சர்ச் கூட்டம் நிமிடங்கள் குழு அல்லது குழுவின் நடவடிக்கைகளின் உத்தியோகபூர்வ, சட்டப்பூர்வ பதிவுகளை வழங்குகின்றன. அவை வரலாற்றுத் துல்லியத்திற்காக உள்நாட்டிற்கு முக்கியத்துவம் வாய்ந்தவையாகும் மற்றும் வெளிப்புறக் கட்சிகளால் பயன்படுத்தப்படுகின்றன; உதாரணமாக, கடன் கொடுக்கும் நிறுவனங்கள், கடன் வாங்குவதற்கு முன் ஒரு கட்டிடத் திட்டத்தை ஒப்புக் கொண்டிருப்பதை உறுதிப்படுத்துதல். தணிக்கையாளரின் சில நிதி பரிவர்த்தனைகளுக்கு அங்கீகாரம் அளித்ததற்கான ஆதாரமாக ஐ.ஆர்.எஸ். பெரும்பாலான நிறுவனங்களில், செயலர் அல்லது ரெக்கார்டிங் செயலாளர் நிமிடங்கள் எடுக்கும்.
பொருளடக்கம்
குறிப்பிட்ட உள்ளடக்கம் குழுவால் மாறுபடும் என்றாலும், பொதுவாக அனைத்து சர்ச் நிறுவனங்களுக்கான நிமிடங்களும் அடங்கும்:
- கூட்டம், நேரம், இடம், இடம் போன்றவை, கலந்து கொண்டவர்கள் யார்?
- சந்திப்பு வழக்கமாக திட்டமிடப்பட்டுள்ளது அல்லது ஒரு சிறப்பு கூட்டம் மற்றும், விசேடமாக, சந்திப்பு மற்றும் எந்த நோக்கத்திற்காக - சந்திப்பு அறிவிப்பின் நகலை இணைத்தவர்.
- சந்திப்பில் என்ன நடந்தது என்பது குறித்த பதிவு செய்யப்பட்ட பதிவு.
- ஒத்திவைப்பு மற்றும் நேரம்.
- செயலாளரின் கையொப்பம் மற்றும் நிமிடங்கள் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டவுடன், தலைமை அதிகாரி.
நிமிடத்தை எடுத்துக் கொள்வதில் மிகவும் சவாலான அம்சங்களில் ஒன்று எவ்வளவு விவரங்களை விவரிக்க வேண்டும் என்பதை தீர்மானிப்பதாகும். Mennonite Brethren வரலாற்று ஆணையம் முடிவுகளுக்கு வழிவகுக்கும் கலந்துரையாடல்களின் பிரதான அம்சங்களை பதிவு செய்வதுடன், மற்றவர்களுக்கிடையில் ஒரு மாற்றீட்டை ஏன் தேர்ந்தெடுப்பது என்பதற்கான மாற்று மற்றும் ஒரு சுருக்கத்தை பதிவு செய்கிறது. நிதி பொறுப்புக்கான நற்சான்றிதழ் கவுன்சில் தனிப்பட்ட செயலாளரைப் பொருட்படுத்தாமல் இருக்கும் விவரங்களைப் பற்றி ஒரு கொள்கையை உருவாக்குகிறது. பலகை புத்திசாலித்தனமானதாக இருப்பதைக் காட்டுவதற்கு போதுமான விவரங்களை உள்ளடக்கியது, ஆனால் நிமிடங்கள் ஒரு நாவலைப் போலவே வாசிக்கவில்லை என்று இது குறிப்பிடுகிறது.
நிமிடங்கள் எடுத்து
கூட்டம் துவங்குவதற்கு முன், நிகழ்ச்சிநிரலின் நகலைப் பெறுங்கள். கூட்டம் முன்னேறும்போது, விவரங்கள், குழு அறிக்கைகள், கலந்துரையாடல்கள் மற்றும் செயல்கள் ஆகியவற்றைப் பற்றி விரிவான குறிப்புகளை எடுத்துக் கொள்ளுங்கள் ஒவ்வொரு வாரியத்தின் செயல்பாடுகளினூடாகவும் குழுவினர் வருகிறார்கள். பதிவு இயக்கங்கள், தீர்மானங்கள் மற்றும் முடிவுகளை verbatim, ஆனால் விவாதங்களை சுருக்கமாக. இயக்கம் செய்யும் அல்லது நடவடிக்கை எடுக்கும் ஒவ்வொரு நபரின் பெயரையும் சேர்க்க வேண்டும், மேலும் எந்த மோதலையும் தெரிவிக்க வேண்டும். சந்திப்பு முடிந்தவுடன், உங்கள் குறிப்புகள் சரியான விவரங்களை சேர்த்து அவற்றை சரியான முறையில் வடிவமைத்து, கூட்டத்தின் விவரங்களை தொடங்கி, நிகழ்ச்சி நிரலுக்கு பொருட்டு தொடரவும்.
நிமிடங்கள் பாதுகாத்தல்
நிமிடங்களின் வரைவு முடிந்தவுடன், அந்த ஆவணத்தை உறுப்பினர்களுக்கு அனுப்புங்கள். இந்த சந்திப்பிற்காக நீங்கள் எழுதிய நிமிடங்கள் அடுத்த சந்திப்புடன் திருத்தங்கள் அல்லது திருத்தப்படாமல் அனுமதிக்கப்படும். ஒரு நிமிடம் ஒப்புதல் பெறப்பட்டவுடன், இறுதி நகல் தயார் செய்து, ஆவணத்தில் கையொப்பமிடவும், அதை கையெழுத்திட பிரதான அலுவலரை கேளுங்கள். நிமிடங்களை காலவரிசைப்படி சேமிக்கவும் ஒரு தளர்வான இலை நிமிட புத்தகத்தில், கூட்டம் நிகழ்ச்சி நிரலுடன். அந்த தளர்வான-இலை புத்தகம் உள்ளடக்கங்களை ஒரு அட்டவணை, மற்றும் தேவாலய சட்டங்கள் மற்றும் அரசியலமைப்பு பிரதிகளை கொண்டிருக்க வேண்டும். சில சமயங்களில், ஒருவேளை ஆண்டுதோறும், நிமிடங்கள் தொழில் ரீதியாக பிணைக்கப்படலாம்.
