தகவலைக் கோருவதற்கான ஒரு கடிதத்திற்கு எவ்வாறு பதிலளிப்பது

தகவலைக் கோரும் தகவலுக்கான ஒரு பயனுள்ள பதில் வாடிக்கையாளர் கோரிய தகவலை இப்போதே தூண்டுகிறது, மிதமிஞ்சிய வார்த்தைகளை அல்லது நிரப்புதலைத் தவிர்க்கிறது. உங்கள் வணிகத்தின் நம்பகத்தன்மையை உகந்த நேரத்தில் தகவல் பெற வாடிக்கையாளர் கோரிக்கைகளுக்கு பதிலளிப்பது.

திறப்பு

கடிதத்தின் மேல் இடது கை மூலையில் உள்ள வாடிக்கையாளரின் பெயரையும் தொடர்புத் தகவலையும் உள்ளிடுக. உதாரணத்திற்கு:

ஜான் ஸ்மித்

555 மோக்கிங்ட்பேர்ட் லேன்,

ஸ்ப்ரிங்ஃபீல்டு, ஓஹெ

வாடிக்கையாளரின் முகவரிக்கு கீழே, நீங்கள் கடிதத்தை உருவாக்கிய தேதி செருகவும்.

வாடிக்கையாளரின் முதல் பெயரைப் பயன்படுத்தி பொதுவான "அன்புள்ள வாடிக்கையாளரை" விட கடிதத்தை தனிப்பயனாக்கவும். வணக்கத்திற்குப் பிறகு முதல் வரியில், அந்த கடிதம் உண்மையிலேயே தகவலுக்கான கோரிக்கையின் பதிலைத் தான் அவருக்குத் தெரிவிக்க வேண்டும்: "அன்பே ஜான், தகவலுக்கான உங்கள் வேண்டுகோளுக்கு பதில் …"

கடிதம் உடல்

உங்கள் பதிலை நீங்கள் தயாரிப்பது போல் வாடிக்கையாளரின் கடிதம் உங்களிடம் உள்ளது. அவர் கோரிய தகவலை நீங்கள் தெளிவாக புரிந்துகொள்வதை உறுதிசெய்வதற்காக மீண்டும் கடிதத்தைப் படிக்கவும். வாடிக்கையாளர் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட தகவலை விரும்பினால், பல்வேறு பொருட்களை முன்னிலைப்படுத்த நீங்கள் எந்த தகவலையும் விட்டுவிடாதீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக்கொள்ளுங்கள். பின்னர் கடிதம் உடலில், ஒவ்வொரு பொருளை முகவரி பட்டியல் வடிவத்தில். பொருந்தும் என்றால், உங்கள் மென்பொருள் நிரலில் வழங்கப்பட்ட புல்லட்-புள்ளி அல்லது எண்ணிடப்பட்ட பட்டியல் வடிவமைப்பு கூறுகளை பயன்படுத்தவும்.

இறுதி

நடவடிக்கை எடுக்க வாடிக்கையாளரை அழைக்கவும் நீங்கள் வழங்கிய தகவலை அடிப்படையாகக் கொண்டு உங்கள் வணிகத்துடன் மீண்டும் ஈடுபடுவதன் மூலம், தொழில்முனைவோரின் சிந்தியா பெர்னுடன் ஆலோசனை கூறுகிறார். வாடிக்கையாளர் உங்கள் வணிக இருப்பிடம் இருந்து ஒரு ஆன்லைன் ஒழுங்கு வைக்க உதவ முடியும் என்றால், உதாரணமாக, அவ்வாறு செய்ய கடைக்கு வர அவரை அழைக்க. உங்கள் வணிக தொலைபேசி எண், மின்னஞ்சல் முகவரி மற்றும் இணையதள முகவரி ஆகியவை அடங்கும். இந்தத் தகவலை கடிதம் மூடுவதில் இது பரவாயில்லை - மேலும் அவர் தொடர்ந்து தகவல் தேவைப்பட்டால் வாடிக்கையாளரைத் தொடர்பு கொள்ளவும்.

குறிப்புகள்

• எழுத்துக்கள் மற்றும் இலக்கண பிழைகள் உங்கள் வியாபாரத்தில் மோசமாக பிரதிபலிக்க வேண்டும். வாடிக்கையாளர்களுக்கு எந்த தகவலையும் அனுப்பும் முன், தகவலுக்கான கோரிக்கைகளுக்கான பதில்கள் உட்பட, உங்கள் நிர்வாக உதவியாளர் அல்லது சக பணியாளர் குறைந்தது இரண்டு முறை கடிதங்களை சரிபார்க்க வேண்டும்.