பணியாளர்களோ அல்லது வாடிக்கையாளர்களோ கொள்கை மாற்றத்தில் அறிவிக்கப்படுவதை உறுதிப்படுத்துவதற்கான சிறந்த வழி கடிதங்கள். ஒவ்வொரு நாளும் பல விளம்பரங்களும் மின்னஞ்சல் செய்திகளும் தொடுக்கப்பட்டிருப்பதால் மக்கள் அறிகுறிகளையும் மின்னஞ்சல்களையும் புறக்கணிப்பார்கள். எழுத்துக்கள், மறுபுறம், புறக்கணிக்க மிகவும் கடினம், ஏனென்றால் அவை நடைமுறை மற்றும் முக்கியமான செய்திகளுடன் தொடர்புடையவை. அறிவிப்பு கடிதங்கள் எழுத மிகவும் எளிதானது.
உங்கள் அச்சுப்பொறியில் நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட் ஏற்றவும். பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் உத்தியோகபூர்வ தகவல்தொடர்புகள் லெட்டர்ஹில் இருக்க வேண்டும் என்ற கொள்கைகள் கொண்டிருக்கும், ஏனெனில் அது நிலைத்தன்மையையும் அதிகாரத்தையும் கருத்தில் கொண்டு உதவுகிறது.
தேதி தட்டச்சு மூலம் கடிதம் திறக்க. கடிதம் ஒரு தனிநபர் போகிறது என்றால், பெறுநரின் பெயரையும் முகவரியையும் தட்டச்சு செய்யவும். கடிதம் இதேபோன்ற அறிவிப்புகளின் ஒரு பெரிய அஞ்சல் அஞ்சல் பகுதியாக இருந்தால், பெயரை டைப் செய்ய வேண்டாம் அல்லது பெயரினைச் செருகுவதற்கு உங்கள் சொல் செயலாக்கத்திட்டத்தில் அஞ்சல்-இணைப்பு அம்சத்தைப் பயன்படுத்தவும்.
"அன்புள்ள திரு. எம். (பெயர்)", பின்னர் ஒரு பெருங்குடல், அல்லது ஒரு பொது அஞ்சல் "அன்பே மதிப்புடைய வாடிக்கையாளர்" அல்லது இதே போன்ற மகிழ்ச்சியை தட்டச்சு செய்வதன் மூலம் கடிதத்தை தொடங்குங்கள்.
இந்த சூழ்நிலையை சுருக்கமாக விளக்கி கடிதத்தைத் தொடங்குங்கள். நீங்கள் மோசமான செய்திகளை எழுதுவதற்கு எழுதுகிறீர்கள் என்றால், காலவரையற்ற புத்தகங்கள் அல்லது கடந்த கால மசோதாவின் அறிவிப்பு போன்றது, அந்த மசோதா என்ன என்பதை விளக்கவும், எவ்வளவு காலம் தாமதமாகவும் உள்ளது. கொள்கை மாற்றத்தில் வாடிக்கையாளர்களை அறிவிக்க நீங்கள் எழுதுகிறீர்கள் என்றால், கொள்கை மாற்றத்திற்கான தேவையை உருவாக்கிய சிக்கலை விளக்குங்கள்.
பெறுநருக்கு இந்த செய்தியைத் தவறவிடாமல், தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் இந்த அறிவிப்பை விளக்குங்கள். கொள்கை நடைமுறைக்கு வரும் போது பொருத்தமான தேதியை வழங்குக.
கடிதத்தின் பெறுநரைப் பின்பற்ற வேண்டிய எந்த காலக்கெடு அல்லது செயல்முறை போன்ற நடவடிக்கை தகவல்களையும் வழங்கவும். கேள்விகள் இருந்தால், உங்கள் தொடர்பு தகவலை வழங்கவும்.
அவருடைய கவனத்திற்கு ஊழியர் அல்லது வாடிக்கையாளருக்கு நன்றி சொல்லி கடிதத்தை மூடி, உங்கள் பெயரை தட்டச்சு செய்யவும். உங்கள் பெயருக்கு மேலே உள்ள இடத்தில் உள்நுழைக.
குறிப்புகள்
-
கடிதத்தை சுருக்கமாகவும் உண்மையாகவும் வைத்திருங்கள். நீங்கள் அதிகமான வாடிக்கையாளர்கள் அல்லது ஊழியர்களிடம் மன்னிப்பு கேட்டால், இது அறிவிப்பு அல்லது கொள்கை மாற்றத்துடன் வாதிடலாம் என்பதற்கான அடையாளமாக இதை விளக்குகிறது.
