வாரியம் சந்திப்பு நிமிடங்களை எவ்வாறு அங்கீகரிக்க வேண்டும்

குழு கூட்டங்களில் நிமிடங்கள் சட்ட ஆவணங்கள் மற்றும் பொது ஆய்வுக்காக கிடைக்கின்றன, அவை ஒரு வியாபாரத்திற்காக அல்லது வேறு வகை வகை நிறுவனங்களுக்கான முக்கியமான பதிவுகளை உருவாக்குகின்றன. அவர்கள் மிகவும் முறையானவை, மிக முக்கியமானது, அவர்கள் பரப்புவதற்கு முன்பு குழுவால் அங்கீகரிக்கப்படுகிறார்கள். நிமிடங்களை பதிவு செய்வதற்கு மற்றும் ஏற்றுக்கொள்வதற்கு ஒரு சில எளிய சிறந்த நடைமுறைகளைப் பயன்படுத்துவதால், நீங்கள் இந்த செயல்முறையை சீர்செய்து கடிதத்தை குறைக்க உதவுவீர்கள்.

நிறுவனத்தால் கட்டளையிடப்பட்ட சந்திப்பு நிமிடங்களை பதிவு செய்வதற்கான செயல்முறையை மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள். பலர் ராபர்ட்டின் விதிகளின் விதிகளை பின்பற்றுகிறார்கள், ரெக்கார்டிங் செயலாளர் குறிப்புகளை எடுத்து, இறுதி நிமிடங்களை உருவாக்க ஒரு டெம்ப்ளேட்டைப் பயன்படுத்தவும், பின்பற்றவும் அனுமதிக்கிறார். குழு உறுப்பினர்களின் பெயர்கள் கருத்துகளை உருவாக்கி அல்லது கேள்விகளைக் கேட்கும்போது அல்லது அவர்களின் தனியுரிமையை நீங்கள் பாதுகாக்க வேண்டும் என நீங்கள் எப்போது வேண்டுமானாலும் கேட்டுக் கொள்ளுங்கள். உதாரணமாக, "எங்கள் போட்டியாளர், XYZ கார்பரேஷன், தவறான விளம்பரங்களை பயன்படுத்தி, FTC தொடர்பு கொள்ளப்பட வேண்டும் என்று விவாதிக்கப்பட்டது," என்று கூறினார், "எங்கள் போட்டியாளர் XYZ கார்பரேஷன், தவறான விளம்பரம் மற்றும் FTC தொடர்பு கொள்ள வேண்டும். டெப்பி ஜோன்ஸ் மற்றும் ஹாங்க் ஜான்சன் ஒப்புக்கொண்டனர்."

துல்லியமாக நிமிடங்களை பதிவு செய்யுங்கள். உங்கள் குறிப்பில் எடுத்துக் கொள்ளும் எந்த நேரத்திலும் ஒரு புதிய விவாதத்தைத் தொடங்குவதற்கு முன்பு பேசுவதற்கு அல்லது தலைவரை நிறுத்துவதற்கு குழு உறுப்பினர்களைக் கேளுங்கள். நீங்கள் தெளிவாகத் தெரியாத தகவலை மறுபடியும் மறுபரிசீலனை செய்ய உறுப்பினர்களைக் கேளுங்கள். ஒரு இயக்கம் அறிமுகப்படுத்தப்படும் போதெல்லாம், அசல் இயக்கம் மற்றும் அதன் இறுதி திருத்தப்பட்ட பதிப்பு ஆகிய இரண்டும் உட்பட, மீள்பார்வை குழு உறுப்பினர்களை உருவாக்குகின்றன. இயக்கம் இரண்டாவதாக உள்ளதா, இல்லையா என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல் இதை செய்யுங்கள். வாக்கெடுப்பு முடிந்துவிட்டதாக கூறி விட எந்த வாக்குகளின் மொத்த எண்ணிக்கையும் பதிவு செய்யுங்கள்.

உங்கள் நிறுவனத்தின் செயல்முறை என்றால், முழு குழுவிற்கு அவற்றை அனுப்பும் முன், குழுவின் தலைவர், நிர்வாக இயக்குனர் அல்லது நிர்வாகக் குழுவின் நிமிடங்களை அனுப்பவும். நிமிடங்கள் முழு குழுவுக்கு அனுப்ப ஒப்புதல் அளித்தபின், ஒவ்வொரு குழு உறுப்பினருக்கும் அந்த ஆவணத்தை அனுப்பி, சந்திப்பில் கலந்து கொள்ளலாமா இல்லையா என்பதையும், நிமிடங்கள் ஏற்றுக்கொள்ளும் சந்திப்பில் அவர் இருப்பாரா இல்லையா என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல் அனுப்பவும். குழு உறுப்பினர்கள் அவர்களைப் படிக்கவும், அவர்களைப் பற்றிய கேள்விகளைக் கேட்கவும், ஆராய்ச்சி தலைப்புகள் விவாதிக்கவும், தெளிவுபடுத்தவும் கேட்கலாம்.

அடுத்த குழுவில் கூட்டம் கூட்டமாக இருப்பதால், குழுவோ அல்லது குழு உறுப்பினரோ எந்த நிமிடம் ஒப்புதல் பெறும் குழுவிற்கான இயக்கம் ஒன்றை அடுத்த கூட்டத்தில் இயங்குகிறார்கள். அதிகாரப்பூர்வ நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டிய குழு உறுப்பினர்கள் குறைந்தபட்சம் ஒரு கோவரம் ஆகும். சந்திப்பதற்கான தலைவர் காத்திருக்கவும் பின்னர் சந்திப்புத் தலைவர் கலந்துரையாடலுக்குத் தரையை திறக்கவும் காத்திருக்கவும். விவாதத்தின்போது, நிமிடங்கள் செய்ய வேண்டிய மாற்றங்கள் அல்லது திருத்தங்கள் இருந்தால், ஒரு இயக்கம் செய்யப்பட வேண்டும், இரண்டாவதாக மற்றும் நிறைவேற்றப்பட வேண்டும். விவாதத்திற்கு பிறகு, அல்லது கலந்துரையாடல்கள் இல்லாவிட்டால், சந்திப்புத் தலைவர் கேள்வி கேட்கலாம் அல்லது நிமிடங்களை ஒப்புக்கொள்வதற்கு வாக்களிக்க வேண்டும்.