இது ஊழியர் கூட்டம் அல்லது மேலாளர்கள், பணியாளர்கள், தலைமை நிர்வாக அதிகாரிகள் மற்றும் முதலீட்டாளர்களை உள்ளடக்கியதாக இருந்தாலும், யாராவது கூட்டத்தை பதிவு செய்வதற்கும் அங்கு இல்லாத மற்றவர்களுடன் தகவலை பகிர்ந்து கொள்வதற்கும் ஒருவர் இருக்க வேண்டும். நினைவுகள் குறுகியதாக இருப்பதால், சந்திப்பு நிமிடங்கள் கூட விவாதிக்கப்பட்ட சிக்கல்கள், முடிவுகளை எடுக்கும் நடவடிக்கைகள் மற்றும் மக்கள் எடுக்கும் நடவடிக்கைகள் குறித்து ஒரு நினைவூட்டலாகவும் செயல்படுகிறது. நிமிடங்கள் எதிர்கால வணிக ஒப்பந்தங்கள் ஒரு வழிகாட்டியாக பணியாற்றுவதால், இது ஒழுங்கமைக்கப்பட வேண்டியது மற்றும் சரியான தகவலை உள்ளடக்குவது முக்கியம். இது நம்பகமான கருவிகளைத் தொடங்குகிறது.
உங்கள் கருவிகள் தேர்வு செய்யவும்
கருவிகள் தேர்ந்தெடுக்கும் போது, உங்களுக்கு சிறந்த வேலைகளை தேர்ந்தெடுத்து, சந்திப்பில் என்ன நடக்கிறது என்பதையும், ஒத்திசைவான குறிப்புகளை எடுத்துக்கொள்வதையும் அனுமதிக்கும். சிலருக்கு, இது ஒரு லேப்டாப் அல்லது ஒரு மாத்திரை கணினி; மற்றவர்களுக்கு, இது ஒரு நோட்புக் மற்றும் பேனா. ரெக்கார்டிங் பயன்பாட்டுடன் ஒரு குரல் ரெக்கார்டர் அல்லது ஸ்மார்ட்போன் போன்ற பதிவு சாதனமாக இருந்தால், பின்னர் சந்திப்பை மறுபரிசீலனை செய்யலாம். நீங்கள் ஒரு ஸ்மார்ட்போன், டேப்லெட் அல்லது கம்ப்யூட்டர் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்றால், எந்த ஒலிகளையும், விளையாட்டுகள் அல்லது சமூக ஊடக பயன்பாடுகளையும் அணைக்க வேண்டும், எனவே சந்திப்பில் நீங்கள் பாதிக்கப்படுவதில்லை. அந்த கருவிகள் வேகமாக நீங்கள் குறிப்புகளை எடுத்து உதவ முடியும் - ஆனால் நீங்கள் எப்போதும் ஒரு நோட்புக் மற்றும் ஒரு காப்பு போன்ற கையில் ஒரு சில பேனா அல்லது பென்சில்கள் வேண்டும்.
ஒரு வார்ப்புருவைப் பயன்படுத்துக
ஒரு வார்ப்புருவை உருவாக்குவது உங்கள் நேரத்தைச் சேமிக்க உதவும், ஏனென்றால் நீங்கள் கலந்துரையாடப்பட்ட விவாதங்களை எழுதுகையில் சந்திப்பின் போது நீங்கள் மதிப்புமிக்க தருணங்களை செலவிட வேண்டியதில்லை. மைக்ரோசாஃப்ட் ஆஃபீஸ் உட்பட கணினி நிரல்கள், நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய வணிக சந்திப்பு வார்ப்புருக்களை வழங்குகின்றன - அல்லது சந்திப்பிற்கு முன்னதாக நீங்கள் பெறும் நிகழ்ச்சி நிரலைப் பயன்படுத்தி உங்கள் சொந்த வெற்று ஆவணத்தை உருவாக்கலாம். இந்த வார்ப்புருக்கள் பொதுவாக "பங்கேற்பாளர்கள்," "அதிரடி பொருட்கள்," "புதிய வணிகம்" மற்றும் பலவற்றை உள்ளடக்கிய பிரிவுகளைக் கொண்டிருக்கின்றன, ஆனால் பங்குதாரர்களின் பெயர்கள், விருந்தினர்கள் மற்றும் கூட்டத்தின் இடம். ஒவ்வொரு பகுதியின் மேலிலும், ஒரு சிறிய பெட்டியை "டைம்" என்ற வார்த்தையுடன் உருவாக்கவும், எனவே நீங்கள் தொடங்கும் நேரத்தை எழுதலாம். ஒரு கணினியில், டெம்ப்ளேட்டில் அல்லது மற்றொரு திருத்தும்படி வடிவமைப்பில் டெம்ப்ளேட் சேமிக்கவும், ஒவ்வொரு பிரிவில் ஒரு சில வெற்று இடைவெளிகள் விட்டு. நீங்கள் அச்சிட ஒரு டெம்ப்ளேட்டை உருவாக்கி பின் கையால் பூர்த்தி செய்தால், ஒவ்வொரு பிரிவிலும் ஏராளமான இடைவெளி விட்டு விடுங்கள். அவசரமாக நீங்கள் குறிப்புகள் எழுதும்போது, நீங்கள் அதிக நேரம் எழுதினால், நீங்கள் அதிகமாக எழுதுவீர்கள், அதிக இடங்களை எடுத்துக்கொள்வீர்கள்.
