ஒரு சிறிய வியாபாரத்திற்கான கொள்முதல் ஆணை அமைப்பு அமைப்பது எப்படி

இதைப் படியுங்கள்: சில விட்ஜெட்களை ஆர்டர் செய்வதற்கு ஒரு சப்ளையரை அழைக்கவும், அவற்றை உறுதிப்படுத்த ஒரு மின்னஞ்சலை சுடவும். பிரச்சனை, அவர்கள் நீங்கள் நான்கு சந்தர்ப்பங்களில் ஐந்து வழக்குகளை அனுப்புவார்கள் மற்றும் நீங்கள் எதிர்பார்த்ததை விட பெரிய விலைப்பட்டியல் ஒன்றைக் கொடுத்துள்ளீர்கள். அந்த விற்பனையாளர் பொறுப்புணர்வுடன் வைத்திருப்பதற்கு உங்களிடம் சட்டபூர்வமான எதுவும் இல்லை என்பதால், நீங்கள் மீண்டும் வரவில்லை. நீங்கள் கோபமடைந்து, கட்டணம் செலுத்துவதற்கு அச்சுறுத்திக் கொள்ளலாம், ஆனால் அது அனைவருக்கும் குழப்பம் விளைவிக்கும், உங்கள் உறவு அழிக்கப்படும். என்ன செய்ய? எதிர்காலத்தில், நீங்கள் கொள்முதல் ஒழுங்கு முறைமையை செயல்படுத்துவதை கருத்தில் கொள்ளலாம். வணிக கொள்முதல்களை கட்டுப்படுத்துவதில் POs ஒரு முக்கிய பங்கைக் கொண்டிருக்கிறது, ஆர்டர்களைக் கண்காணிக்கும் பணிக்காக பணத்தை நிர்வகிக்க உங்களுக்கு உதவுகிறது.

கொள்முதல் ஆணை என்றால் என்ன?

கொள்முதல் ஆணை என்பது சரக்குகள் மற்றும் சேவைகளுக்கான ஒரு உத்தரவின் உத்தியோகபூர்வ உறுதிப்படுத்தல் ஆகும். ஒரு வியாபாரத்திற்கும் அதன் வழங்குநர்களுக்கும் இடையேயான ஒப்பந்தமாக இது செயல்படுகிறது, எனவே சப்ளையர் கட்டளையிடப்பட்டதை சரியாக அறிந்திருப்பதோடு வணிகமும் பொருட்கள் மற்றும் சேவைகள் எப்போது வழங்கப்படுகின்றன, என்ன தேதி என்பதையும் வணிக அறிந்திருக்கிறது. ஒரு சப்ளையர் கொள்முதல் ஒழுங்கை ஏற்றுக்கொள்கையில், அது இரு கட்சிகளுக்கு இடையில் ஒரு சட்டபூர்வமான ஒப்பந்தத்தை உருவாக்குகிறது. எனவே, நீங்கள் தேவையில்லாத விட்ஜெட்களின் ஒரு கூடுதல் வழக்கில் சிக்கிக்கொள்ள மாட்டீர்கள், மேலும் சப்ளையர் பாதுகாக்கப்படுவார், ஏனென்றால் இப்போது பொருட்கள் மற்றும் சேவைகளுக்கு உத்தரவிடப்பட்டுள்ளார் என்பதற்கான சட்ட ஆதாரம் உள்ளது. நீங்கள் வாங்குதல் கட்டளை ஒன்றை உருவாக்கவில்லை என்றால், வாடிக்கையாளரிடமிருந்து எந்தவித உத்தரவாதமும் இருக்காது.

கொள்முதல் ஆணைகள் என்ன பார்க்க வேண்டும்?

கொள்முதல் உத்தரவுகள் ஒரு விலைப்பட்டியல் போன்ற நிறைய இருக்கும். ஒரே வித்தியாசம் என்னவென்றால், வாங்குபவர் விற்பனையாளரை அல்ல, அவற்றை உருவாக்குகிறார். பொதுவாக, கொள்முதல் ஆணை பின்வரும் தகவலைக் கொண்டிருக்கும்:

• வாங்குபவரின் நிறுவனத்தின் தகவல்.

• கப்பல் / பில்லிங் முகவரி.

• சப்ளையர் நிறுவனத்தின் தகவல்.

