தபால் சேவை அல்லது மின்னஞ்சலால் அனுப்பப்பட்டாலும், வணிக எழுத்துகள் எப்போதும் ஒரு குறிப்பிட்ட வடிவமைப்பு மற்றும் பாணியை பின்பற்றுகின்றன. வடிவம் விரைவாக புள்ளி பெறுகிறது மற்றும் நீங்கள் ஒரு விண்ணப்பத்தை, கையொப்பமிடப்பட்ட ஒப்பந்தம் அல்லது பணம் பொருள் பிரதிகளை போன்ற சேர்க்கப்பட்டுள்ளது கூடுதல் தொடர்புடைய ஆவணங்கள் பற்றி உங்கள் வாசகர் சொல்கிறது. உங்கள் கடிதத்தின் உடலில் உள்ள இணைப்புகளை விவரிப்பதுடன், உங்கள் கடிதத்தின் கீழ் அவற்றைக் குறிப்பிடுவதும் பெறுநருக்கு உதவுவதற்கான ஒரு தொழில்முறை வழியாகும்.
வாசகர் ஏன் நீங்கள் எழுதுகிறீர்கள் என்று சொல்லுங்கள்
நன்கு எழுதப்பட்ட வணிக கடிதம் ஏன் எழுதுகிறீர்கள் என்பதை ஒற்றை வாக்கியத்துடன் தொடங்குகிறது. பெறுபவருக்கு என்ன, எத்தனை ஆவணங்களை நீங்கள் இணைக்கிறீர்கள் என்பதையும், நீ ஏன் அவற்றைச் சேர்க்கிறாய் என்று சொல். "நான் உதவி மேலாளரின் நிலைக்கு என் விண்ணப்பத்தை இணைத்துள்ளேன்" அல்லது "எனது சமீபத்திய பணம் செலுத்தும் உறுதிப்படுத்திய கடிதத்தின் நகலை இணைத்தேன்" போன்ற சொற்களில் நீங்கள் தொடங்க வேண்டும்.
மிகவும் முறையானது தவிர்க்கப்பட வேண்டும்
உங்கள் வியாபாரக் கடிதத்தில் "முறையாகக் கண்டுபிடிக்கவும் தயவுசெய்து …" இலக்கண தவறாக இல்லை என்ற போதிலும், முறையான எழுத்து மொழியின் அந்த வகை பெரும்பாலும் கல்வி பத்திரிகைகள், உத்தியோகபூர்வ ஆவணங்கள் மற்றும் அதிகப்படியான தீவிரத்தன்மை தேவைப்படும் இடங்களில் பயன்படுத்தப்படுகிறது. ஒரு பொது விதியாக, உங்கள் தினசரி வணிக கடிதத்திலும் மின்னஞ்சல்களிலும் முறையான மொழியை தவிர்க்கவும்.
உங்கள் கையொப்பத்திற்கு கீழே உள்ள இணைப்புகளையோ அல்லது உறைநிலையையோ பட்டியலிடுங்கள்
கையொப்ப வரிக்குப் பிறகு கடிதத்தின் கீழும் இணைப்புகளை பட்டியலிடுவதற்கான சரியான இடம். நீங்கள் மின்னஞ்சலை அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், கையொப்பத்திற்குப் பிறகு இரட்டை இடம் மற்றும் இணைப்புகளை மேற்கோள்களை மேற்கோள் காட்டவும் "இணைத்தல்: ஜேன் கே டூக்கு மீண்டும் தொடங்குங்கள்." அஞ்சல் சேவையின் மூலம் ஒரு கடிதத்தை அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், கையொப்பத்தின் கீழ் இரண்டு கோடுகள் இணைக்கப்பட்டுள்ளன. "Enclosure" (உதாரணம்: "உன்னுடையது: மாதாந்திர சந்தையின் சுருக்கம்") அல்லது பொது வணிக சுருக்கத்தை "enc." ("Enc: ஜான் கே டூ க்குத் தொடங்குங்கள்)
வணிக மின்னஞ்சல் கூடுதல் உதவிக்குறிப்புகள்
இணைப்புகளை எவ்வாறு பெயரிடுவது: வணிக மின்னஞ்சலை அனுப்புகையில் வடிவமைத்தல் முக்கியமானது. இணைப்பின் கோப்பு பெயர் உங்கள் மின்னஞ்சலுடன் தொடர்புபடுத்தப்பட வேண்டும். உங்கள் பெயர், பொருள் பற்றிய சிறு விளக்கம் மற்றும் மின்னஞ்சல் தேதி ஆகியவை அடங்கும். உங்கள் இணைப்புக்கு ஒன்றுக்கும் மேற்பட்ட பக்கங்கள் இருந்தால், அதைக் குறிப்பிடவும்.
புகைப்படங்கள் இணைக்கவும்: நீங்கள் புகைப்படங்களை அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், உங்களுடைய புகைப்படங்களை, உங்கள் பெற்றோரின் கணினி அல்லது சாதனத்தில் விரைவாகப் பதிவிறக்கும் சிறிய மற்றும் நடுத்தர அளவிலான அளவுக்கு மட்டும் காண்பிப்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
எல்லாவற்றையும் சேர்த்து உறுதிப்படுத்தவும்: நீங்கள் உறை மூடுவதற்கு அல்லது அனுப்பும் பொத்தானை அழுத்தி முன், உங்கள் உறைப்பூச்சு உறைவில் இருப்பதை உறுதிசெய்துகொள்ளுங்கள் அல்லது உங்கள் ஆவணங்களை உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு இணைத்திருக்க வேண்டும். பல பிரதிநிதிகளும் மற்ற தொழில்களும் கோரப்பட்ட இணைப்புகளை உள்ளடக்கிய கடிதங்களை நிராகரிக்கலாம். இது அனுப்புநர் கவனக்குறைவு இல்லாத தோற்றத்தை அளிக்கிறது.
