ஆவணம் காப்பகப்படுத்தல் ஆவணங்கள் செயல்திறனில் இனி இல்லை, ஆனால் நிறுவனங்கள் இந்த ஆவணத்தை ஒரு வரலாற்று பதிவாக வகைப்படுத்த வேண்டும். பொதுவாக, நிறுவனங்கள் மற்றும் வணிக காப்பக ஆவணங்களை, ஆனால் தனிநபர்கள் பல்வேறு காரணங்களுக்காக ஆவணங்களை காப்பகப்படுத்தலாம். ஆவண காப்பகத்துடன் ஒரு தொடர்ச்சியான பரிசீலனைகள் மற்றும் முறைகள் இணைக்கப்பட்டுள்ளன. சில சந்தர்ப்பங்களில், ஒரு அமைப்பு ஆவணங்களை நிர்வகிப்பதற்கு நன்கு வரையறுக்கப்பட்ட கொள்கைகள் கொண்டிருக்கும், இதில் அமைப்பு ஒரு காப்பகப்படுத்தும் செயல்முறையை கோடிட்டுக்காட்டுகிறது. நிறுவனங்கள் பல்வேறு வகையான ஊடக வகைகளை கட்டுப்படுத்தலாம்.
நோக்கம்
பல்வேறு காரணங்களுக்காக காப்பக ஆவணங்களை நிறுவனங்கள், நிறுவனத்தின் பெரும்பாலான நோக்கத்திற்காக அல்லது பங்கு தொடர்பான பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில். பெரும்பாலும், ஆவணங்களின் ஆவணங்கள் இது கலாச்சார அல்லது வரலாற்று முக்கியத்துவம் வாய்ந்தது என்பதால். மாற்றாக, கடந்த கால ஆவணங்களின் நம்பகமான பதிவுகளை வைத்திருப்பதற்கான ஒரு சட்டபூர்வ அல்லது நிதிக் காரணத்தை ஒரு வியாபாரத்திற்குக் கொண்டுவரலாம்.
பரிசீலனைகள்
ஆவண காப்பகத்திற்கான தேவையுள்ள எந்த அமைப்புக்கும் அதன் நடைமுறைகளை கவனமாக பரிசீலிக்க வேண்டும். ஆவணங்கள் ஆவணப்படுத்தப்பட வேண்டும் என்பதை தீர்மானித்தல், முந்தைய மற்றும் தற்போதைய செயல்களின் அடிப்படையில், இயற்கையாகவே முதன்மை கருத்தாகும். ஒரு நிறுவனத்தை உருவாக்கும் தற்போதைய ஆவணங்கள், காப்பகத்திற்கான ஒரு குறிப்பிட்ட கால அட்டவணையில் அமைப்பு வந்து சேரும். காப்பகப்படுத்தல் முறைகள் மாறுபடும், மற்றும் கணினி தொழில்நுட்பத்தின் முன்கணிப்பு புதிய கருவிகளின் செல்வத்தை அறிமுகப்படுத்தியுள்ளது, பல சந்தர்ப்பங்களில் திறமையான, செலவு குறைந்த தீர்வுகளை வழங்கும்.
கருவிகள்
2011 ஆம் ஆண்டு வரை, ஆவண காப்பகத்திற்கான மென்பொருள் கருவிகள் குறைந்த செலவில் காப்பகப்படுத்த நிறுவனங்களுக்கு அதிக வாய்ப்புகளை அளித்து, அதிகரித்துள்ளது. நிறுவனங்கள் மின்னணு வடிவில் சேமித்து வைக்கக்கூடிய ஆவணங்கள் மட்டுமல்ல, காகித ஆவணங்கள் மற்றும் பிற ஊடகங்களுக்கும் மென்பொருள் காப்பகத்தை ஒரு கருவியாகப் பயன்படுத்தலாம். மின்னணு வடிவத்தில் சேமிப்பிற்கான டிஜிட்டல் உருப்படிகளை ஸ்கேன் அல்லது டிஜிட்டல் உருப்படிகளை மாற்ற முடியும், பயனுள்ள பதிவகம் தேவைப்படும் அளவிலான இடைவெளியை குறைக்கிறது.
அபாயங்கள்
அபாயங்கள் எந்த ஆவணம் காப்பக அமைப்பில் இயல்பானவை, நிறுவன அமைப்புக் காப்பீட்டுக் கொள்கையை உருவாக்கும்போது நிறுவனங்கள் இதைக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும். காப்பகங்கள் பாதுகாப்பாக இருந்தால் மின்னஞ்சலில் ஆவணங்கள் சேமிப்பதற்கான நன்மை மட்டுமே செல்லுபடியாகும். ஆகவே காப்பகத்தின் ஸ்திரத்தன்மை மற்றும் பாதுகாப்பைப் பாதுகாப்பதற்காக நிறுவனங்கள் போதுமான பாதுகாப்பைக் கொண்டிருக்க வேண்டும், இது வெவ்வேறு வழிகளில் உரையாடும் கருவிகள் மற்றும் சேவைகளை காப்பகப்படுத்த வேண்டும்.
நன்மைகள்
ஒரு பயனுள்ள ஆவணம் காப்பீட்டு அமைப்பு கொண்ட நன்மைகள் தொழில்நுட்ப தீர்வுகள் வருகையுடன் அதிகரித்துள்ளது. மின்னணு பதிவுகள் குறைவான உடல் இடத்தை ஆக்கிரமித்து, சில சந்தர்ப்பங்களில், ஒரு வணிக அல்லது நிறுவனத்தின் பிரதான வளாகத்தில் கூட வசிக்க முடியாது. உதாரணமாக, சில நிறுவனங்கள் வெளிப்புற ஆவண மேலாண்மை சேவையைப் பயன்படுத்தலாம். மின்னணுவியல் சாதனங்களைப் பயன்படுத்துவதற்கான மற்றொரு நன்மை, தேவைப்படும் போது நிறுவனங்கள் எளிதாகவும் விரைவாகவும் காப்பக உள்ளடக்கத்தை உருவாக்கலாம், பெரும்பாலும் ஒரு தேடத்தக்க மின்னணு வடிவத்தில்.
