ஒவ்வொரு வணிகமும் அவ்வப்போது புகார் கடிதங்களைப் பெறுகிறது. உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுடன் நல்ல உறவுகளைத் தக்கவைத்துக்கொள்வதற்கு உடனடியாகவும் தொழில் ரீதியாகவும் அவர்கள் பதிலளிப்பார்கள்.
வலது திணைக்களம்
உங்களுடைய கடிதத்தை உரிய துறையிலிருந்து அனுப்பவும், சரியான வாடிக்கையாளர்களுக்கு பிரச்சனை பற்றி தெரிந்து கொள்ளவும், சூழ்நிலை குறித்து பேசவும் உங்கள் வாடிக்கையாளருக்குத் தெரியும். நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட் மீது கடிதத்தை வடிவமைத்து, பாரம்பரிய வணிக கடிதத்தை பின்பற்றவும் வடிவமைப்பு வழிகாட்டுதல்கள்.
குறிப்புகள்
-
புகார் எண், ஸ்டோர் அல்லது ஆர்டர் எண் அல்லது வாடிக்கையாளர் கணக்கை கடிதத்தில் குறிப்பிட்ட கண்காணிப்பதை உறுதிசெய்யவும்.
ஒப்புக் கொள்ளுங்கள் மற்றும் சமாதானம் செய்
வாடிக்கையாளர் ஏமாற்றத்தை ஒப்புக் கொள்ளுங்கள், மற்றும் நீங்கள் தவறாக இருந்தால், மன்னிப்பு கோருங்கள். சிக்கல்களைத் தீர்க்கும் மற்றும் வாடிக்கையாளர்களை மகிழ்ச்சியாக வைத்திருப்பதற்கு உங்கள் நிறுவனத்தின் உறுதிப்பாட்டை வலியுறுத்துக. உதாரணமாக, "நீங்கள் தவறான உத்தரவைப் பெற்றதைப் பற்றி நான் வருந்துகிறேன். ஏபிசி நிறுவனத்தில், சிறந்த தரம் வாய்ந்த சேவையை வழங்குவதற்கும் தவறுகளை சரிசெய்வதற்கும் நாங்கள் ஒரு பொறுப்பு உள்ளது."
சரிசெய்
நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள் என்பதை விளக்கவும் புகார் தெரிவிக்கவும், சிக்கலை சரிசெய்யவும். உதாரணமாக, "எங்கள் ஷிப்பிங் துறையை உங்களுக்கு ஒரே இரவில் மாற்றுவதற்கு நான் உத்தரவாதம் அளித்திருக்கிறேன்," அல்லது "எங்கள் ஷோரூமில் நீங்கள் முரட்டுத்தனமாக இருந்த ஊழியர் அதற்கேற்ப கண்டிப்பாக கடிந்து கொள்ளப்பட்டார்."
நன்றி கூறுக
வாடிக்கையாளரின் ஆதரவை உங்கள் கவனத்திற்குக் கொண்டுவருவதற்கு வாடிக்கையாளருக்கு நன்றி செலுத்துங்கள். உதாரணமாக, "இந்த விஷயத்தை நம் கவனத்திற்கு கொண்டு வந்ததற்கு நன்றி. உங்கள் வியாபாரத்தை பாராட்டுகிறோம், இந்த சம்பவம் எதிர்காலத்தில் எங்கள் நிறுவனத்தில் உங்கள் விசுவாசத்தை பாதிக்காது என நம்புகிறோம்."
கூடுதல் மைல் செல்லுங்கள்
கூடுதல் வாடிக்கையாளர் ஏதாவது ஒன்றை கொடுத்து உங்கள் பதிலைச் சுவைத்துக் கொள்ளுங்கள். உதாரணமாக, ஒரு பரிசு அட்டை, ஒரு இலவச பாஸ் அல்லது நீங்கள் வெளிப்படுத்தும் வேறு ஏதோ நிலைமைக்கு வருந்துகிறோம், ஆனால் வாடிக்கையாளரை ஒரு வாடிக்கையாளராக வைத்திருப்பதற்கு கடமைப்பட்டுள்ளோம். உதாரணமாக, "தொழில்நுட்ப சிக்கல்கள் காரணமாக உங்கள் திரைப்படத்தை நான் குறைத்துவிட்டேன். மூடப்பட்டிருந்தால், தயவுசெய்து நான்கு நிரூபணமான பட பாஸ்கள் மற்றும் இலவச பாப்கார்ன் மற்றும் மென்மையான பானங்கள் கிடைக்கும் ஒரு ரசீது கண்டுபிடிக்கவும்."
புகார் அற்பமானது
ஒரு வாடிக்கையாளர் அற்பமான புகாரைத் தொடங்கினால், அவர்களின் ஏமாற்றத்தை ஒப்புக் கொள்ளுங்கள் நீங்கள் ஏன் நடவடிக்கை எடுக்கப் போவதில்லை என்பதை விளக்கவும். உதாரணமாக, ஒரு வாடிக்கையாளர் அவர்கள் விரும்பும் ஒரு பொருளை வைத்திருந்தால், பங்கு வெளியே இல்லை, குறைந்த உற்பத்தி அல்லது பாரிய தேவையை மேற்கோள் காட்டுகின்றன. வாடிக்கையாளர் கையாள்வதில் நிறுவனத்தின் வழிமுறைகளை பின்பற்றி வந்த ஒரு ஊழியர் பற்றி புகார் இருந்தால், நிறுவனத்தின் கொள்கையை விளக்குங்கள். உதாரணமாக, "நான் ஏமாற்றமடைந்திருந்தால், நாங்கள் A-14 கண்ணாடியில் துடைத்தெறியப்பட்டவர்களில் இருந்து வெளியேறினோம், பொருட்கள் அகற்றப்பட்டு, நிறுத்தப்பட்டன. அதனால்தான் எங்கள் கூட்டாளியான உங்களிடம் கூடுதல் வைப்பர்கள் கட்டளையிட முடியாது என்றார்."
