நிறுவனத்தின் செயல்திட்டங்களை சாதகமான அல்லது எதிர்மறையாக பாதிக்கும் ஏதாவது நடந்தால், ஒரு வணிகத் துறை பின்பற்றும் திட்டங்களும் திட்டங்களும் ஒரு தற்செயல் கடிதத்தில் அடங்கும். ஒரு பெரிய தீர்ப்பு போன்ற எதிர்பாராத அதிர்ஷ்டம் அல்லது நெருப்பு அல்லது தரவு இழப்புக்கு எப்படி பதிலளிப்பது என்பதை இந்த கடிதம் விளக்குகிறது. முழு வியாபாரத்திற்கும் ஒரு முழுமையான தற்செயல் திட்டம் பல துறைகளை உள்ளடக்கியது என்றாலும், ஒரு தற்செயல் கடிதம் ஒரு தனித் துறை எதிர்கொள்ளும் பிரச்சினைகள் மற்றும் அந்தப் பிரச்சினைகளைச் சுற்றி வேலை செய்யும் திட்டத்தை கோடிட்டுக் காட்டும்.
செயல்முறைகள் மற்றும் பணிகள்
ஒவ்வொரு துறையின் மேற்பார்வையாளரும் அது செயல்படும் வணிக செயல்முறைகளையும், மேற்பார்வையிடும் பணிகளையும் விவரிக்கும் ஒரு தற்செயல் கடிதத்தை தயாரிக்க வேண்டும். இந்த கடிதத்தில் திணைக்களமானது எல்லாவற்றையும் உள்ளடக்கியது, யாருடன் யாருடன் தொடர்புகொள்வது, என்ன அளிப்பு வழங்குவது, வழங்குவோரை வழங்கும் போது. உதாரணமாக, ஒரு கணக்கியல் திணைக்களுக்கான அவசரக் கடிதம், கணக்கியல் துறையிடமிருந்து விற்பனையாளரை எவ்வாறு தொடர்புபடுத்துகிறது மற்றும் கணக்கீட்டுத் திணைக்களத்துடன் கொள்முதல் துறையுடன் அதன் தொடர்பு வழிமுறைகளை பதிவு செய்வது எப்படி, மற்றும் திணைக்களம் மாத வருமான அறிக்கைகள் மற்றும் காலாண்டு வரி வருமானம்.
தோல்வி புள்ளிகள்
அவசர கடிதத்தில் ஒவ்வொரு செயலிலும் தோல்வி புள்ளிகள் சேர்க்கப்பட வேண்டும். இவை ஒரு செயன்முறை அல்லது பணியின் முடிவைச் சீர்குலைக்கும் நிகழ்வுகளாக இருக்கின்றன. தோல்வியுற்ற புள்ளிகள் இயற்கையான பேரழிவுகளால் இணைந்த தொழிலாளர்களிடையே எளிய துஷ்பிரயோகத்திற்கு பேரழிவு தரக்கூடிய தரவு இழப்பு வரை இருக்கலாம். கணக்கீட்டுத் துறையின் தோல்வி புள்ளிகளை கோடிட்டுக் காட்டும் ஒரு தற்செயல் கடிதம், ஒரு வாரம் மதிப்புமிக்க விற்பனை விவரங்கள் அல்லது முக்கிய நிதி அறிக்கைகளை துடைக்கும் ஒரு வன் செயலிழப்பு ஆகியவற்றை உள்ளடக்கியதாக இருக்கலாம்.
நிகழ்தகவு மற்றும் தாக்கம்
தற்செயல் கடிதத்தின் அடுத்த பகுதி, தோல்வி புள்ளிகள் நிகழும் நிகழ்தகவு விவரங்கள் மற்றும் தோல்வி புள்ளிகள் செயல்பாட்டில் இருக்கும் தாக்கத்தை விவரிக்கின்றன. சில தோல்வி புள்ளிகள் அதிக வாய்ப்பு இருப்பதைக் காட்டலாம், ஆனால் குறைந்த அச்சுறுத்தலை பிரதிநிதித்துவப்படுத்துவது எப்படி என்பதைக் காட்டலாம், மற்ற தோல்வி புள்ளிகள் மிகவும் சாத்தியமற்றதாக இருக்கலாம், ஆனால் பேரழிவு விளைவுகளை வழங்கலாம். ஒரு கணக்கியல் திணைக்களத்தின் தானியங்கி பதிப்பக அமைப்புக்கான அவசரக் கடிதம், நிறுவனத்தின் பதிவுகளை புதுப்பித்துக்கொள்ளத் தவறியதற்கான ஒரு குறைந்த நிகழ்தகவைக் காட்டலாம், ஆனால் இந்த அமைப்பில் தோல்வி எவ்வாறு துறை சார்ந்த நடவடிக்கைகளில் தீவிர தாக்கத்தை ஏற்படுத்த முடியும் என்பதைக் காட்டலாம்.
தற்செயலான செயல் திட்டம்
தற்செயலான கடிதம் ஒரு செயல்திட்டத்தைக் கொண்டிருக்கும், ஒரு தோல்வி புள்ளி ஏற்பட்டால், திணைக்களம் எடுக்கும் பணிகளை கோடிட்டுக்காட்டுகிறது. தற்செயலான கடிதத்தில் கோடிட்டுக் காட்டப்பட்ட நடவடிக்கைகள் பணி முடிந்த மிகச் சிறந்த அல்லது வசதியான வழிமுறைகளாக இருக்கக்கூடாது என்றாலும், அவை வேலை செய்யப்படுகின்றன. கணக்கியல் திணைக்களத்தின் தற்செயல் கடிதத்தில் உள்ள செயல்திட்டம் காகித அட்டைப் புத்தகங்கள் மற்றும் கால்குலேட்டரைப் பயன்படுத்துவதற்கான நடவடிக்கைகளை உள்ளடக்கியது.
