்சரவைப் பயன்படுத்துங்கள், அலுவலகத்தில் அணுகக்கூடியவர்கள் யார் என்பதை தீர்மானிக்கவும்.
உங்கள் கோப்புகளை உருவாக்கவும். உங்கள் அகரவரிசை, எண் அல்லது காலவரிசை முறையுடன் லேபிள் கோப்புகள். நீங்கள் உங்கள் லேபிள் தலைப்புகள் குறிப்பிட்ட இருக்க வேண்டும் என்று நினைவில், நீங்கள் பல வகையான ஆவணங்களை உள்ளடக்கியது பரந்த தலைப்புகள் வேண்டும். உதாரணமாக, ஒரு குறிப்பிட்ட கூட்டத்தின் பெயரைக் கொண்டு ஒரு கோப்பு பெயரிடுவதைக் காட்டிலும், ஒரு வருடத்தில் கலந்துகொள்ளும் கூட்டங்களுக்கு ஒரு கோப்பை உருவாக்குவதோடு அதில் எல்லா ஆவணங்களையும் சேமித்து வைக்கவும். இது ஒன்று அல்லது இரண்டு ஆவணங்களை மட்டுமே சேமித்து வைக்கும் பல கோப்புகளை உருவாக்கும்.
குறிப்புகள்
-
எளிய எப்போதும் நல்லது என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் மற்றும் ஊழியர்கள் நினைவில் கடினம் என்று சிக்கலான தாக்கல் அமைப்புகள் தவிர்க்க முயற்சி. பில் செலுத்துதல் அல்லது விலைப்பட்டியல் போன்ற குறிப்பிட்ட குறிப்பிட்ட பணிக்கான ஒரு டிக்கர் கோப்பைப் பயன்படுத்தவும். பணிகளைப் பொறுத்து உங்கள் டிக்லெர் கோப்பை மாதம் அல்லது நாளன்று ஏற்பாடு செய்யுங்கள். கோப்பைகளை எறிந்து அல்லது நிரந்தர கோப்பில் அவற்றை நகர்த்துவதன் மூலம் பணிகளை நிறைவு செய்யுங்கள்.
