உங்கள் நிறுவனங்களின் மாத்திரைகள் முழுமையான இணக்கத்தன்மையுடன் இருந்தால், அந்த சட்டங்களை பரிந்துரைப்பதற்காக நீங்கள் இயக்குநர்கள் கூட்டங்களை நடத்த வேண்டும். உறுப்பினர்கள் இந்த கூட்டங்களில் எடுக்கும் நடவடிக்கைகள் மீது கட்டுப்பாட்டைக் கொண்டுள்ளனர், ஆனால் கூட்டங்கள் எவ்வாறு தொடர்கின்றன என்பதைக் குறித்து அவர்கள் குறைவாகவே கூறுகின்றனர். நீதிமன்ற ஆவணங்களால் சட்ட ஆவணங்கள் எனக் கருதப்படும் கூட்டங்களின் நிமிடங்களில் வணிக ஆலோசகர் கார்ட்டர் மக்நமாரா இவ்வாறு குறிப்பிடுகிறார், "… அது நிமிடங்களில் இல்லை என்றால் அது நடக்காது."
நிர்வாக உதவி மாதிரியில் ஒரு மாதிரி நிகழ்ச்சி நிரலை மறுபரிசீலனை செய்வதன் மூலம், ஒரு வாரிய இயக்குநர்களின் சந்திப்பில் என்ன மாறுகிறது என்பதைக் கண்டுபிடிக்கவும். உங்கள் நிறுவனத்தின் கலாச்சாரம் மற்றும் நோக்கத்திற்கு பொருந்துமாறு இந்த நிகழ்ச்சிநிரலைத் தனிப்பயனாக்கவும். (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
சந்திப்பின் நிமிடங்களை எடுப்பதற்கு ஒருவரை நியமித்தல் - வழக்கமாக குழு செயலாளர். சந்திப்பு, பங்கேற்பாளர்கள், இயக்கங்கள், வாக்களிக்கும் பங்கேற்பாளரைத் தடுக்கும் வட்டி மோதல்கள், வாக்களிப்பதில் இருந்து வாக்கெடுப்பு ஆகியவற்றை தடுக்கும் வட்டி முரண்பாடுகள், கொடுக்கப்பட்ட காரணங்கள் கூட்டம் முடிவடைந்தது மற்றும் நிமிடங்களை தயார் செய்தவர்.
ஒரு கோரம் - நடவடிக்கை எடுக்க எடுக்கும் உறுப்பினர்கள் குறைந்தபட்சம் இருந்தால், முடிவு செய்யுங்கள். சட்டம் கையேடு கீழ் சிகாகோ வழக்கறிஞர்கள் 'சிவில் உரிமைகள் குழுவின் பரிந்துரை என, எத்தனை உறுப்பினர்கள் ஒரு கோரிக்கை தேவை என்பதை கண்டுபிடிக்க மூலம் சட்டங்களை சரிபார்க்க. பெரும்பாலான நிறுவனங்களில், ஒரு சாதாரண பெரும்பான்மை செய்யும். உதாரணமாக, ஆறு உறுப்பினர்கள் இருந்திருந்தால், பத்து உறுப்பினர்களுடன் ஒரு குழுவில் ஒரு குவரம் இருக்கும்.
முகாமைத்துவ உதவியின் மாதிரி நிமிடங்களில், குழு தலைவர் குழு கூட்டத்தை அழைக்க வேண்டும். செயலாளர் குழு உறுப்பினர்களின் பெயர்களை அவர்கள் உரையாடுகையில் சத்தமாக பதிலளிப்பதன் மூலம் அழைக்க வேண்டும்.
குழு உறுப்பினர்கள் முந்தைய கூட்டத்தில் இருந்து நிமிடங்களை மதிப்பாய்வு செய்தால், மாற்றங்கள் பரிந்துரைக்கப்பட்டால், கேளுங்கள். பிற மாற்றங்களை ஏற்றுக் கொண்டால் பிற உறுப்பினர்களைக் கேட்கவும். ஒப்பந்தம் மற்றும் கருத்து வேறுபாடு என்பதை கவனியுங்கள். மாற்றங்கள் செய்யப்பட வேண்டுமா என வாக்களிக்கவும். பெரும்பான்மை வாக்குகள் ஆமாம் என்றால், அடுத்த கூட்டத்தில் ஒப்புதல் பெற அனைத்து உறுப்பினர்களுக்கும் மாற்றங்கள் செய்யப்படும் மற்றும் விநியோகிக்கப்படும் என்று அறிவிக்க வேண்டும்.
கடைசி கூட்டத்திற்குப் பின் நிகழ்வுகள் குறித்து அறிக்கை செய்ய குழுக் குழுக்களை கேளுங்கள். மாநகராரா மாதிரி நிமிடங்களில் கூட்டங்கள் அல்லது அவர்கள் கலந்து கொண்ட நிகழ்வுகளை விவரிக்கும் உறுப்பினர்களை எவ்வாறு குறிக்கிறது என்பதை கவனிக்கவும்.
ஒரு பணியை நிறைவேற்றுவதற்கு குழு உறுப்பினர்களால் செய்யப்பட்ட இயக்கங்களின் மீது வாக்களிக்கவும். இயக்கங்களின் எடுத்துக்காட்டுகள் மானியங்களை எழுதுவதற்கும், காசோலைப் பட்டியலையும், நிதி அறிக்கையையும் அங்கீகரிப்பதும், நோயுற்றவர்களுக்கான பரிசுகளை அனுப்புவதும் ஒரு ஆலோசகராக பணியாற்றுகின்றன.
குழு உறுப்பினர்கள் "புதிய வணிகம்", அல்லது வரவிருக்கும் நிகழ்வுகள் குறித்து தெரிவிக்க வேண்டும். மாநாடுகள் கலந்துகொள்கிறார்களா? அல்லது, ஒரு குறிப்பிட்ட விடயத்தில் ஆலோசனையைக் கேட்கிறீர்களா?
சந்திப்பிற்கு ஒத்திவைக்கப்பட்டு, ஒத்திவைக்கப்பட்ட நேரத்தை அறிவிக்க வேண்டும். அடுத்த சந்திப்பின் தேதி, நேரம் மற்றும் இடம் ஆகியவற்றை கொடுங்கள். வாரியம் அல்லாத உறுப்பினர்கள் அனுமதிக்கப்படாத "நிர்வாக" அமர்வுகளில் கூட்டம் தொடரும் என்பதைக் குறிப்பிடவும்.
