கூட்டங்கள், மாநாடுகள் அழைப்புகள் மற்றும் தொலைபேசி அழைப்புகள் ஆகியவற்றின் போது கலந்துரையாடப்பட்ட அனைத்து விஷயங்களையும் ஒரு தொடர்பு அறிக்கை ஆவணப்படுத்துகிறது. தொடர்பு அறிக்கையின் ஒரு உதாரணம் நிதி திரட்டும் போது பயன்படுத்தப்படுகிறது; இது ஒரு நிதி வழங்குநர் தொழில்முறை திறனாளிகளுடன் கலந்துரையாடல்களை தலைமையிடமாகக் கொண்டுள்ளது. எந்தத் தகவலை எந்த கட்சிகளின் தகவல்களைப் பகிர்ந்து கொள்கிறீர்கள் என்பதைப் பற்றிய தவறான புரிந்துணர்வு அல்லது கேள்விகளை தெளிவுபடுத்துவதற்கு இந்த அறிக்கை உதவுகிறது. ஒரு தொடர்பு அறிக்கையை எழுதுவது கடினமாகவும் பயனற்றதாகவும் தோன்றலாம், ஆனால் நீண்ட காலத்திற்கு அது நேரத்தைச் சேமிக்கலாம் மற்றும் ஏமாற்றத்தை குறைக்கலாம்.
சந்திப்பு, மாநாட்டில் அழைப்பு அல்லது தொலைபேசி அழைப்பு அனைவருக்கும் எல்லா பெயர்களையும் கேளுங்கள். சந்திப்பு முடிந்ததும், முடிவடையும் தேதி மற்றும் நேரத்துடன் உங்கள் காகிதத்தின் மேல் அவற்றை எழுதுங்கள்.
சந்திப்பின் முக்கிய அம்சங்கள், தொலைபேசி அழைப்பு அல்லது மாநாட்டின் அழைப்பைப் பற்றி குறிப்புகள் எடுக்கவும்.
சந்திப்பு குறிப்புகள் குறித்து உங்கள் தொடர்பு அறிக்கையைத் தட்டச்சு செய்யவும். கம்பனியின் பெயரையும் நிறுவனத்தையும் பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் நபரின் பெயரையையும், மற்ற நிறுவனத்தின் பெயர் அல்லது அதன் பிரதிநிதிகளையும் சேர்த்துக்கொள்ளவும்.
தேதி மற்றும் தொடர்பு வழிமுறைகளை பதிவு செய்யவும். வணிக சந்தர்ப்பங்களில், கூட்டத்தில் ஈடுபட்டுள்ள அனைத்து ஊழியர்களின் அல்லது நபர்களின் பெயர்களை ஆவணப்படுத்தவும்; கூட்டத்தில் முக்கியத்துவம் என்ன? யார் சொன்னார்கள்; என்ன தகவல் விவாதிக்கப்படுகிறது மற்றும் நிறைவேற்றப்பட்டது; அடுத்த உருப்படியைப் பற்றி பேசுவதையோ அல்லது எல்லாவற்றையும் செட்டில் செய்திருந்தாலோ; முந்தைய சந்திப்பில், அடுத்த கூட்டத்தின் தேதி.
தொடர்பு அறிக்கையைப் பார்த்து, எதுவும் இல்லை என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். காணாமல் போன விவரங்களைச் சேர்க்கவும்.
மின்னஞ்சல், தொலைநகல் அல்லது தபால் அஞ்சல் மூலம் தொடர்பு அறிக்கை அனுப்பவும்.
