உங்களுடைய காப்பீட்டு நிறுவனத்துடன் ஒரு சிக்கல் இருந்தால், பிரச்சனையைத் தீர்க்க ஒரு கடித கடிதத்தின் வடிவத்தில் உங்கள் கதையை எழுதுங்கள். ஒரு கடிதம் உங்கள் கவலையின் பிரத்தியேகங்களைக் குறிப்பிடுவதற்கும், பொருத்தமான தகவலைக் குறிப்பிடுவதற்கும், காகிதத் தாள்களை உருவாக்குவதற்கும் உங்களை அனுமதிக்கிறது.
உன் உரிமைகளை தெரிந்துக்கொள்
உங்கள் கொள்கை கையேடு வழியாக செல்லுங்கள் மற்றும் உங்கள் உரிமைகள் மீது ஒரு கொள்கை வைத்திருப்பவர் எனப் படிக்கவும். உன்னுடைய கடிதத்தில் அவற்றைப் பற்றி நீங்கள் கூறும் பிரிவுகளுக்குப் பார். உங்கள் கடிதம் கம்பனிக்கு விருப்பமின்றி உரையாற்றுவதாக இருந்தால், அவை கையொப்பமிடப்படவில்லை எனில், கையேட்டில் உங்கள் வாதத்தை ஆதரிப்பதற்கான ஆதாரங்களைக் கண்டறியவும். உதாரணமாக, "வழக்கமாக வருடாந்த இரத்த பரிசோதனையின்போது, 13 ஆம் பக்கத்தில், கையேட்டின் பகுப்பு C இல் உள்ள கோரிக்கையை நீங்கள் நிராகரித்த போதிலும், வழக்கமான இரண்டு ஆண்டு இரத்த பரிசோதனை இந்த கொள்கையின் ஒரு மறைமுக நன்மையாகும் என்று பத்தி 2 தெளிவாக கூறுகிறது. உங்கள் குறிப்புக்கு இந்த பிரிவின் நகலை இணைக்கிறேன்."
குறிப்பிட்டதாக இரு
நீங்கள் எழுதும் எல்லாவற்றையும் பற்றி குறிப்பிட்டிருங்கள். ஒரு கம்பெனி பிரதிநிதியுடன் நீங்கள் பேசியிருந்தால், முரட்டுத்தனமாகவும் திறமையற்றவராகவும் பேசியிருந்தால், ஊழியர்கள் முரட்டுத்தனமாக இருப்பதாகக் கூறும் ஒரு பொதுவான புகாரை எழுதுங்கள் - விரிவாகச் செல்லுங்கள். உதாரணமாக, "ஜனவரி 5, 2015 அன்று உங்கள் வாடிக்கையாளர் சேவையை நான் அழைத்தேன் மற்றும் வாண்டா ஸ்மித் உடன் # 12345 பற்றி பேசினார். என் கழிப்பறையைப் பிரதிபலிக்காத மசோதா குறித்து நான் விவாதித்தபோது, நான் முட்டாள் என்று சொன்னேன், நான் என் வாயை அடைத்து வைத்துக் கொடுக்க வேண்டும். இது உங்கள் நிறுவனம் ஊக்குவிக்க முயற்சிக்கும் படம் மோசமாக குறிப்பிடப்படாத தொழில்முறை நடத்தை என்று நான் கண்டறிந்தேன்."
வழிகாட்டுதல்கள் ஒட்டிக்கொள்கின்றன
அனைத்து காப்பீட்டு நிறுவனங்கள் குறைகளை தாக்கல் செய்ய பல்வேறு செயல்முறைகள் உள்ளன. நிறுவனத்தின் கொள்கையில் உங்கள் கொள்கை கையேட்டில் அவற்றைக் காணலாம் அல்லது நிறுவனத்தின் வாடிக்கையாளர் சேவை தொலைபேசி எண்ணை அழைக்கலாம். சிறந்த முடிவுகளுக்காக, உங்கள் கடிதத்தை சரியான துறையிடமிருந்து உறுதிப்படுத்திக்கொள்ள கடிதத்திற்கு சமர்ப்பிப்பதற்கான வழிகாட்டுதல்களைப் பின்பற்றவும், சரியான நேரத்தில் உரையாற்றவும். அனைத்து ஆவணங்களிலும் உங்கள் பெயர் மற்றும் கொள்கை எண் ஆகியவை அடங்கும், குறிப்பு அல்லது உரிமைகோரல் எண்கள் பொருத்தமானவை மற்றும் எப்போதும் நகல்களை அனுப்பவும் - அசல் ஆவணங்களை உங்களோடு வைத்திருக்கவும்.
இணைப்புகளைச் சேர்க்கவும்
எந்த நேரத்திலும் நீங்கள் ஒரு காப்பீட்டு நிறுவனத்துடன் கையாளுகிறீர்கள், உங்கள் கடிதத்துடன் தொடர்புடைய அனைத்து கடிதங்கள், தொலைபேசி உரையாடல்கள் மற்றும் கடிதங்கள் ஆகியவற்றை பதிவு செய்யுங்கள். உதாரணமாக, கார் அல்லது வீட்டு பராமரிப்பு, மருத்துவ பதிவு மற்றும் மதிப்பிடக்கூடிய மதிப்புமிக்க மதிப்பீடுகளுக்கான மதிப்பீட்டிற்கான மதிப்பீடுகள். நீங்கள் அனுப்பும் மற்றும் கடிதங்கள் மற்றும் நீங்கள் பேசும் நபர்களின் பெயர்கள் மற்றும் நீட்டிப்புகள் ஆகியவற்றைப் பதிவு செய்யும் விவரங்களை ஒரு பதிவையும் பதிவு செய்யவும். நீங்கள் கடித கடிதங்களை எழுதுகையில், உங்கள் விஷயத்தை ஆதரிக்க உங்கள் தரவு அனைத்தையும் நீங்கள் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம், அவசியமான படிவத்தின் நகல்களை இணைக்க வேண்டும்.
அதை எளிதாக்குங்கள்
உங்கள் கடிதத்துடன் நீங்கள் அடைய விரும்பும்தைக் கூறவும், காப்பீட்டு நிறுவனத்தை இணங்க வைப்பதற்கும் இதை எளிதாக்குகிறது. உதாரணமாக, "என் மருத்துவரின் அலுவலகத்தை பின்வரும் எண்ணில் தொடர்பு கொள்ளவும், என் முந்தைய கடிதத்தில் கோடிட்டுக் காட்டிய பில்லிங் பிழைகளை சரிசெய்யவும் விரும்புகிறேன்." மேல் முறையீடு செய்வதற்கு ஒரு காலக்கெடு இருந்தால், அதனுடன் இணைந்திருங்கள். உங்களுடைய கடிதத்துடன் உங்கள் பிரச்சினையைத் தீர்க்கவோ அல்லது தீர்க்கவோ முடியாவிட்டால், உங்கள் மாநில காப்பீட்டு கமிஷனரை தொடர்பு கொள்ளுங்கள்.
