பல வணிக உரிமையாளர்கள் தங்கள் வாடிக்கையாளர்களை அந்நியப்படுத்தி அல்லது மேலும் பாதிப்பிற்கு உட்படுத்தும் பயம் கடிதங்கள் மற்றும் சாதாரண மன்னிப்புக் கடிதங்களை எழுதுகின்றனர். இரண்டு சந்தர்ப்பங்களிலும், நீங்கள் ஒரு முக்கியமான அக்கறையை தெரிவிக்க வேண்டும், அதே நேரத்தில் வாடிக்கையாளர் நல்லெண்ணத்தை பராமரிக்க வேண்டும். பிரச்சனை தீர்வு கடிதங்களை எழுதும் ஒரு சில அடிப்படைக் கோட்பாடுகளை நீங்கள் புரிந்து கொண்டால், இந்த வகையான எழுத்துக்கள் எவ்வாறு நல்லெண்ணத்தை உருவாக்குகின்றன என்பதை நீங்கள் அறியலாம்.
வடிவமைப்பு மற்றும் உடை
ஒரு வணிக கடிதம் வடிவத்தில் எழுதப்பட்ட மினியேச்சர் கட்டுரையில் சிக்கல் தீர்வு கடிதத்தைப் பற்றி சிந்திக்க உதவியாக இருக்கும். அதே வடிவத்தை பின்பற்றவும், அதே பாணியை பின்பற்றவும் மற்றும் எந்த வணிகக் கடிதத்தில் அதே 12-புள்ளி டைம்ஸ் நியூ ரோமன் எழுத்துருவைப் பயன்படுத்தவும். நீங்கள் செய்ய வேண்டிய மாற்றங்கள் மட்டுமே உடல் மற்றும் மூடுபனி பிரிவுகளில் பயன்படுத்தப்படும் வார்த்தைகளில் உள்ளன. பெரும்பாலான சிக்கல் தீர்வு கடிதங்கள் கூட இணைக்கப்பட்டுள்ளது. மூடுவதற்கு கீழே உள்ள ஒரு "enclosures" தட்டச்சு செய்வதன் மூலம் இதைக் குறிக்கவும், மேலும் ஒவ்வொரு ஆவணத்தின் பெயரையும் நீங்கள் கடிதத்துடன் சேர்த்துக் கொள்ளலாம்.
நேர்மறை சொற்கள் வலியுறுத்துகின்றன
குறுகிய, நேரடியான மற்றும் தனிப்படுத்தப்பட்ட கடிதங்கள் தவறான புரிந்துணர்வுக்கான வாய்ப்புகளை குறைக்கின்றன, மேலும் பெரும்பாலும் மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும். கூடுதலாக, நேர்மறை திருப்பங்களுடன் கூடிய வார்த்தைகள் நேர்மறையான பதிலைத் தோற்றுவிக்கின்றன. "துரதிருஷ்டவசமாக," "முடியாமல்," "பிரச்சனை" மற்றும் "தோல்வி" போன்ற வார்த்தைகளையும் சொற்றொடர்களையும் தவிர்ப்பதற்கு பர்டியூ பல்கலைக்கழக ஆன்லைன் எழுதும் ஆய்வகம் பரிந்துரைக்கிறது. இது விரும்பத்தகாத உண்மைகளை வெளிப்படுத்துகிறது. அதற்கு பதிலாக, நீங்கள் செய்ய முடியாது அல்லது செய்ய முடியாது விட நீங்கள் செய்ய முடியும் அல்லது செய்ய தயாராக என்ன வலியுறுத்தி.
திறந்து மற்றும் முடித்தல் அறிக்கைகள்
எளிய, நேரடி அறிக்கைகள் மூலம் கடிதத்தை திறக்கவும் மற்றும் மூடவும். "உன்னுடைய கவலையை விளக்குவதற்கு நேரத்தை எடுத்துக் கொண்டதற்கு நன்றி …" குறிப்புகள் மற்றும் பிரச்சினையை அடையாளம் காண்பது போன்ற ஒரு தொடக்க அறிக்கை. உறவை காக்க உங்கள் விருப்பத்தை வலியுறுத்துகிறது என்று ஒரு அறிக்கையுடன் மூடு. "நாங்கள் உங்கள் வியாபாரத்தை மதிக்கிறோம்" அல்லது "எங்கள் நிறுவனத்தில் இருந்து எதிர்பார்க்கும் உயர்தர வாடிக்கையாளர் சேவையை வழங்குமாறு நாங்கள் பரிந்துரைக்கிறோம்" போன்ற இரண்டு பொதுவான எடுத்துக்காட்டுகள்.
உடல்
வாடிக்கையாளரின் கவலையை நீங்கள் புரிந்துகொள்வதற்கு முதல் உறுப்பு பத்தி, குறிப்பு தொடர்பான பின்னணி தகவல் மற்றும் எந்த முந்தைய தகவல்தொடர்புகளிலும். மூன்றாவது பத்தியில் - நீங்கள் ஏற்கெனவே எடுத்துக் கொள்ளும் அல்லது திட்டமிட்டுள்ள நல்லெண்ண சைகைகள் மற்றும் செயல்கள் உட்பட பிரச்சனைக்கு ஒரு தெளிவான, குறிப்பிட்ட தீர்வை வழங்குக.உதாரணமாக, நீங்கள் முதல் கோரிக்கை சேகரிப்பு கடிதத்தை எழுதுகிறீர்கள் என்றால், வாடிக்கையாளர் முந்தைய நல்ல கட்டண பதிவுகளை கவனியுங்கள், ஆனால் கட்டணம் செலுத்தும் தேதி பற்றிய வாடிக்கையாளரை நினைவூட்டுங்கள். ஒரு தீர்வாக, மாற்று பணம் ஏற்பாடுகளை அமைப்பதற்கான வாடிக்கையாளருடன் பணிபுரியும் அல்லது திரும்பப் பெறுவதற்கான அழைப்புக்கு கட்டண கட்டணத்தை நீட்டிக்க வேண்டும்.