• ஒழுங்கு விவரங்கள் - தயாரிப்பு, அளவு, விலை மற்றும் விநியோக தேதி.

• கொள்முதல் ஆர்டர் தேதி.

• தபால்அலுவலக எண்.

ஒழுங்கு பற்றி குறிப்பிட்ட சூழ்நிலைகள் இருக்கலாம், பணம் செலுத்தப்படும்போதெல்லாம். பல தொழில்கள் ஒரு நிலையான கொள்முதல் ஆணை ஆவணத்தை உருவாக்குகின்றன.

கொள்முதல் ஆணை எண் என்றால் என்ன?

கொள்முதல் வரிசையில் ஒரு உருப்படியை நீங்கள் உள்ளிட்டிருந்தால், அது PO எண். PO எண் என்பது ஒரு தனித்துவமான குறிப்பு எண் ஆகும், இது அவர்கள் வாங்கும் போது வாங்குவோருடன் பகிர்வதை எளிதாக்குகிறது. அவற்றை பயன்படுத்தி உங்கள் விலைப்பட்டியல் செயலாக்கத்தை துரிதப்படுத்த வேண்டும், ஏனெனில் குறிப்பிட்ட கட்டளைகளில் பணம் செலுத்தும் போது எளிதில் கண்காணிக்க முடியும். தவறான பணம் செலுத்தும் அபாயங்களைக் குறைக்கிறது, அதோடு தொடர்புடைய PO ஐப் பெறாத பொருட்களின் மீது செலுத்துவதில்லை.

இங்கே ஒரு உதாரணம். நீங்கள் ஒரு புதிய தொகுப்பு தாக்கல் பெட்டிகளும் வேண்டும் என்று நினைக்கிறேன். நீங்கள் பெட்டகங்களுக்கான அளவு, அளவு மற்றும் குறிப்பிட்ட தேவைகள் கொண்ட கொள்முதல் வரிசையை உருவாக்கலாம் மற்றும் தயாரிப்பாளருக்கு அனுப்புங்கள். உற்பத்தியாளர் கொள்முதல் ஆணை ஒப்புதல் ஒருமுறை, அது இரு கட்சிகளுக்கும் இடையே ஒரு சட்ட ஒப்பந்தத்தை உருவாக்குகிறது. உற்பத்தியாளர் உங்களை அமைச்சரவைகளிடம் ஒப்படைப்பார் மற்றும் மொத்த தொகைக்கு ஒரு விலைப்பட்டியல் அனுப்பும். அந்த விலைப்பட்டியல் PO எண்ணை குறிக்கும். எனவே, நீங்கள் விலைப்பட்டியல் பெறும் போது, ​​இரு ஆவணங்களும் பொருந்துகிறதா என்பதை உறுதிப்படுத்த கொள்முதல் கட்டளைக்கு எதிராக அதை நீங்கள் பார்க்கலாம். அவர்கள் செய்தால், மேலே போய் பணம் கொடுங்கள். அவர்கள் செய்யாவிட்டால், யாராவது ஒரு வினாவைத் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும்.

எப்படி உங்கள் வணிகத்திற்கு ஒரு கொள்முதல் ஆணை அமைப்பு ஒருங்கிணைக்க வேண்டும்?

நீங்கள் முன்பு POs ஐப் பயன்படுத்தவில்லை என்றால், மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்ட் அல்லது உங்கள் கணக்கியல் மென்பொருளில் வாங்குதல் ஆர்ட்டேட்டை அமைப்பது எளிது என்று நினைத்துக்கொள்வதற்கு நீங்கள் மன்னித்து விடுவீர்கள். இந்த விருப்பங்களை ஒரு உடல் கொள்முதல் ஆணை ஆவணத்தை உருவாக்க சிறந்தது, ஆனால் உங்கள் வணிகத்தில் ஒரு PO அமைப்பு ஒருங்கிணைக்க முடியும் முன் நீங்கள் சிந்திக்க வேண்டும் சில கூடுதல் விஷயங்கள் உள்ளன:

யார் வாங்குவது?

