ஒரு செலவின அறிக்கை எழுதுவது எப்படி

தங்கள் சொந்த நிதிகளிலிருந்து அங்கீகரிக்கப்பட்ட வணிக செலவினங்களுக்காக பணம் செலுத்தும் ஊழியர்கள் பொதுவாக தங்கள் முதலாளிகளிடமிருந்து திரும்பப் பெறுவார்கள் என்று எதிர்பார்க்கலாம். செலவுகள் துல்லியமாக நிறுவனத்தின் பேஸ்புக்கில் பதிவு செய்யப்படுமென அத்தகைய இழப்பீடு மற்றும் உத்தரவாதத்தை எளிதாக்குவதற்கு, அத்தகைய பாக்கெட் செலவினங்களைப் பற்றிய விரிவான அறிக்கையை ஊழியர்கள் எதிர்பார்க்கிறார்கள்.

உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்

• கணினி

• கணினி அச்சுப்பொறி

• (விரும்பினால்) நிறுவனத்தின் செலவு அறிக்கை அறிக்கை

உங்கள் நிறுவனம் ஒரு கட்டண அறிக்கை அறிக்கையை வழங்கினால், அதை அணுகலாம் மற்றும் அதன் திசைகளைப் பின்பற்றவும்.

இல்லையெனில், உங்கள் ரசீதுகளை ஒன்றாக சேர்த்து, காலவரிசைப்படி அவற்றை வைக்கவும். நீங்கள் ஆட்டோமொபைல் மைலேஜ் மற்றும் ஹோட்டல் விற்பனை இயந்திரங்களில் இருந்து வாங்கிய செய்தித்தாள்கள் மற்றும் சாப்பாடு போன்ற சம்பவங்கள் போன்ற ரசீதுகள் இல்லாத எந்த செலவினையும் பட்டியலிடவும்.

நிறுவனத்தால் வழங்கப்பட்ட டெம்ப்ளேட் இல்லாமல் உங்கள் சொந்த அறிக்கையை உருவாக்குகிறீர்கள் என்றால், ஒரு கணினி விரிதாளைப் பயன்படுத்தவும். ஒரு டெம்ப்ளேட்டை உருவாக்கி அதில் நீங்கள் தயாரிக்கும் ஒவ்வொரு புதிய அறிக்கையின் புதிய பணித்தாளுக்கு நகலெடுக்கவும். ஒவ்வொரு தாள் தலைப்பும் உங்களுடைய பெயர், துறை பெயர் மற்றும் குறியீட்டை, மற்றும் அறிக்கையின் உள்ளடக்கம் ஆகியவற்றைக் கவனிக்க வேண்டும். இந்த தகவலுக்கு கீழே, உங்கள் டெம்ப்ளேட்டில் குறைந்தபட்சம் ஐந்து பத்திகள், தேதி, பணம், நோக்கம் அல்லது விளக்கம் மற்றும் தொகை ஆகியவற்றைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். உங்கள் நிறுவனத்தின் கொள்கையைப் பொறுத்து, கணக்குக் குறியீடுகள், கூட்டங்களுக்கான பங்கேற்பாளர்கள் மற்றும் பல போன்ற தகவலுக்கான கூடுதல் நெடுவரிசைகளை நீங்கள் சேர்க்க வேண்டும்.

உங்கள் ரசீதுகள் மற்றும் பட்டியலை ஆதாரங்களாகப் பயன்படுத்தி உங்கள் வரிசையில் உங்கள் செலவினங்களை தேதி வரிசையில் பட்டியலிடுங்கள். உங்கள் நிறுவனத்தின் கொள்கையில் குறிப்பிடப்பட்ட வாரத்திற்குரிய, இரண்டு மாத, மாதாந்திர அல்லது வேறுவிதமாக, ஒரு காலத்திற்கு ஒரு அறிக்கை தயார் செய்யுங்கள். ஒரு நாளுக்கு பல ரசீதுகள் இருந்தால், உணவு செலவினங்கள் மற்றும் பார்க்கிங் செலவுகள் போன்ற செலவினங்களைக் கொண்டு அவற்றைத் தொகுக்க உதவுகிறது.

எந்தவொரு நோக்கத்திற்காகவும் ஒரு பிளாட்-ஸ்பீட் கொடுப்பனவை நீங்கள் பெற்றிருந்தால், அது பெறப்பட்ட செலவினங்களுக்குப் பின்னர் அறிக்கையின் கீழே தனது சொந்த வரிசையில் உள்ளிடவும்.

உங்கள் தனிப்பட்ட வாகனத்தை செலுத்துவதற்கு மைலேஜ் கட்டணத்திற்கு நீங்கள் செலுத்தியிருந்தால், நீங்கள் ஒரு வாகனப் பதிவை வைத்திருந்து, நிறுவனத்தின் கொள்கையின்படி தினசரி அல்லது வாராந்த அடிப்படையில் உங்கள் செலவின அறிக்கைக்கு மைலேஜ் பரிமாற வேண்டும். தனி வரிசையில் மைலேஜ் அதன் சொந்த வரிசையில் உள்ளிடவும். பேயீ நெடுவரிசையில் உள்ள "தனிப்பட்ட ஆட்டோ மைலேஜ்", மைக்ரோ மற்றும் மைல் வீத விவரிப்பு பத்தியில் (அதாவது, "58 மைண்ட் @ 58 மைல் @ 275 மைல்கள்") உள்ள வார்த்தைகளை உள்ளிடவும் மற்றும் தொகை நிரலில் திரும்பப் பெறவும் வேண்டிய தொகை. ஒவ்வொரு முதலாளிகளுக்கும் சொந்த மைலேஜ் திருப்பிச் செலுத்தும் விகிதம் உள்ளது என்பதைக் கவனியுங்கள்.

