கொள்கைகள் மற்றும் நடைமுறைகளால் இயக்கப்பட்ட பெரும்பாலான வணிக செயல்பாடுகள் குழப்பம் மற்றும் ஒழுங்கற்றவை. ரெகார்ட்ஸ் தக்கவைத்தல் வணிகத்தின் மிகுந்த உற்சாகமான அம்சங்களில் ஒன்றல்ல, ஆனால் இது மிக முக்கியமான ஒன்றாகும். ஆவணம் சேமிப்பிற்காக ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட அமைப்பு பயனற்ற பதிவுகளை அகற்றும் மற்றும் தணிக்கை நிகழ்வில் வணிகத்தை பாதுகாக்கிறது. அதை வைத்து போது அதை அறிய போது மற்றும் டாஸில் ஒரு வெற்றிகரமான வணிக நடவடிக்கை வளரும் ஒரு முக்கியமான நடவடிக்கை ஆகும்.
யுனிவர்சல் தக்கவைப்பு அட்டவணை
எல்லா துறைகள் அனைவருக்கும் உலகளாவிய ஆவணங்களை தக்கவைத்துக்கொள்வதற்கான அனைத்து அமைப்புகளும் ஒரு நிறுவனத்தை உருவாக்க வேண்டும். இது பதிவுகளை சேமித்து வைக்கும் போது அதே பக்கத்தில் அனைவருக்கும் கிடைக்கும். உங்கள் வணிகத்திற்கும், இயக்கத்துக்கும் உள்ள சட்டங்களுக்கும் சட்டங்களுக்கும் ஆராய்ச்சி செய்யுங்கள். உதாரணமாக, ஒரு சட்ட நிறுவனம் ஒரு சிறிய மளிகை கடையைவிட வேறுபட்ட தேவைகளைக் கொண்டிருக்கலாம். தேவைப்பட்டால், இந்த அமைப்பை உருவாக்க ஒரு வழக்கறிஞர் ஆலோசிக்கவும். செயல்பாடு மற்றும் துறையின் அடிப்படையில் திட்டத்தை அட்டவணைப்படுத்தவும். ஒரு அட்டவணையை உருவாக்கவும் மற்றும் வகைப்படுத்தல் குறியீடுகளை ஒதுக்கவும்.
பதிவுகள் சரக்கு
தக்க வைத்துக் கொள்வதில் பதிவுகளின் பட்டியல் ஒரு முக்கியமான படியாகும். இது உங்கள் நிறுவனத்திற்குள் உள்ள எல்லா பதிவுகளிலும், மின்னணு மற்றும் காகிதத்தின் துல்லியமான பட்டியலாகும். பட்டியல் "ஜெனரல் லெட்ஜர்", மற்றும் ஆவணத்தின் இருப்பிடம் போன்ற ஒவ்வொரு பதிவிற்கும் ஒரு தலைப்பு விவரிக்க வேண்டும். கூடுதலாக, பதிவுகள் ஒரு வகைப்படுத்தல் அடங்கும். இது உங்கள் நிறுவனம் அட்டவணையை அடிப்படையாகக் கொண்டிருக்கும் தராதரமாக இருக்கும். உதாரணமாக, ஒரு விரிதாளையை எழுதுங்கள்; முதல் பத்தியில் ஒரு தலைப்பு, "கணக்குகள் செலுத்தும் வயதான அறிக்கை." இரண்டாவது பத்தியில் தலைப்பு ஒரு வகைப்படுத்தப்படும், "கணக்குகள் செலுத்தத்தக்கது." வரிசை மூன்று "துறையானது" ஒரு துறையாக இருக்கலாம். விரிதாளின் மீதமுள்ள இடம், "கிழக்கு சேமிப்பு அறை, அமைச்சரவை நான்கு" மற்றும்"
ஆவண மதிப்பீடுகள்
மதிப்பீட்டு செயல்முறை, தக்க வைத்துக் கொள்ளும் காலத்தை தாண்டிய ஆவணங்களை அகற்றுவதற்காக, தளத்தில் பதிவுகளை ஒரு நிறுவன அளவிலான பகுப்பாய்வு செய்ய வேண்டும். இந்த வீட்டை சுத்தம் செய்வது அதிகப்படியான பதிவுகளை உருவாக்குவதை நீக்குகிறது. பதிவுகள் பட்டியல் பட்டியல் பயன்படுத்தி, காலாவதியான ஆவணங்கள் அழிக்க. முடிந்ததும், அனைத்து சேமிப்பகத்தையும் மதிப்பாய்வு செய்து, சரக்கு பட்டியலை புதுப்பிக்கவும். இந்த நேரத்தில், கடைசி மதிப்பீட்டிலிருந்து இயற்றப்பட்ட எந்த மாற்றங்களையும் அங்கீகரிக்க சட்டங்களை ஆராயுங்கள். ஆண்டுதோறும், காலாண்டு அல்லது மாதாந்திரத் திட்டங்களைத் திட்டமிடுங்கள்.