ஒரு முதன்மை கொள்முதல் ஆணை நிர்வாகி கொள்முதல் ஒழுங்கு முறைமையை கட்டுப்படுத்த வேண்டும். இது உங்கள் கொள்முதலை மையப்படுத்தி, நீங்கள் எவ்வளவு பணம் செலவழிக்கிறீர்கள் என்பதற்கான தெளிவான பதிவை தருவீர்கள். ஒரு அஞ்சல் உருவாக்கப்பட்டவுடன், நிர்வாகி உடனடியாக நிறுவனத்தின் வரவுசெலவுத் திட்டத்தில் செலவைக் கணக்கிடலாம். அடிப்படையில், நீங்கள் பொது ஊழியர்களின் கைகளில் இருந்து கடன் அட்டைகளை எடுத்துக் கொண்டு தொடங்குவீர்கள்.

கோரிக்கையை உயர்த்துவதற்கான செயல்முறை என்ன?

ஒவ்வொரு PO செயல்முறை வேண்டுகோளுடனும் தொடங்குகிறது. இது பொருட்கள் அல்லது சேவைகளை வாங்குவதற்கு தேவைப்படும் போதெல்லாம் ஊழியர்கள் செய்யும் கொள்முதல் உத்தரவு கோரிக்கையாகும். அனைத்து பணியாளர்களும் பின்னர் பயன்படுத்த வேண்டிய தரநிலை கோரிக்கை வார்ப்புருவை நீங்கள் உருவாக்க வேண்டும். பல சிறு வணிகங்கள் தங்களது பணியாளர்களை ஒரு நிர்வாகிக்கு தங்கள் வேண்டுகோளை மின்னஞ்சல் அனுப்ப அனுமதிக்கின்றன, நிர்வாகி ஒரு பட்ஜெட்டை ஒதுக்குவதற்கு, வாங்குவதற்கான ஒப்புதல் பெறவும் தேவையான PO ஐ உயர்த்தவும் நிர்வாகியுடன் தொடர்புகொள்வார்.

ஒரு கோரிக்கை முறையைச் சேர்ப்பது, பிளேடுகள் மூலம் எந்தவொரு ஸ்லீப்பையும் வாங்குவதற்கு முன்னர் ஊழியர்கள் ஒரு மையப்படுத்தப்பட்ட கட்டைவிரலைப் பெற வேண்டும் என்பதை உறுதிப்படுத்துகிறது. விரைவில், ஊழியர்கள் எவ்வாறு பொருட்களைப் பயன்படுத்துகிறார்கள் மற்றும் வாங்கும் முறைகளை எவ்வாறு கண்டறிவது என்பதற்குப் போதுமான தரவு உங்களிடம் உள்ளது, விநியோகிப்பாளரிடமிருந்து வாங்குதல் வாங்கும் வாய்ப்பிற்கான வாய்ப்புகள் உள்ளனவா?

PO ஐ எப்படி பதிவு செய்வீர்கள்?

நிர்வாகிகள் மேலும் கலந்துரையாடலுக்கான வேண்டுகோளை அங்கீகரிக்கவோ, நிராகரிக்கவோ அல்லது கொடியிடவோ தேர்ந்தெடுக்கலாம். வேண்டுகோள் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டவுடன், அஞ்சல் நிர்வாகி ஒரு PO இலக்கத்தை ஆர்டர் செய்ய வேண்டும் - நீங்கள் விரும்பும் ஏதேனும் ஆல்பா-எண் குறியீட்டைப் பயன்படுத்தலாம் - அதை PO பதிவு செய்யுங்கள். பதிவுகளை பராமரிப்பது, நீங்கள் வாங்கும் மொத்த வாங்குதல்களை வைத்திருப்பதை உறுதி செய்கிறது. நீங்கள் அதை ஏற்றுக்கொள்வதற்கு முன்னர் ஒரு வேண்டுகோளின் தாக்கத்தைக் காணலாம், ஒவ்வொரு முறையும் ஒரு PO எழுப்பப்பட்டால் உங்கள் பட்ஜெட் புதுப்பிக்கப்படும். இது தணிக்கை தடங்கள் ஒரு முக்கிய பகுதியாக உள்ளது, வரும் பொருட்கள் மற்றும் வெளியே செல்லும் பொருட்கள் இடையே எந்த முரண்பாடுகள் உள்ளன உறுதி.

விற்பனையாளர்களை நீங்கள் எவ்வாறு நிர்வகிக்க முடியும்?

