ஊழியர்களுக்கு ஒரு கடிதம் எழுதுவது எப்படி

பர்டியூ பல்கலைக்கழக ஆன்லைன் எழுதும் ஆய்வகத்தின் (OWL) படி, குறிப்புகள் சிறப்பம்சமாக அல்லது சிக்கல்களை தீர்க்க எழுதப்படுகின்றன. வடக்கு கென்னிட்டி பல்கலைக்கழகத்தின் வணிகக் கல்லூரி மெமோஸ் குறிப்பிட்ட இடத்தில் நிறைய தகவல்களைத் தெரிவிக்க வேண்டும் என்று அறிவிக்கிறது. ஒரு மெமோ வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது எப்படி நிறுவனம், மெமோ மற்றும் மெமோ பெறுநர்கள் சார்ந்துள்ளது. உள்ளக பணியாளர்கள் குறிப்புகள் தகவல், பகுப்பாய்வு மற்றும் முடிவுகளை, வணிக நேரங்கள் அல்லது உபகரணங்கள் சரியான பயன்பாட்டிற்கான வழிமுறைகளைப் பற்றிய தகவல்களை வழங்கலாம்.

உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்

• காகிதம்

• பென் மற்றும் பென்சில்கள்

ஒரு குறிப்பின் அடிப்படை நோக்கத்தையும் வடிவமைப்பையும் அறிக. மெமோஸ் வழக்கமாக ஊழியர்களுக்குத் தொடர்புகொள்வதற்கு பயன்படும் உள் ஆவணங்கள். நோக்கங்கள் கொள்கை நினைவூட்டல்கள், செயல் கோரிக்கைகள், மாற்றத்தை அறிவித்தல் அல்லது உத்தியோகபூர்வ அறிவிப்பை வழங்கும். மெமோ வடிவத்தில் தலைப்பு, அறிமுகம், உடல், சுருக்கம் மற்றும் மூடுதல் ஆகியவை அடங்கும். ஆவணத்தின் கீழே உள்ள இணைப்புகள் குறிப்பிடப்படுகின்றன.

உங்கள் மெமோவின் நோக்கத்தை நிர்ணயிக்கவும், அதில் ஏதேனும் இருந்தால், இணைப்புகள் சேர்க்கப்படும். குறிப்பு பெறுநர்கள் தீர்மானிக்கவும். பெரும்பாலும், மேற்பார்வையாளர்கள் மற்றும் மேலாளர்கள் குறிப்புகளை பிரதிகளை பெறுகின்றனர் மற்றும் கோப்பில் ஒரு பிரதியை சேர்க்க வேண்டிய தேவை இருக்கலாம். குறிப்பு என்ன சொல்கிறது என்பதைத் தீர்மானித்தல் மற்றும் தோராயமான வரைவு உருவாக்குதல். குறிப்புகளுக்கு ஒப்புதலுக்காக லெட்டர்ஹெட் பயன்படுத்துவதற்கு நிறுவனத்தின் கொள்கையை சரிபார்க்கவும்.

"தேதி" தொடங்கி தலைப்பை முடிக்க. "பெறுநர்" பிரிவில் முதன்மை பெற்றவர்களின் பெயர்கள் மற்றும் தலைப்புகள் அடங்கும். இது ஒன்று அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட நபர்கள் இருக்கலாம் அல்லது அனைத்து கணக்கு மேலாளர்கள் போன்ற ஒரு குழுவையும் குறிப்பிடலாம். "சி.சி." பிரிவில் மெமோவின் நகல்களைப் பெறுபவர்களின் பெயர்கள் மற்றும் தலைப்புகள் அடங்கும். குறிப்பு "மின்னஞ்சலில்" அனுப்பும் நபரின் பெயரையும் தலைப்பினையும் சேர்க்கவும். மெமோவின் நோக்கத்தை விவரிக்கும் ஒரு சிறு தலைப்பு "பொருள்" பிரிவில் அடங்கும்.

குறிப்பின் நோக்கத்தை விளக்கும் ஒரு அறிமுகப் பத்தியை உள்ளடக்கி, நோக்கத்திற்காக பின்புலத்தை வழங்குகிறது மற்றும் அடுத்தடுத்த பத்திகளில் என்ன நடக்கும் என்பதற்கான கண்ணோட்டத்தை அளிக்கிறது. மெமோவில் கொள்கை அல்லது பிற முக்கிய தகவல்கள் இருந்தால் வாசகர்களுக்கு ஒரு விழிப்புணர்வு அடங்கும்.

அறிமுகம் மற்றும் கண்ணோட்டத்தில் விரிவுபடுத்தும் மெமோவின் உடலில் அல்லது முக்கிய உரையில் உள்ள தகவலைச் சேர்க்கவும். உதாரணமாக, பாலிசி மாற்றத்திற்கு வழிவகுக்கும் பின்னணியை வழங்கவும். உள்ளடக்கத்தை பொறுத்து பத்திகள் பிரித்து பிரித்து வைக்கவும். குறிப்பு முழுவதும் சுருக்கமான பத்திகளைப் பயன்படுத்தவும். இந்த பகுதி குறிப்பின் நோக்கத்தை பொறுத்து ஒன்று அல்லது இரண்டு பத்திகள் அல்லது பல பக்கங்கள் இருக்கலாம்.

சுருக்கம் மற்றும் மூடுதலைச் செருகவும். ஒரு பக்க குறிப்புகளுக்கு சுருக்கம் தேவைப்படாது, ஆனால் இது சிக்கலான தகவல் அல்லது அறிவுறுத்தல்கள் கொண்ட நீண்ட ஆவணங்களுடன் பயனுள்ளதாக இருக்கும். வாசகருக்கு நன்றி மற்றும் கேள்விகளுக்கு பதிலளிப்பதில் அல்லது மெமோ உள்ளடக்கத்தை விளக்கி உங்கள் உதவியுடன் மூடுவதன் மூலம் மூடலாம். ஒரு சுருக்கம் இல்லாவிட்டால், இறுதிப் பத்தியில் ஒரு சுருக்கமான சுருக்கம் அடங்கும். மெமோ உள்ளடக்கங்களை இரகசியமாக இருந்தால் வாசகர்களுக்குத் தெரிவிக்கவும்.

மெமோ முடிவில் குறிப்பிட்டுள்ள இணைப்புகளின் பட்டியல் குறிப்பு முடிவில் உள்ளது. இணைப்புகளின் பட்டியலைக் குறிக்க "இணைக்கப்பட்ட" அல்லது "மூடப்பட்ட" வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்தவும். குறிப்பில் குறிப்பிடப்படாத இணைப்புகளை சேர்க்க வேண்டாம்.

குறிப்பை கையொப்பமிடுங்கள். மெமோ எழுத்தாளர்கள் பொதுவாக தலைப்பு அல்லது "குறிப்புகள்" இடுகையின் அடுத்த பகுதியிலுள்ள குறிப்புகள் கையெழுத்திடுவார்கள். ஆவணத்தின் முடிவில் ஒரு முறையான குறிப்பு முழு கையொப்பமும் தேதியும் தேவைப்படலாம்.

குறிப்புகள்

• பாணி மற்றும் வடிவமைப்பைக் கற்றுக் கொள்வதற்காக நிறுவனத்தின் மெமோக்களின் பிரதிகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும். ஒரு குறிப்பை அனுப்ப அனுமதி தேவை என்பதைக் கேள்.குறிப்பு உள்ளிட்ட எல்லா உண்மை தகவல்களையும் சரிபார்க்கவும். யாராவது உங்கள் மெமோவை அணுகவும்.