சில சூழ்நிலைகள் ஒரு ஊழியர் அல்லது ஒரு வாடிக்கையாளரிடம் சொல்லுவதைக் காட்டிலும் மிகவும் சங்கடமானது, "இல்லை" கோரிக்கைகளுடன் இணங்க மறுப்பது அவர்களைப் பற்றிய தவறான எண்ணங்களை உருவாக்குகிறது மற்றும் எதிர்கால விற்பனையை பாதிக்கக்கூடிய வணிகமாகும். இன்னும் மோசமாக, ஒரு வாடிக்கையாளர் அல்லது பணியாளர் ஒரு முடிவை நீங்கள் முறையிட்டால், நீங்கள் ஒருமுறையும் ஒரு முறை சொல்லக்கூடாது, ஆனால் இருமுறை. இந்த கட்டத்தில் எழுத்தாளர் பயன்படுத்த சரியான தொனியைப் பற்றி கவலைப்படுகிறார், எவ்வளவு தகவலை வெளிப்படுத்த வேண்டும் என்று எழுதுகிறார் என்பதால், கடிதங்கள் மேலும் விசாரணைகளை அல்லது சட்ட நடவடிக்கை எடுக்கக்கூடும்.
உங்கள் பதில் பயன்படுத்த நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட் ஒரு துண்டு பெற. ஒரு மேல்முறையீட்டுக்கு விடையிறுப்பு இந்த விடயத்தில் இறுதி வார்த்தையை பிரதிநிதித்துவப்படுத்துகிறது, அதிகாரப்பூர்வ எழுத்துமூலத்தை பயன்படுத்தி அதிகாரத்தின் தோற்றத்தை வெளிப்படுத்த உதவுகிறது.
தேதியை தட்டச்சு செய்து, இடைவெளியைத் தவிர்த்து, பெறுநரின் முழுப் பெயரையும் முகவரிகளையும் தட்டச்சு செய்யவும்.
வேறொரு இடத்தைத் தவிர்த்து, "அன்புள்ள திரு. எம். எம். சிறப்பு உறுதியானது அவசியம் என்று நீங்கள் உணர்ந்தால், "அன்பே" விலகி வெறுமனே பெறுநரின் பெயரை தட்டச்சு செய்யவும். வேறொரு இடத்தைத் தவிர்.
முதல் பத்தியில், அவள் மேல்முறையீடு வழங்கப்பட்டால் உடனடியாக பெறுநருக்குச் சொல்லுங்கள், அவளுடைய கோரிக்கையை ஏன் பெற்றார் என்பதை சுருக்கமாக விளக்குங்கள்.
நீங்கள் மேல்முறையீடு வழங்காவிட்டால், உங்கள் வணிகத்தில் அல்லது அவரது கடின உழைப்பிற்கான ஆர்வத்திற்கு நன்றி தெரிவிக்க, பாராவின் முடிவில் அவளுக்கு கெட்ட செய்தி கொடுங்கள். பத்தி முடிவில் கெட்ட செய்தி நிலைபடுத்துவது நீங்கள் முதலில் அடிகளை மென்மையாக்கும் வாய்ப்பை அனுமதிக்கிறது, இது பெறுநரின் நல்லெண்ணத்தை தக்க வைக்க உதவுகிறது. கோரிக்கையை சுருக்கமாக நிராகரிப்பதற்கான நியாயத்தை விளக்குங்கள்; பெறுபேறுகள் பாலிசியையும், இரண்டாவது மதிப்பீட்டையும் நீங்கள் பரிசோதிக்கும்படி எவ்வளவு விவரங்களைத் தவிர்ப்பது தவிர்க்கவும்.
இரண்டாவது பத்தியில் எந்த கூடுதல் பின்தொடரும் தகவலை வழங்கவும். நீங்கள் மேல்முறையீடு மறுத்தால், உங்கள் முடிவை இறுதி மற்றும் அந்த விஷயம் மூடப்பட்டது என்று தெரியப்படுத்துங்கள்.
வகை "Regards," அல்லது "உண்மையுள்ள," மற்றும் மூன்று வரி இடைவெளிகள் தவிர்க்கவும். உங்கள் பெயரை நீல நிறத்தில் அல்லது கருப்பு மை உள்ள கடிதத்தை அச்சிடலாம். உங்கள் பதிவுகளுக்கான கடிதத்தின் நகலை வைத்திருங்கள்.
உங்கள் பதிவின் பதிவைத் தக்கவைத்து, பெறுநரை கடிதத்தைப் பெற்றுள்ளதற்கான ஆதாரத்தை பெறுவதற்காக, கடிதத்தை அனுப்பவும். விஷயம் நீதிமன்றத்திற்குச் சென்றால் இந்த பதிவு முக்கியமானதாக இருக்கலாம்.