அனைத்து செலவினங்களும் நுழைந்தவுடன், மொத்தம் பத்தியில் கடைசி உருப்படியைப் போல மொத்தம். செலவினங்களை மறைப்பதற்கு நீங்கள் ஒரு பணத்தை முன்கூட்டியே பெற்றிருந்தால், உங்கள் மொத்த செலவினத்திலிருந்து அந்த தொகையை விலக்குங்கள். இது உங்களுக்கு திருப்பிச் செலுத்த வேண்டிய தொகை.

ரசீதுகள் சமர்ப்பிக்க எப்படி வெவ்வேறு கொள்கைகள் வெவ்வேறு கொள்கைகள் உள்ளன. நீங்கள் அசல் ரசீதுகளை சமர்ப்பிக்க வேண்டும் அல்லது ஸ்கேன் அல்லது ஃபோட்டோகாப்பை சமர்ப்பிக்க வேண்டும் என்று உங்கள் தேவைப்படலாம். உங்கள் கடனளிப்புடன் செலவினங்களை பொருத்துவதற்கு உங்கள் திருப்பிச் செலுத்தும் நபரை எளிதாகக் கையாளுவது எளிதாக இருக்கும். மைலேஜ் திருப்பிச் செலுத்துவதற்கான கோரிக்கையை நீங்கள் சமர்ப்பித்தால், காலகட்டத்திற்கான உங்கள் தானியங்கு பதிப்பின் நகலை நீங்கள் சமர்ப்பிக்க வேண்டும்.

படிவத்தில் உங்கள் செலவின அறிக்கை சமர்ப்பிக்கவும் மற்றும் உங்கள் பணியாளரின் கொள்கையின்படி, ரசீதுகளுடன் சேர்ந்து சமர்ப்பிக்கவும். நடப்பு வாரம் செலவினங்களைக் கொண்ட பணித்தாள் மட்டுமே சமர்ப்பிக்கவும், வெற்று டெம்ப்ளேட்டின் முழு விரிதாள் கோப்பையும், பல வார செலவையும் கொண்டிருக்காது.

குறிப்புகள்

• முடிந்தவரை, நீங்கள் செலவினங்களுக்காக மட்டுமே பயன்படுத்திக் கொள்ளும் ஒரு கடன் அட்டை மூலம் செலவின செலவினங்களுக்காக செலுத்த வேண்டும். இது reimbursable வணிக செலவுகள் கண்காணிக்க மற்றும் அவர்களின் பணம் சமரசம் உதவும்.

  அதே ரசீது மீது வணிக மற்றும் தனிப்பட்ட செலவினங்களைத் தவிர்க்கவும்.

  அறிக்கையில் கூறப்பட்ட தொகைகளுக்கு எதிராக அனைத்து அறிக்கைகள் மற்றும் போட்டியில் செலவு ரசீதுகளையும் இரட்டைச் சரிபார்த்துக் கொள்ளுங்கள். பணியின் மூலம் மக்களைத் தொந்தரவு செய்யும் போது பல தவறுகள் ஏற்படுகின்றன.

  எப்பொழுதும் உங்கள் பணியாளரின் HR, ஊதியம் அல்லது கணக்கியல் துறையுடன் நேரடியாகவும் நேரத்திலும் செலவழிக்கப்பட்ட செலவினங்களைப் பெறுவதற்கான வழிகாட்டுதலுடன் சரிபார்க்கவும்.

எச்சரிக்கை

செலவுகள் பற்றி பொய் இல்லை. இது நிறுவனத்திடம் இருந்து திருடி வருகிறது மற்றும் முடித்தல் அல்லது குற்றவியல் வழக்கு போன்ற தீங்கு விளைவிக்கும் விளைவுகளை ஏற்படுத்தலாம்.

நீங்கள் பணத்தை திரும்ப பெற முடியும் எந்த கட்டுப்பாடுகள் உங்கள் முதலாளி சரிபார்க்கவும். ஒவ்வொரு உணவும் செலவழிக்க முடியாமல் போகலாம், ஆல்கஹால், வறட்சியான அல்லது வாலட் பார்க்கிங் போன்ற விஷயங்களை நீங்கள் செலவழிக்க முடியாது. உங்கள் முதலாளியிடம் என்ன நிபந்தனை விதிக்க வேண்டும்?

உங்கள் சொந்த அங்கீகரிக்கப்பட்ட வணிக செலவினங்களுக்காக மட்டுமே பணம் செலுத்துங்கள் - நீங்கள் செய்ய வேண்டிய அதிகாரம் இல்லாவிட்டால் மற்றவர்களின் செலவினங்களைச் செலுத்தாதீர்கள். செலவழிக்கப்பட்ட மற்றொரு பணியாளரின் செலவினங்களைத் திருப்பவும் தவிர்க்கவும்.