செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் உங்கள் நிதி பதிவுகளில் ஒரு முக்கியமான பகுதியாகும் மற்றும் கவனமாக சமரசம் மற்றும் மேற்பார்வை இல்லாமல் மோசடிக்கு உட்படுத்தலாம். வலுவான கணக்குகள் செலுத்தத்தக்க தணிக்கை நடைமுறைகள் உங்கள் பில் செலுத்தும் துல்லியத்தன்மையையும் நேரத்தையும் உறுதி செய்ய முடியும். சிறந்த கணக்குகள் செலுத்தத்தக்க தணிக்கை நடைமுறைகள் தினசரி காசோலைகளை, வழக்கமான உள் கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் வெளிப்புற தணிக்கை நடைமுறைகளை கலவையை அனுமதிக்கின்றன.
வழக்கமான நடைமுறைகள்
செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் தினசரி சீரானதாக இருக்க வேண்டும் பதிவு செய்யப்பட்ட பதிவுகளுக்கு பணம் செலுத்துமாறு சரிசெய்ய வேண்டும். பணம் செலுத்திய மொத்தத் தொகையும், பதிவு செய்யப்பட்ட மொத்தத் தொடுக்கும் இடையேயான எந்த முரண்பாடும் சரிபார்க்கப்பட வேண்டும், உடனடியாக சமரசம் செய்ய வேண்டும். கணக்குகள் சம்பந்தப்பட்ட ஒவ்வொரு நபரின் நிர்வாக மேற்பார்வையும் கடுமையானதாக இருக்க வேண்டும் மற்றும் நடவடிக்கைகளின் வழக்கமான கண்காணிப்புகளைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். பணமளிக்கும் ஊழியர்களால் எந்த தவறான அறிகுறிகளுக்கும் கண்காணிக்கும் மேலாளர்கள் பயிற்றுவிக்கப்பட வேண்டும்.
ஒரு தணிக்கை சோதனையை நிறுவுவதற்கு உதவியாக இருக்கும் ஒப்பந்த செயல்முறைகள் செயல்படுத்தப்பட வேண்டும். இந்த கையொப்பங்கள் தினசரி சமரசங்கள், மாதாந்திர முரண்பாடு அறிக்கைகள் மற்றும் அனைத்து பரிமாற்றங்கள் சரியானதா என்பதை உறுதி செய்வதற்காக பெரிய பரிவர்த்தனைகளுக்கான தனிப்பட்ட கையொப்பங்கள் ஆகியவற்றை நிர்வகிக்க வேண்டும்.
உள் கட்டுப்பாடுகள்
பணம் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளுக்கான உள்ளக கட்டுப்பாடுகள் பணம் அளவுகளின் படி கையொப்பம் தேவைகளை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும். கையெழுத்து தேவைகள் பல அடுக்குகளை செயல்படுத்த கருதுகின்றனர். உதாரணமாக, $ 5,000 க்கும் அதிகமான பொருட்களுக்கான கணக்கியல் மேலாளரின் கையொப்பம் தேவைப்படலாம், $ 10,000 க்கும் அதிகமான பொருட்கள் மற்றும் $ 25,000 க்கும் அதிகமான பணம் செலுத்துவதற்கு இரட்டை கையொப்பம் தேவைப்படும் பொருட்களுக்கான ஒரு நிர்வாகி கையொப்பம் தேவைப்படும். உங்கள் வருவாய் மொத்தத்திற்கான கையொப்ப தேவைகள் மற்றும் உங்கள் வியாபாரத்தை அதிகபட்ச நன்மைக்காக மோசடிக்கு உட்படுத்த வேண்டும்.
செலுத்தத்தக்க கணக்குகளுக்கான வழக்கமான கட்டுப்பாட்டு நடைமுறைகளை உருவாக்குதல். துல்லியம் உறுதிப்படுத்த தனிப்பட்ட பணம் மீது ஸ்பாட் காசோலைகள் அடங்கும். உதாரணமாக, ஒவ்வொரு நாளும் ஐந்து பரிவர்த்தனைகளை மதிப்பாய்வு செய்து, பணம் செலுத்தும் தொகையும் பணம் செலுத்தும் தகவலையும் சரிபார்த்து, கணக்குப்பதிவு பதிவுகள் சரியாகப் பூர்த்தி செய்யப்பட்டுள்ளனவா என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
ஒரு மாத இறுதியில் அல்லது நிதிக் காலத்தின் முடிவில் புத்தக மூடுதலின் நடைமுறைகளில், மொத்த கணக்கு மற்றும் கணக்கு சமரசம் உள்ளிட்ட எல்லா கணக்கிற்கும் செலுத்த வேண்டிய பணிக்கான கையெழுத்திடப்பட்ட நடைமுறைகள் அடங்கும். கூடுதலாக, செலுத்த வேண்டிய செயலாக்கத்திலிருந்து பணம் செலுத்தும் நிலைகளை கண்காணிக்கும் இயங்கும் அறிக்கையை வைத்திருக்கவும். கட்டணம் அளவு திடீரென அதிகரிக்கிறது அல்லது குறைக்கப்படும்போது, காரணங்கள் பற்றிய ஒரு தானியங்கி விசாரணை சாத்தியமான சிக்கல்களைத் தீர்க்க முடியும்.
வெளிப்புற ஆடிட்ஸ்
பெரும்பாலான வெளிப்புற தணிக்கைகளில் சோதனை பகுதியாக செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளும் அடங்கும். வெளிப்புற தணிக்கை விவரங்கள் கணக்கு விவரங்கள் மூலம் மொத்த விவரங்கள் மற்றும் கணக்கு விவரங்களை மொத்த கணக்கில் பதிவு செய்ய வேண்டும் மற்றும் வங்கி திரும்பப் பெற வேண்டும். தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட உருப்படிகளை ஆழ்ந்த சோதனைக்கு தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். பணம் செலுத்துதல்களை சரிபார்க்க சரிபார்ப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். கூடுதலாக, துல்லியம் மற்றும் தருக்க செயலாக்கத்திற்காக வழக்கமான சமரசம் மதிப்பாய்வு செய்யப்பட வேண்டும். பெரிய முரண்பாடுகளுடன் எந்த நல்லிணக்கமும் முழுமையாக ஆராயப்பட வேண்டும்.
வெளிப்புற தணிக்கைகள் பதிவு செய்யப்படாத பொறுப்புகள் சோதிக்க வேண்டும். ஒரு குறிப்பிட்ட நுழைவுமுறையில் அனைத்து விவரங்களையும் தெரிவுசெய்து, ஆழமான மதிப்பீடுகளுக்கான வழக்கமான பொருள்வரிசைகளின் ஒரு சீரற்ற தேர்வை தேர்வு செய்யுங்கள். வருவாய் பதிவேடுகளைப் பார்க்கவும், வருவாய்க்கான வரவுகளை, பெறப்பட்ட பொருட்கள், ஆனால் விலைப்பட்டியல், மற்றும் எந்த விலைப்பட்டியல் குறிப்பிட்ட கணக்குகளையும் பாருங்கள். ஒவ்வொரு விவரப்பட்டியல் முறையான காலப்பகுதியிலும் ஒழுங்காக பதிவு செய்யப்படுவதை உறுதிசெய்க. ஒரு பொறுப்பு என பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளதா அல்லது நேரத்தை நேரடியாக ஒதுக்கிவிட்டிருந்தாலோ, கணக்கை மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள்.