என்ன சேர்க்க வேண்டும் மற்றும் என்ன வெளியேற வேண்டும்
ஒரு கூட்டத்தில் நிமிடங்களை எடுத்துக் கொள்வது, மக்கள் விவாதிக்கும் ஒவ்வொன்றையும் பதிவுசெய்வது அல்ல, மாறாக நடந்த விஷயங்களைப் பதிவு செய்வதற்கு பதிலாக, "ராபர்ட் வின் ஆர்டர்ஸ் விதிகள்", ஒரு குறுகிய புத்தகம் பாராளுமன்ற கூட்டங்களை எவ்வாறு கையாள்வது என்பதை கோடிட்டுக் காட்டுகிறது. இந்த புத்தகம் அடிக்கடி சந்திப்புகளை இயக்கும் ஒரு வழிகாட்டியாக லாப நோக்கமற்ற மற்றும் வணிகங்களால் பயன்படுத்தப்படுகிறது. சந்திப்பு குறிப்புகளின் அடிப்படையில், ஒரு குறிப்பிட்ட வியாபார நடவடிக்கைக்கு அல்லது ஒரு குறிப்பிட்ட வணிக நடவடிக்கைக்கு எதிராக தயாரிக்கப்பட்ட ஒவ்வொரு வாதத்திற்கும் நேரத்தை வீணடிக்க வேண்டாம். உதாரணமாக, யாரோ ஒரு இயக்கம் செய்யும்போது, இயங்கின் சரியான வார்த்தைகளை எழுதி, அதை உருவாக்கி, இறுதி முடிவுகளை எழுதிவைக்கவும். எவ்வாறாயினும், இயக்கத்திற்கான அல்லது அதற்கு எதிராக எல்லோருடைய கருத்துக்களையும் நீங்கள் எழுத வேண்டியதில்லை. யாராவது அறிக்கை செய்தால், அறிக்கையை வெளியிட்ட அறிக்கை, அறிக்கையின் பெயர், அறிக்கையின் ஒரு சிறு சுருக்கம் மற்றும் நடவடிக்கை எடுத்தது. நீங்கள் "நிமிடங்கள்" எடுத்துக்கொள்வதால், முடிவெடுக்கும் நேரத்தையும் அதே நேரத்தில் மக்கள் உருப்படியைப் பற்றி பேசுவதையும் எழுதவும்.
ஒரு ஷார்தான்ட் உருவாக்குதல்
நீங்கள் நடக்கும் ஒவ்வொன்றையும் எழுதிக் கொள்ளாமல் இருந்தாலும், சில நேரங்களில் கூட்டத்தில் நீங்கள் செயல்படுவதைவிட வேகத்தை அதிகப்படுத்தலாம். அது நடக்கும் போது, உங்கள் சொந்த சுருக்கெழுத்து பயன்படுத்தவும். உதாரணமாக, நீங்கள் பொது வணிக சொற்களின் சுருக்கங்களைப் பயன்படுத்தலாம், அதாவது "mgmt" போன்ற மேலாண்மை அல்லது தயாரிப்பு அல்லது உற்பத்தித்திறன் "prod". ஜான் ஸ்மித்தின் "JS" போன்ற சந்திப்பில் ஈடுபட்டுள்ள மக்களுக்காக ஆரம்பகலைப் பயன்படுத்தவும். கேள்வி கேள்வி போன்ற சின்னங்கள் "கேள்விக்கு" சுருக்கமாக இருக்கலாம். உதாரணமாக, நீங்கள் "JS?" என்று எழுதலாம் ஜான் ஸ்மித் ஒரு கேள்வியைக் கேட்டார். உங்கள் சொந்த சுருக்கெழுத்தை உருவாக்கவும், பின்னர் நீங்கள் கூட்டத்தை குறிப்புகள் வெளியிடும் முன் அனைவருக்கும் புரிந்துகொள்ள முடியும்.
