ஒரு கடிதத்துடன் அலுவலக ஊழியர்களுக்கான மாற்றீட்டுக்கான குடியிருப்பாளர்களை நான் எவ்வாறு அறிவிக்கிறேன்?

நில உரிமையாளர்கள் அலுவலக ஊழியர்களை மாற்றும்போது, ​​அந்த மாற்றங்கள், குறிப்பாக குடியிருப்போருடன் அடிக்கடி தொடர்புகொண்டுள்ள ஊழியர்களின் ஆலோசகர்களை ஆலோசனை செய்வது பயனுள்ளதாக இருக்கும். கடிதத்தால் ஊழியர்கள் மற்றும் இதர குறிப்பிடத்தக்க மாற்றங்களை ஆலோசிக்க எளிதானது.

மாற்றம் மூலம் பாதிக்கப்படும் அனைத்து குடியிருப்போரின் பெயர்கள் மற்றும் முகவரிகள் பட்டியலை சேகரிக்கவும். உதாரணமாக, நீங்கள் பல இடங்களில் இடத்தை வாடகைக்கு எடுத்துக் கொண்டால், ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட வாடகை அலுவலகங்களை இயக்கினால், மாற்றம் ஏற்படும் இடத்தில் வாடகை அலுவலகத்தைச் சமாளிப்பவர்களுடனான மாற்றத்தை மட்டுமே நீங்கள் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும். நீங்கள் ஒரு அலுவலகத்தை வைத்திருந்தால், நிச்சயமாக, அனைத்து குடியிருப்பாளர்களையும் எச்சரிக்கவும்.

நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட் மேல் கடிதம் அதை "அதிகாரப்பூர்வமாக" உருவாக்கவும், பெரும்பாலான கடிதங்கள் விநியோகிக்கப்படும் தேதிக்கு நீங்கள் தேதியிடவும். ஒவ்வொரு கடிதத்தையும் தனிப்பயனாக்க mailmerge தொழில்நுட்பத்தை பயன்படுத்தவும் அல்லது ஒவ்வொரு கடிதத்தையும் "அன்பே குடியிருப்பாளர்" மூலம் நீங்கள் பொதுவான வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்தலாம்.

கடிதத்தின் உள்ளடக்கம் குறுகியதாகவும், வணிக ரீதியாகவும் இருக்க வேண்டும், மேலும் பொதுவாக இரண்டு பத்திகளை உள்ளடக்க வேண்டும், அதோடு ஒரு இறுதிப் பத்தியும் எடுக்க வேண்டும். முதல் பத்தியில் பணியாளர்களின் மாற்றத்தை அறிவிக்கவும். புதிய ஊழியர் வெளிநடப்பு ஊழியரின் அனைத்து கடமைகளையும் ஏற்றுக் கொண்டால், கடமைகளை பட்டியலிடுங்கள்: "ஜென்னி ஸ்மித் மார்ச் 12 அன்று நிறுவனத்தை விட்டு விலகுவார், மேரி ஜோன்ஸ் என்பவரால் மாற்றப்படுவார், அவர் குடிமக்கள் புகார், பராமரிப்பு கோரிக்கைகள், வாடகைகளை சேகரித்து அனைத்து தொடர்புடைய கேள்விகளுக்கும் பதிலளிப்பது."

மறுபுறம், வெளி ஊழியரால் முன்னர் செய்யப்பட்ட கடமைகளை ஏற்கனவே இருக்கும் மற்றும் / அல்லது புதிய ஊழியர்களிடமிருந்து விநியோகிக்கப்பட்டால், முதல் பாராவில் இது தெளிவானது; உதாரணமாக: "ஜென்னி ஸ்மித் மார்ச் 12 ம் திகதி நிறுவனத்தை விட்டு விலகுவார், அதற்குப் பதிலாக மேரி ஜோன்ஸ், குடிமகன் புகார் மற்றும் பராமரிப்பு கோரிக்கைகளுக்கு பொறுப்பானவர், ஜோ வொட் வாடகைகளை சேகரித்தல் மற்றும் தொடர்புடைய எல்லா கேள்விகளுக்கும் பதிலளிப்பார்."

இரண்டாவது பத்தியில், எல்லா தேதியிடப்பட்ட தேதியையும் உள்ளடக்கியது; பல சந்தர்ப்பங்களில், உதாரணமாக, ஒரு பணியாளர் ஒரு வெள்ளிக்கிழமை விட்டு பின்னர் மாற்று திங்கள் அறிக்கை. மற்ற சந்தர்ப்பங்களில், புறப்படும் ஊழியர் ஒருவரைப் பயிற்றுவிக்கும் அதே நேரத்தில் குறுகிய காலப்பகுதி இருக்கிறது. அடுத்த பத்தியினை மாற்றுவதன் மூலம், மாற்றத்தின் தேதியிலிருந்து, அனைத்து முக்கிய கேள்விகளும், கருத்துகளும், சிக்கல்களும் அவர்களுக்கு புதிதாக பொறுப்பேற்ற மக்களுக்கு நேரடியாக அனுப்பப்பட வேண்டும், அவற்றை மீண்டும் பெயரிட வேண்டும். உதாரணமாக, "மார்ச் 15 தொடங்கி, மேரி ஜோன்ஸிற்கு புகார் மற்றும் பராமரிப்பு கோரிக்கைகளை பிரயோகிக்கவும் மற்றும் வாடகைக்கு எதனையும் செய்ய ஜோ வெட் உடன் தொடர்பு கொள்ளவும்."

கடைசி பாராவில், எந்தவொரு கவலையும், கருத்துக்களும் அல்லது கேள்விகளும் உங்களுக்குத் தெரிந்துகொள்ள தயங்க வேண்டும் என்று வாடகைதாரர்களுக்குத் தெரிவிக்கவும். "உண்மையுள்ள," தொடர்ந்து உங்கள் பெயரை கையெழுத்திடுங்கள்.

குறிப்புகள்

• நிலப்பிரபுக்கள் அல்லது அவர்களின் ஊழியர்கள் இந்த வகையான கடிதங்களை ஒப்படைக்கவோ அல்லது அனுப்பவோ முடியும்; மாறி மாறி, அவை வாடகை ரசீதுகளால் விநியோகிக்கப்படுகின்றன.

  விஷயங்கள் வெளிப்படையாக இருந்தாலும்கூட, குழப்பம் மற்றும் அதிக தகவலை வழங்குவதற்கான விருப்பத்தை எதிர்க்கவும். "ஜெனி ஸ்மித் ஒரு குழந்தையைப் பெறுகிறார்," அல்லது "ஜென்னி ஸ்மித் திருமணம் செய்துகொள்கிறார் மற்றும் தேனிலவுக்குப் போகிறாள், பின்னர் மாநிலத்திலிருந்து வெளியேறுகிறார்" இருவரும் மிகவும் அதிகமான தகவல்கள் கொடுக்கும் உதாரணங்கள். அவள் தேர்வு செய்யும் யாருடன் ஜென்னீவைப் பகிர்ந்து கொள்ளவும், உங்கள் கடிதத்தை வணிகத்திற்கு தேவையானதைக் கட்டுப்படுத்தவும் அனுமதிக்கவும்.