பரிவர்த்தனை கடிதத்தில் சற்று ஏமாற்றும் பெயர் உள்ளது. கடிதம் போன்றது, இரண்டு நிறுவனங்களுக்கோ அல்லது கட்சிகளுக்கோ இடையே ஒரு ஒப்பந்தம் அல்லது ஒப்பந்தத்தை வரிசைப்படுத்தலாம், இந்த வகை கடிதத்தின் சரியான செயல்பாடு உண்மையில் மிகவும் வழக்கமானதாக இருக்கும். ஒரு பரிவர்த்தனை கடிதம் ஒரு குறிப்பிட்ட வியாபார கடிதத்தை குறிக்கிறது, அங்கு ஒரு நிறுவனம் ஒரு குறிப்பிட்ட வியாபாரத்தை பற்றி மேலும் விரிவான தகவல்களைக் கேட்கிறார். நீங்கள் ஒரு வியாபாரத்துடன் முறையான கடிதத்தை நிறுவுவதோடு, அவற்றின் இன்ஸ் மற்றும் அவுட்களின் தெளிவான அடித்தளத்தையும் பெற விரும்பும் போது இந்த கடிதம் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
பக்கத்தின் மேல் இடது மூலையில் உள்ள நான்கு அல்லது ஐந்து வரிகளில் மின்னஞ்சலை உள்ளிட்ட உங்கள் முகவரியை உள்ளிடவும். ஒரு வரி தவிர் மற்றும் தேதியை தட்டச்சு செய்க. மற்றொரு கோட்டைத் தவிர்த்து, நீங்கள் தொடர்புகொள்ளும் நிறுவனத்தின் பெயரை தட்டச்சு செய்யவும், அவற்றின் முகவரியை மூன்று வரிகளில் உள்ளிடவும்.
ஒரு வரி தாண்டி, "அன்பே" மற்றும் நீங்கள் தொடர்புகொண்ட நபரின் பெயரை எழுதுங்கள். மாற்றாக, உங்கள் கடிதத்தை ஒரு குறிப்பிட்ட துறையிடமாக நீங்கள் இயக்கியிருந்தால், "அன்புள்ள இயக்குனர் / நிதி மேலாளர்" அல்லது நீங்கள் தொடர்புகொள்ளும் எந்தப் பிரிவையும் எழுதலாம். மறுபுறம், நீங்கள் எப்போது வேண்டுமானாலும் எழுதலாம், "யாரை வேண்டுமானாலும் கவனித்துக் கொள்ளுங்கள்."
நிறுவனத்தின் ஆர்வத்தையும், இதுவரை நீங்கள் மதிப்பாய்வு செய்த தகவல்களையும் விவரிக்கவும். இருப்பினும், நீங்கள் இன்னும் கேள்விகளை கேட்கிறீர்கள் அல்லது சில நடைமுறைகள் தெளிவாக இல்லை என்று அரசு கூறுகிறது.
அடுத்த பத்தியில் புல்லட் புள்ளிகளில் உங்கள் கேள்விகளை அல்லது கவலையைத் தெரிவிக்க, அவர்கள் வெளியே நிற்க வேண்டும். உங்கள் கேள்விகளை அவர்கள் வைத்திருக்கும் காப்புரிமைகளைப் பற்றி கேட்க முடியாமல் இருக்கலாம் - அல்லது அவர்கள் என்ன வகையான காப்பீடு எடுத்துக்கொள்வார்கள் - அவர்கள் தயாரிப்பு உத்தரவாதத்தை வழங்கினால். நீங்கள் விரும்பும் எந்த கேள்வியையும் கேளுங்கள்.
கடிதத்தின் மேல் உள்ள முகவரி அல்லது உங்கள் மின்னஞ்சலில் உங்களை தொடர்பு கொள்ள அவரை ஊக்குவிக்கவும். "உண்மையுள்ள," என்ற தட்டச்சு செய்து, அதனுடன் கீழே, உங்கள் பெயரை தட்டச்சு செய்யவும்.
