முன்னணி அலுவலக நடைமுறைகள் உங்கள் வியாபாரத்திற்கு பொருந்துமாறு வடிவமைக்கப்பட வேண்டும். உதாரணமாக, ஒரு மருத்துவ நிறுவனம் அல்லது பல் நடைமுறையில் சட்ட நிறுவனம், சேகரிப்பு நிறுவனம், முடிதிருத்தும் கடை அல்லது தொழிற்சாலையை விட வேறுபட்ட நடைமுறைகள் தேவைப்படும். முக்கிய முன் அலுவலகம் இலக்குகள் மற்றும் குறிக்கோள்களைக் குறிக்கும் ஒரு முழுமையான பட்டியலை உருவாக்க நேரம் எடுத்துக்கொள்ளுங்கள்.
அடிப்படைகள்
நிலையான வாடிக்கையாளர் போக்குவரத்து பெறும் தொழில்களுக்கு, முன் அலுவலக நடைமுறைகள் ஒட்டுமொத்த வணிக சூழலை பிரதிபலிக்க வேண்டும். ஒரு சூடான, அழைப்பிதழ் வணிக தொழில்முறை தொலைபேசி ஆசாரம் புன்னகை மற்றும் பராமரிப்பது முக்கிய வலியுறுத்த வேண்டும். மருத்துவ அல்லது பல் அலுவலகங்கள் நிலையான நோயாளிகளின் பாய்ச்சலை அதிக அளவில் சார்ந்திருக்கின்றன. எனவே, ஒரு கிளினிக்கில் முன் அலுவலகத்தில் நோயாளிகளை சரிபார்க்க போதுமான உட்கொள்ளும் பணியாளர்கள் இருக்க வேண்டும், நபரிடம் மற்றும் தொலைபேசியில் நோயாளி கேள்விகளுக்கு பதில் மற்றும் பணம் பெறுதல் மற்றும் பின்தொடரும் நடைமுறைகள் திட்டமிடல் உட்பட நோயாளி புறப்பாடுகளை கையாள வேண்டும். பிறகு மணிநேர வாடிக்கையாளர் அழைப்புகளை கையாள ஒரு தொலைபேசி சேவையுடன் பணியாற்றிக் கொள்ளுங்கள்.
திட்டமிடல்
ஒரு வெற்றிகரமான முன் அலுவலகம் இயங்கும் ஒரு முக்கிய பகுதியாக வணிக நியமங்களை கையாளும். முன்னணி அலுவலக ஊழியர்கள் தங்கள் சந்திப்பிற்கு முன் வாடிக்கையாளர்களை தொடர்பு கொண்டு, திட்டமிடப்பட்ட நேரத்தை உறுதிப்படுத்த வேண்டும். ரத்துசெய்தலை அல்லது பட்டியல் இல்லாத பட்டியலை உருவாக்குங்கள், எனவே நீங்கள் கைவிடப்பட்டவர்களுக்காக மற்ற நியமனங்கள் செய்யலாம். ஒரு அறையில் முன் அலுவலக ஊழியர்கள் துல்லியமான அறை பதிவுகளை பராமரிக்க வேண்டும், ஏனெனில் இது அறை சேவை மற்றும் வீட்டு பராமரிப்பு நடவடிக்கைகளை நேரடியாக பாதிக்கிறது. அடிப்படை, நடுத்தர மற்றும் உயர்நிலைப்பள்ளிகளில் உள்ள முன்னணி அலுவலக ஊழியர்கள் மாணவர்களுக்கும், பார்வையாளர்களுக்கும் பொருந்தக்கூடிய துல்லியமான மாணவர் பதிவுகளை பராமரிக்க வேண்டும்.
மேம்பாடுகள்
முன் அலுவலக நடைமுறைகள் தொடர்ந்து மதிப்பீடு. முன்னேற்றத்திற்கான அறையை நீங்கள் கண்டால், பொருத்தமான உத்திகளை உருவாக்கவும், செயல்படுத்தவும். தொலைபேசி அழைப்புகள் மூலம் அழைக்கப்பட்டாலும், எப்போதுமே சிறந்த வாடிக்கையாளர் சேவையை வழங்க முடியாவிட்டால், ஃபோன் அமைப்பை (எ.கா., ஒரு கணினி தொலைபேசி அமைப்பு பயன்படுத்தி) மாற்றியமைக்க அல்லது உடனடி செய்தியிடல் தொழில்நுட்பத்தைப் பயன்படுத்தி ஊழியர்கள் கிடைப்பதைப் புரிந்து கொள்ளவும். உங்கள் முன்னணி அலுவலக வழக்கு மேலாண்மை காகிதத்தில்லாமல் போகலாம் என்பதை மதிப்பீடு செய்யுங்கள்.
