ஒரு வணிக கடிதம் எதிர்கால தொடர்புகளுக்கு தொனியை அமைக்கிறது. ஒரு வருங்கால வாடிக்கையாளர் ஒரு வணிக கடிதத்தை பெறுகையில், அவர் உடனடியாக எழுத்தாளர் மற்றும் அவரது அமைப்பை ஒரு தோற்றத்தை உருவாக்குகிறார். கடிதம் மிகவும் தற்செயலானதாக இருந்தால், எழுத்தாளர் நேர்மையற்றவராகவோ அல்லது வேலையில்லாதவராகவோ தோன்றக்கூடும். மிகவும் சாதாரணமாக எழுதுவது வாசகரை பயமுறுத்தும் அல்லது திசைதிருப்ப முடியும். ஒரு நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட மற்றும் நன்கு எழுதப்பட்ட கடிதம் ஒரு நேர்மறையான முதல் தோற்றத்தை உருவாக்கும்.
நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட
ஒவ்வொரு வியாபாரக் கடிதமும் ஒரு குறிப்பிட்ட நோக்கம் அல்லது பணியைக் குறிக்கிறது. இது ஒரு கோரிக்கையாக இருக்கலாம், ஒரு வினவலுக்கான பதிலை அல்லது சமர்ப்பிப்புக்கான பதில். முதல் பாரா கடிதத்தின் நோக்கம் கூறுகிறது. இது பத்திரிகையாளரின் கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்கிறது: யார், என்ன, எப்போது, எங்கே, ஏன். மீதமுள்ள பத்திகள் இந்த நோக்கத்தை வெவ்வேறு புள்ளிகளுடன் ஆதரிக்கின்றன - தகுதிகள், பண்புக்கூறுகள், அம்சங்கள். கடந்த பத்தியில் இந்த நோக்கத்தை மீண்டும் வலியுறுத்துகிறது மற்றும் எழுத்தாளர் எதிர்பார்ப்புகளை தெளிவாக விவரிக்கிறது. எழுத்தாளர் கடிதத்தின் அனைத்து பகுதிகளையும் சீராக ஒன்றாக இணைக்கப்படுவதை உறுதிப்படுத்துவதற்கு சரியான மாற்றீட்டு சொற்றொடர்களைப் பயன்படுத்துகிறார்.
தெளிவான மற்றும் சுருக்கமாக
ஒரு நல்ல வணிக கடிதம் அனைத்து தகவல்களையும் ஒரு தெளிவான மற்றும் சுருக்கமான முறையில் வழங்குகிறது. எழுத்தாளர் பொருத்தமான தொனி மற்றும் மொழியைப் பயன்படுத்துகிறார். அவர் எளிமையாக சொல்லகராதி மற்றும் வாசகர்களை ஈர்க்க, தொழில்நுட்ப அல்லது சுருக்க மொழி பயன்படுத்துவதை தவிர்க்கிறார். அவர் தண்டனையின் நீளம் மாறுபடும், நீண்ட காலத்திலிருந்து ஸ்டீரிங் செய்து, அதிக விவரங்களைக் கொண்டு ரேம்பிங் வாக்கியங்கள் மாறுபடும். இருப்பினும், அவர் தன்னை குறுகிய, துல்லியமான தண்டனைக்கு மட்டுப்படுத்தவில்லை. முடிந்தவரை, அவர் செயலற்ற குரல் பதிலாக செயலில் குரல் பயன்படுத்துகிறது.
நன்கு கட்டமைக்கப்பட்ட
ஒவ்வொரு வணிகக் கடிதமும் நிறுவன வடிவமைப்பு மற்றும் எழுத்துரு தேவைகள் ஆகியவற்றைப் பின்பற்றுகிறது.ஒரு தொகுதி வடிவமைப்பில், முழு கடிதமும் நியாயமான மற்றும் ஒற்றை இடைவெளி விட்டு, பத்திகளுக்கு இடையில் இரட்டை இடைவெளி தவிர. திருத்தப்பட்ட தொகுதி வடிவமைப்பானது பிளாக் பாணியைப் பின்பற்றுகிறது, ஆனால் மையத்தில் தேதி மற்றும் இறுதி நிலையை நிலைநிறுத்துகிறது. பெரும்பாலான வணிக கடிதங்கள் தேதி, முகவரி முகவரி, வணக்கம், பொருள் வரி, பாராட்டு நிறைவு, கையொப்பம் மற்றும் இணைப்புகள் உள்ளடக்கியது. கடிதம் சராசரியை விடவும் குறைவாகவோ அல்லது நீண்டதாகவோ இருந்தால், எழுத்தாளர் செங்குத்து இடைவெளியில் தேவையான மாற்றங்களைச் செய்கிறார்.
பிழை இலவசம்
எந்தவொரு கடிதத்தையும் அனுப்பும் முன், எழுத்தாளர் முதல் உரையை சத்தமாக வாசிக்கிறார். இது மோசமான அல்லது அசாதாரணமான பாணியைக் கண்டறிவதற்கான ஒரு சிறந்த வழி. அவர் அனைத்து எழுத்து, இலக்கண மற்றும் நிறுத்தற்குறிகள் ஆகியவற்றை சரிபார்க்க, ஒரு அகராதியையும் எழுதும் பாணி புத்தகத்தையும் பயன்படுத்துகிறார். மாற்றாக, அவர் தனது சொல் செயலாக்க திட்டத்தின் எழுத்துப்பிழை மற்றும் இலக்கண சோதனை அம்சத்தைப் பயன்படுத்தலாம். அவர் இரட்டைப் பெறுநரின் பெயர், தலைப்பு மற்றும் முகவரிகளை சரிபார்க்கிறார்.
