இன்று, பல தொழில்கள் மற்றும் அரசு நிறுவனங்கள் செலவின கணக்கை திருப்பிச் செலுத்தும் திட்டங்களுக்கு பதிலாக மாற்றின. இந்த திருப்பிச் செலுத்துதல் திட்டம் ஊழியர்களையோ அல்லது அரசு செலவினங்களிடமிருந்தோ பணியாளர்களால் அனுமதிக்கப்பட்ட செலவினங்களை விட மற்ற காரணங்களுக்காக பயன்படுத்துவதை தடுக்கிறது. இருப்பினும், ரசீதுகளில் பொருட்களை கண்காணிக்க கடினமாக இருக்கலாம்; சில நேரங்களில் தனிப்பட்ட செலவினங்கள் வணிக செலவினங்களுடன் கலக்கப்படுகின்றன, மேலும் சிக்கலைப் புகாரளிக்க நீங்கள் பொறுப்பாளியாக உள்ளீர்கள், மேலும் நீங்கள் அதிகாரப்பூர்வ வியாபாரத்திற்காக கடன்பட்டிருக்கிறீர்கள் என்பதை மட்டுமே ஏற்றுக்கொள்கிறீர்கள். இது நடக்கும்போது, ரசீதுகளை விளக்கவும், எந்த செலவினங்களை திரும்பப் பெற வேண்டும் என்பதை தெளிவுபடுத்தவும் ஒரு கடிதத்தை எழுதுமாறு நீங்கள் கேட்கப்படுவீர்கள்.
தேதி தட்டச்சு மூலம் கடிதம் தொடங்கும். ஒரு வரி தவிர் மற்றும் தொடர்பு நபரின் பெயர் மற்றும் தலைப்பு, நிறுவனத்தின் பெயரை, மற்றும் நிறுவனத்தின் முகவரி தனித்தனி வரிசையில் தட்டச்சு செய்யவும். மற்றொரு வரி இடைவெளியைத் தவிர்த்து, "செல்லம் திருமதி / திரு. (கடைசி பெயர்)" பின்னர் ஒரு பெருங்குடல்.
உங்களை அடையாளம் கண்டு உடனடியாக உங்கள் கடிதத்திற்கான நோக்கத்தை விளக்கவும். உதாரணமாக, "என்னுடைய பெயர் ஜாகர் ஹாரிசன் பைனான்ஸ் திணைக்களம், நான் அக்ரோனுக்கு என் சமீபத்திய வணிக தொடர்பான பயணத்திலிருந்து என் ரசீதுகளை விவரிப்பதற்கு நான் எழுதுகிறேன், எந்த பொருட்களை நான் திருப்பிச் செலுத்த வேண்டும் என்பதைப் பற்றி தெளிவுபடுத்துகிறேன், என் தனிப்பட்ட செலவுகள் தேவையில்லை கொடுக்கப்படுவதுடன்."
ஒரு எண் பட்டியலிடப்பட்ட செலவினங்களை விரிவாகக் கணக்கிட வேண்டும், மேலும் பணத்தை திருப்பிச் செலுத்தும் நபருக்கு உதவுவதற்கு பொருத்தமான ரசீது மற்றும் ரசீது தேதி ஆகியவற்றைக் குறிப்பிடவும். தினசரி அடிப்படையில் உங்கள் நிறுவனம் வேலை செய்தால், நீங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட டாலர் அளவுக்கு உணவு, உறைவிடம் அல்லது நாள் ஒன்றிற்கு மட்டுமே செலவழிக்கப்படுகிறீர்கள், ஒரு நாளைக்கு செலவினங்களை உடைக்கிறீர்கள், எனவே நீங்கள் ஒரு தியேட்டருக்குள் தங்கியிருந்தால் செயலியை பார்க்க முடியும்.
உங்கள் தனிப்பட்ட செலவினங்களைப் பெற்ற ரசீதுகள் பட்டியலில் பட்டியலிடப்பட்ட பட்டியல். இது என்ன என்பதை விளங்கிக்கொள்ள வேண்டிய அவசியமில்லை, இது உங்கள் சொந்த குற்றச்சாட்டு என்று சொல்லுங்கள். இந்த செலவினங்களை மொத்தமாக கொடுங்கள். உங்கள் வணிக அல்லது அமைப்பு இந்த தனிப்பட்ட பொருட்களை திருப்பிச் செலுத்தும் தொகையைப் பொறுத்து சம்பந்தப்பட்ட வரி விதிப்புகளை நீக்கும்படி கேட்கலாம்.
மொத்தமாக, நீங்கள் திருப்பிச் செலுத்த வேண்டிய தொகையை மொத்தமாக வழங்கவும், நீங்கள் திருப்பிச் செலுத்துவதை மறுக்கிறீர்கள். இந்த இரண்டு எண்களும் மொத்த டாலர் அளவை ரசீதுகளில் சேர்க்க வேண்டும். நீங்கள் திருப்பிச் செலுத்துமாறு கோரிய டாலர் தொகையும் டாலர் தொகையை திருப்பித் தர மறுக்கிறீர்கள்; பெரும்பாலும் சட்டப்பூர்வ காரணங்களுக்காக தெளிவான மொழியில் இந்த அறிக்கைகள் வைக்க வேண்டும்.
அவரது நேரத்திற்கு செயலிக்கு நன்றி மற்றும் ரசீதுகள் மூலம் வரிசைப்படுத்த வேண்டிய சிரமத்திற்கு மன்னிப்பு. ரசீதுகள் மீதான குற்றச்சாட்டுகளைப் பற்றி ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால், உங்கள் வேலை தொலைபேசி எண் மற்றும் மின்னஞ்சல் முகவரியை வழங்கவும்.
"உண்மையுள்ள," தட்டச்சு செய்வதன் மூலம் கடிதத்தை மூடி, மூன்று வரி இடைவெளிகளை தவிர்க்கவும். உங்கள் முழுப்பெயர் மற்றும் தலைப்பை தட்டச்சு செய்யவும். நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட் மீது கடிதத்தை அச்சிட்டு, தட்டச்சு செய்ததற்கு மேலே உங்கள் பெயரை கையொப்பமிடவும். கடிதத்தையும் ரசீதுகளையும் இரண்டாகப் பிரதியெடுத்து, அவற்றை உங்கள் பதிவுகளுக்கு தக்க வைத்துக் கொள்ளுங்கள். திருப்பிச் செலுத்தும் நபருக்கான கடிதத்தை அனுப்பவும்.
