செயல்முறை ஆவணங்கள் ஒரு நிறுவனம் ஒரு வழக்கமான அடிப்படையில் செயல்படும் செயல்முறைகளின் பதிவு ஆகும். ஊழியர்கள், செயல்முறை ஆவணங்கள் மற்றும் பயிற்சியின் பயிற்றுவிப்பதற்காக பொதுவாக உருவாக்கப்படுகிறது, சில நேரங்களில் மற்ற நடவடிக்கைகளிலிருந்து நேரத்தை ஒதுக்குகிறது. எனினும், போதுமான பயிற்சி பெறாத அல்லது ஒரு செயல்முறை செய்ய சரியான வழி புரிந்து கொள்ளவில்லை யார் ஊழியர்கள் ஏற்படும் பிரச்சினைகளை சரிசெய்ய ஒரு நாள் வெளியே எடுத்து கொள்ளலாம்.
ஒருங்கிணைப்பு
நிறுவனங்கள் ஒரு பரந்த இலக்கை அடைய ஒன்றாக ஒருங்கிணைக்கப்பட்ட ஒரு தொடர்ச்சியான செயல்முறைகள் உள்ளன. செயல்முறை ஆவணங்கள் இந்த பல்வேறு செயல்முறைகளின் பதிவைக் கொண்டிருக்கின்றன, எனவே அவை எவ்வாறு செயல்படுகின்றன என்பதைப் புரிந்து கொள்ளலாம் மற்றும் அவற்றை மேம்படுத்துவதற்கான உத்திகளைத் திட்டமிடுகின்றன.
தெளிவு
செயல்முறைகள் தெளிவான மற்றும் நம்பத்தகுந்த விதத்தில் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும் என்பதால், இந்த செயல்முறைகள் ஊழியர்கள் அவற்றைச் செயல்படுத்தும் வழிகளில் தேவையான மாற்றங்களை வெளிப்படுத்த உதவுகிறது. புதிய பணியாளர்களை பயிற்றுவிப்பதற்கு பயிற்சி கையேடுகளில் செயல்முறை ஆவணங்கள் சில நேரங்களில் மேலாண்மை செய்யலாம்.
இயக்கக்கூடியது
செயல்முறை ஆவணங்கள் செயல்பட வேண்டும், எனவே இந்த செயல்முறைகளை முன்னர் செய்யாத நபர்கள் அவற்றைச் செய்யமுடியும். சில பொருட்கள் ஒரு சங்கிலி முழுவதும் ஒரே மாதிரியாக இருக்கும் காரணத்தால், அந்த தயாரிப்புகளை உருவாக்கும் செயல்-ஒரு கப் காபி, உதாரணமாக-மற்றவர்கள் தயாரிப்புகளின் நகல்களை உருவாக்க அனுமதிக்கும் வகையில் தெளிவாக ஆவணப்படுத்தப்பட்டுள்ளது. பயிற்சி ஊழியர்களிடம் மேலாளர்களுக்கு உதவ செயல்முறை ஆவணங்கள் செயல்பட வேண்டும்.
காரணம் மற்றும் விளைவு
செயல்பாட்டின் காரண-மற்றும்-விளைவு தன்மையை தெளிவாக வரையறுக்க செயல்முறை ஆவணங்கள் எழுதப்பட வேண்டும். செயலாக்கங்கள் தனிமைப்படுத்தப்பட வேண்டும், அதேபோல் பல்வேறு செயல்முறைகள் ஒன்றுக்கொன்று தொடர்புடையது என்பதை விளக்குவதற்கு ஆவணப்படுத்தப்பட வேண்டும். உதாரணமாக, ஒரு நிறுவனம் நிறுவனத்தின் விவாதத்தின் வெளிப்படைத்தன்மையை எவ்வாறு பாதிக்கின்றது என்பதை புரிந்து கொள்ள விரும்புகிறது.
நீக்கம்
செயலாக்க ஆவணங்களை உருவாக்கும் அந்த செயல்முறை ஆவணத்தில் உள்ளதைத் தவிர்ப்பது குறித்து கவனமாக இருக்க வேண்டும். உதாரணமாக, சில செயல்முறைகள் மிகவும் எளிமையானது, அவை விவரிக்கப்படக் கூடாது. மற்ற செயல்முறைகள் ஒவ்வொரு முறையும் சரியாக செய்யப்பட வேண்டியதில்லை.
செயல்முறை மற்றும் பயிற்சி
பெரும்பாலும் மேலாளர்கள் செயல்முறை ஆவணங்கள் மற்றும் பயிற்சி இணைக்க முடியும். செயல்முறை ஆவணங்கள் பயிற்சியளிக்கும் நேரத்தை பயன்படுத்துவதற்குப் பதிலாக மற்ற பணிகளைச் செய்யக்கூடிய தொழிலாளர்களுக்கு நேரத்தை சேமிக்க முடியும். இருப்பினும், செயல்முறை ஆவணங்கள் பணியாளர்களுக்குத் தெளிவாகத் தெரிவிக்கும் தகவலை எப்பொழுதும் விளக்குவதில்லை. பெரும்பாலும் ஒரு புதிய ஊழியரால் தெளிவாக புரிந்துகொள்ளப்படுவதை உறுதிசெய்வதற்காக இது பயிற்சிகளோடு இணைக்கப்பட வேண்டும்.