நிச்சயமாக, ஒரு அஞ்சல் அமைப்புக்கு நீங்கள் நகர்த்துகிறீர்கள் என்பதை உங்கள் சப்ளையர்கள் அறிந்திருக்க வேண்டும். இது உங்கள் விற்பனையாளர்களைத் தொடர்புகொள்வதற்கும், அவற்றைக் கொடுப்பதற்கும், நீங்கள் பொருட்களை வாங்குவதற்கு முன்னர் வாங்குவதற்கான உத்தரவுகளை சமர்ப்பிப்பதைப் போன்றது. நீங்கள் விற்பனையாளருக்கு PO எவ்வாறு பெறுகிறீர்கள் என்பதுதான் - பெரும்பாலும், நிர்வாகி அதை நேரடியாக பெறுநருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்புவார்.

விற்பனையாளர் உங்கள் கொள்முதல் ஒழுங்கைப் பெற்றவுடன், பொருட்களை வழங்குவதற்கு முன் அவை பிழைகள் கவனமாக சரிபார்க்க வேண்டும். பல பெரிய விற்பனையாளர்கள் PO-backed வாங்குதலுக்காகப் பயன்படுத்தப்படுகின்றன, மேலும் ஒரு PO இல்லாமல் வாங்க முயற்சிக்கிறீர்கள் என்றால் உங்கள் கணக்கை கொடியிடும் அமைப்புகள் அமைக்கப்பட்டிருக்கும்.

PO பதிவுடன் எவ்வாறு விலைப்பட்டியல் செலுத்தும் முறைகளை நீங்கள் சரிசெய்ய முடியும்?

நீங்கள் ஒரு புதுப்பிப்பு அஞ்சல் பதிவை பராமரித்தால், கொள்முதல் கட்டளைக்கு எதிராக பொருள்களை அல்லது கடன் அட்டை அறிக்கைகளை குறிப்பாக கடினம் அல்லது நேரத்தை நுகர்வு அல்ல. நீங்கள் ஒரு PO உடன் பதிவு செய்யப்படாத எந்த வாங்கும் கொடியைத் தான் பார்க்கிறீர்கள். பின்னர், இது எதிர்காலத்தில் எந்த கூடுதல் கொள்முதல் அகற்ற பயிற்சி ஊழியர்கள் ஒரு வழக்கு.

கொள்முதல் ஆணை செயல்முறைகளை தானாகவே நீக்கிவிட வேண்டுமா?

கைமுறையாக விஷயங்களைச் செய்வதற்கு பதிலாக, நீங்கள் சிறிய வணிக உரிமையாளர்களுக்கான சில வாங்குதல் மென்பொருளில் முதலீடு செய்யலாம். இந்த அமைப்புகள் உங்கள் கோரிக்கைகள் மற்றும் வழக்கமான அனுமதிகள் தானியக்க மற்றும் POs தானாக உருவாக்க முடியும், இது முழு விஷயம் மிகவும் குறைவாக சவால் செய்கிறது. உங்கள் கொள்முதல் ஆவணங்களை ஒரே இடத்திலிருந்தே ஒரு வாங்குதல் ஆவணத்தில் இருந்து நிர்வகிக்கலாம், எங்கு வேண்டுமானாலும் அணுகலாம், பயணத்தின்போது வாங்குவதற்கான உத்தரவுகளை எளிதாக நிர்வகிக்க உதவுகிறது. சில அமைப்புகள் உங்கள் பணியாளர்களுக்கான வாங்குதல் கோரிக்கைகளை எளிதாகவும் வசதியாகவும் செய்ய சப்ளையர் அட்டவணை போன்ற பிற பயனுள்ள அம்சங்கள் உள்ளன.

தளங்கள் நீண்ட காலமாக பரந்தவையாக உள்ளன, மேலும் விருப்பங்களைத் தாழ்த்துவதற்கு உதவ, ஆன்லைனில் ஆய்வு தளங்கள் ஏராளமாக உள்ளன. எப்பொழுதும், டெமோக்கள் மற்றும் இலவச சோதனை காலம் ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்தி கொள்ளுங்கள், எனவே நீங்கள் வாங்குவதற்கு முன் நீங்கள் சரியான முடிவை எடுத்திருக்கிறீர்கள் என உறுதியாக நம்புகிறீர்கள்.