தொலைநகல் கடிதங்கள், தொலைப்பிரதிகளை மற்றும் மின்னஞ்சல்களுடன், தொலைநகல் ஆவணங்கள் அல்லது மின்னஞ்சலுடன் இணைக்கப்பட்ட கோப்புகள் ஆகியவற்றை விவரிக்கவும். பரிமாற்ற கடிதங்கள் பகிரப்பட்ட தொலைநகல் அல்லது மின்னஞ்சல் முகவரிக்கு அனுப்பி இருந்தால், சரியான நபருக்கு ஆவணங்களை வழங்குவதை உறுதிப்படுத்துகின்றன. இந்த கடிதங்கள் வழக்கமாக சுருக்கமானவை மற்றும் அவசியமான தகவல்களை மட்டுமே வெளிப்படுத்துகின்றன. டிரான்ஸ்மிட்டல் கடிதங்கள் வணிக கடிதத்தின் ஒரு வடிவமாக இருப்பதால், நீங்கள் சரியான ஒன்றை எழுத சில தரநிலைகளை பின்பற்ற வேண்டும்.
ஆவணத்தின் மேலே உள்ள உங்கள் பெயர் அல்லது நிறுவனத்தின் பெயர், முகவரி, தொலைபேசி எண் மற்றும் பிற தொடர்புத் தகவலை டைப் பக்கத்தின் வலது பக்கத்தில் உள்ளிடவும். மாற்றாக, நீங்கள் அதற்கு பதிலாக கடிதம் நிறுவனத்தின் கடிதம் எழுத முடியும்.
ஒரு பக்கத்தைத் தவிர் மற்றும் பக்கத்தின் வலது பக்கத்தில் உங்கள் தகவலின் கீழ் தேதி பட்டியலிடவும்.
பெறுநரின் பெயர், முகவரி மற்றும் பொருந்தினால், கணக்கின் எண் அல்லது பிற அடையாளம் காணும் தகவல், பக்கத்தின் இடது புறத்தில், தேதி முதல் இரண்டு கோடுகள் உள்ளிடவும்.
அதை பெறும் நபர் குறிப்பாக கடிதம் முகவரி. நீங்கள் தனிப்பட்ட நபரின் பெயரை அறியவில்லை என்றால், "அன்புள்ள சர் அல்லது மேடம்" எழுதுவது போதும்.
கடிதத்தை முதல் வாக்கியத்தில் எழுதுவதற்கு உங்கள் காரணம் பட்டியலிடலாம். நீங்கள் ஒரு விண்ணப்பத்தை, வியாபார முன்மொழிவு, அறிக்கை அல்லது ஒரு தயாரிப்பு அல்லது சேவையைப் பற்றிய தகவலை அனுப்புகிறீர்கள்.
நீங்கள் இரண்டாவது பத்தியில் அனுப்பும் ஆவணத்தைப் பற்றிய பின்னணி தகவல்களை வழங்குங்கள். ஆவணத்தில் உள்ள தகவலில் வாசகர் செயல்பட வேண்டிய தேதிகள் அல்லது ஆவணம் பல பக்கங்களைக் கொண்டிருந்தால், உள்ளிட்ட பக்கங்களின் ஒரு சுருக்கமான விளக்கத்தை கொண்டிருக்கும் தேதிகளைக் கொண்டிருக்கும். ஆவணம் சம்பந்தமாக நீங்கள் எந்த உரையாடல்களையும் வாசகர்களையும் வாசகர் நினைவூட்டலாம்.
கடந்த பத்தியில் தனது வாசகருக்கு நன்றி சொல்லவும், அவரிடம் ஏதாவது கேள்விகள் இருந்தால் உங்களைத் தொடர்பு கொள்ளவும் அவரிடம் கேட்கவும்.
பக்கம் கீழே, உங்கள் மின்னஞ்சல் முகவரி அல்லது தொலைபேசி எண் போன்ற உங்கள் பெயர், தலைப்பு மற்றும் தொடர்புத் தகவலை தட்டச்சு செய்யவும். உங்கள் பெயருக்கு மேலே உங்கள் கையெழுத்தை கையெழுத்திடுங்கள்.
