பணியிடங்களுக்கு எழுதப்பட்ட உத்தரவுகளை வாய்மொழி வழிகாட்டுதல்களை விட அதிக உதவியாக இருக்கும். ஒரு புதிய கொள்கை அல்லது நடைமுறை விவரங்களைக் கொண்ட ஒரு கடிதம் ஊழியர்களுக்கு எதிர்கால குறிப்புக்கான ஒரு ஆவணத்தை வழங்குகிறது. ஒரு புதிய செயல்முறையை எவ்வாறு பின்பற்ற வேண்டும் என்பதை நினைவூட்டும் வகையில் கூடுதலாக, ஒரு கட்டளை விதி கடிதம் சட்டத்தால் கட்டாயப்படுத்தப்பட்ட புதிய கொள்கை அதிகாரப்பூர்வ அறிவிப்பை வழங்குவதற்கான சட்டபூர்வமான தேவையை நிறைவு செய்கிறது. உதாரணமாக, 2011 ஆம் ஆண்டின் ஆரம்பத்தில், பல நகரங்கள் புகைப்பழக்கத்தை ஏற்படுத்துகின்றன. புதிய புகைபிடிக்கும் கொள்கையை கடைப்பிடிக்க எப்படி தொழிலாளர்கள் தெரிவிக்க வேண்டும் என்பது முதலாளியின் பொறுப்பு.
உங்கள் பிரிண்டரில் நிறுவனத்தின் லேட்ஹெட் இடம். இந்த உத்தரவு ஒரு உத்தியோகபூர்வ அறிவிப்பு ஆகும், மேலும் கடிதத் தலைப்பு தகவலின் முறையான தன்மையை வலுப்படுத்தும்.
முழு தேதியை தட்டச்சு செய்க. அறிவிப்பு நேரத்தை நிறுவுவதால் ஒரு கட்டளைத் தேதி எப்பொழுதும் சேர்க்க வேண்டும். ஒரு வரி தவிர்.
திசைதிருப்பல் ஒரு நபருக்கு மட்டுமே போனால், பெறுநரின் பெயரையும் அவளுடைய முகவரியையும் தட்டச்சு செய்யவும். இது அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் ஒரு போர்வைக் கடிதமாக இருந்தால், பெயரையும் முகவரிகளையும் தவிர்த்து விடுங்கள்.
கடிதம் அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் போனால், "அன்புள்ள மதிப்புமிக்க பணியாளர்களுக்கு" ஒரு பெருங்குடலைத் தட்டச்சு செய்யவும். ஒரு நபருக்கு இது ஒரு குறிப்பிட்ட பெயரைத் தட்டச்சு செய்யுங்கள்.
வழிமுறைகளை பற்றி என்ன ஒரு நேரடி அறிக்கை கடிதம் தொடங்கும். நடைமுறைக்கு வரும் போது, பாலிசியால் பாதிக்கப்படும் போது, பாலிசி அல்லது நடைமுறை பற்றிய சரியான விவரங்களை அளிக்கவும்.
பணியை நிறைவு செய்வதற்கு அல்லது புதிய கொள்கைக்கு இணங்குவதற்கான வழிமுறைகளை பட்டியலிடுங்கள். ஊழியர்கள் பின்பற்றக்கூடிய தெளிவான, சுலபமாக வாசிக்கக்கூடிய மொழியைப் பயன்படுத்தவும்.
இந்த புதிய கொள்கை பெறுநர் (கள்) எவ்வாறு பயனளிக்கும் என்பதைப் பற்றி விளக்குங்கள் மற்றும் அவர்களின் ஒத்துழைப்பிற்கு நன்றி தெரிவிக்கவும். ஒரு ஊழியர் கட்டளைக்கு இணங்க வேண்டாம் எனத் தேர்வு செய்தால் என்ன நடக்கும் என்பதை விளக்குங்கள்.
இறுதி பத்திரிகையில் சரியான காலக்கெடுவை அல்லது தொடர்பு தகவலை கொடுங்கள். பொருந்தினால், ஊழியர்களின் இணக்கத்தை மதிப்பிடுவதற்கான முறையை விவரியுங்கள். பெறுநர்கள் இருக்கலாம் என்று எந்த கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்க வழங்குகின்றன.
மரியாதைக்குரிய மூடுதலைத் தட்டச்சு செய்து உங்கள் முழுப் பெயரையும் தலைப்பையும் தட்டச்சு செய்வதன் மூலம் கடிதத்தை மூடுக. உங்கள் தட்டச்சு செய்ததற்கு மேலே கையெழுத்திடுங்கள்.
மற்றொரு மேற்பார்வையாளர் எந்த தகவலையும் நீங்கள் இழக்கவில்லை என்பதை உறுதிப்படுத்திக்கொள்ளுங்கள்.
கடிதம் (களை) அனுப்பவும். ஒரு சட்டத்தில் மாற்றத்தின் விளைவாக உத்தரவு இருந்தால், பெறுநர் (கள்) கையொப்பம் உறுதிப்படுத்தலுக்காக கேட்டுக் கொள்ளுமாறு கேட்டுக் கொள்ள வேண்டும்.
