உங்களுக்கு தெரியாத ஒருவருக்கு ஒரு வணிக கடிதம் எழுதுவது உங்களுக்கு ஏற்கனவே தெரிந்த ஒருவரிடம் கடிதத்தை எழுதுவதைவிட கடினமானது அல்ல. இந்த கடிதத்தின் வடிவமைப்பு, தொழில் ரீதியாக இருக்க வேண்டும் மற்றும் வணிகத்தில் தொடர்பு கொள்ளுதல் முறையின் சரியான தரநிலைகளை கடைபிடிக்க வேண்டும். ஒரு வியாபார கடிதத்தைத் தொடங்குவதற்கு முன், பெறுநரின் பெயரை சரியாக எப்படி உச்சரிப்பது மற்றும் நபரின் சரியான தலைப்பு மற்றும் நிறுவனம் முகவரி ஆகியவற்றை நீங்கள் எப்படி அறிவீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
நபரின் சொந்த பெயரைப் பயன்படுத்தி "அன்புள்ள திரு. ஸ்மித்" அல்லது "அன்புள்ள திருமதி ஜான்சன்" போன்ற ஒரு அறியப்படாத நபருக்கு சரியான வணிக அறிமுகத்துடன் கடிதத்தைத் தொடங்கவும். அந்த கடிதத்தில் ஒரு பெண்ணுக்கு மனைவியிடம் தெரியாது என்றால், முன்னுரை "Ms." இந்த கடிதம் இயற்கையில் மிகவும் சாதாரணமாக இருந்தால் ஒரு காற்புள்ளிக்கு பதிலாக ஒரு பெருங்குடல் அறிமுகத்தை முடிவுக்கு கொண்டுவரவும்.
நீங்கள் இன்னும் சந்திப்பதில்லை என்பதால், பெறுநரிடம் உங்களை அறிமுகப்படுத்துங்கள். நீங்கள் கடிதத்தின் முதல் பத்தியில் ஏன் எழுதுகிறீர்கள் என்பதை விளக்குங்கள்.ஒரு தொழில்முறை குரல் உங்கள் விசாரணையின் நோக்கம் மற்றும் அதனை பெறுபவர் பற்றி நீங்கள் கேட்கிறீர்கள்.
ஒரு வணிக பொருத்தமான வடிவமைப்பில் கடிதத்தை தட்டச்சு செய்க. பக்கத்தின் பக்கத்திற்கு இடதுபுறமாக சுற்றிக் கொண்டிருக்கும் பத்திகளைப் பயன்படுத்தவும், பத்தி அத்தியாயங்களை தவிர்க்கவும். ஒவ்வொரு பத்தியின் பின்னரும் ஒரு ஒற்றை இடத்தை சேர்க்கவும். "உண்மையுள்ள" அல்லது "சிறந்த மரியாதை" போன்ற வணிக பொருத்தமான கையொப்பத்துடன் கடிதத்தை முடிக்கவும்.
கடிதத்தின் உடலில் ஒரு தொழில்முறை மற்றும் புறநிலை குரல் பயன்படுத்தவும். மரியாதையை வெளிப்படுத்தும் போது நடுநிலையான மற்றும் நட்புடன் இருக்கவும். அவரது காலத்திற்கு நன்றி தெரிவிக்கும் குறிப்பு அடங்கும்.
