ஒரு குழுவினருக்குள்ளே பல்வேறு துறைகள் மற்றும் குழுக்களுக்கு தகவல் பரப்ப பயன்படும் திறமையான கூட்டங்கள் குழு விளக்கங்கள். ஒரு மாநாட்டில் கலந்துரையாடலை நடத்துவது அவசியமாக ஏற்பாடு செய்யப்பட வேண்டும் என்பதோடு ஒரு தொகுப்பு நிகழ்ச்சி நிரலை வைத்திருக்க வேண்டும், ஏனென்றால் நேரத்தை வீணாக்காமல் மிகவும் பொருத்தமான தகவல் வழங்கப்பட வேண்டும். பொருந்தாத மற்ற தகவல்கள் மற்றொரு கூட்டத்திற்கு சேமிக்கப்படலாம். சரியாக ஒழுங்கமைக்கப்பட்டால், உறுப்பினர்கள் கருத்துக்கள் மற்றும் புதுப்பிப்புகளை வழங்குவதற்கு சுருக்கமான அமர்வுகளும் அனுமதிக்கின்றன.
ஒவ்வொரு தலைப்பும் கலந்துரையாடப்படும் குறிப்பிட்ட கால அளவோடு ஒரு திட்டத்தைத் தயாரிக்கவும். ஒரு நிகழ்ச்சி நிரல் அனைவருக்கும் பணிபுரிய உதவுகிறது, மேலும் மாநாட்டில் எதிர்பார்ப்பது என்னவென்பதை அவர்களுக்குத் தெரிந்துகொள்ள உதவுகிறது. உங்கள் நிகழ்ச்சி நிரலில் முக்கியமான மற்றும் பொருத்தமான தகவலை மட்டும் பட்டியலிடுங்கள். குழுவின் கலந்துரையாடலின் முடிவில் நேரத்தை விடுங்கள்.
மின்னஞ்சல், ஃபேக்ஸ் அல்லது ஃபோன் மூலம் நேரத்திற்கு முன்னர் தொடர்பு கொள்ளும் நபர்களைத் தொடர்புகொள்வதால் கூட்டத்தில் விவாதிக்கப்பட வேண்டிய அவர்களின் பொருள் தயாரிக்கலாம். பல உறுப்பினர்கள் விளக்கப்படங்களின் வெவ்வேறு பகுதிகளுக்கு பங்களிக்க அனுமதிக்கலாம். தயாரிப்பதற்கு போதுமான நேரத்தை கொடுங்கள், மேலும் அவர்களுக்கு ஒரு கால அளவை வழங்குவதால், அவர்கள் வழங்கும் தகவல் சுருக்கமாகவும் உங்கள் நிகழ்ச்சி நிரலின் ஒதுக்கப்பட்ட பகுதிக்கு பொருந்தும்.
அமைப்பு அல்லது துறை உருவாக்கும் முன்னேற்றம் போன்ற நல்ல செய்தி உங்கள் சந்திப்பைத் தொடங்குங்கள். நடைமுறைப்படுத்தப்படும் எதிர்கால கொள்கைகளையும் நடைமுறைகளையும் பற்றி விவாதிக்கவும். நீங்கள் முன்வைக்கும் எதிர்கால திட்டங்களில் ஒருங்கிணைந்த நபர்களைத் தேர்வுசெய்து, அடுத்த சந்திப்புக்கு முன்னர் சந்திக்கப்பட வேண்டிய இலக்குகளை பட்டியலிடவும்.
விவாதிக்கப்படும் எந்த திறந்த கேள்விகளுக்கும் கவலைகளுக்கும் கூடுதல் நிமிடங்கள் ஒதுக்குங்கள். ஆரம்பத்தில் உங்கள் நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்கும்போது அந்த பாடங்களை நீங்கள் எதிர்பார்க்கவில்லை. கூடுதல் நேரம் கூட உறுப்பினர்கள் எந்த குறைபாடுகள் அல்லது அடுத்த மாநாட்டில் அமர்வு மூலம் ஒரு குறிப்பிட்ட பணியை அடைவதை தடுக்க முடியும் சிக்கல்களை பற்றி தெரிவிக்க அனுமதிக்கிறது.
