சிறந்த சந்திப்பு நிமிடங்கள் எடுக்கும்

வாராந்த ஊழியர்களின் கூட்டங்கள் அல்லது கூட்டாளர்களின் நடவடிக்கைகளை கண்காணிக்கும் பொறுப்பை நீங்கள் தானாகவே மேற்கொண்டிருந்தால், ஒரு தொண்டு நிறுவனத்தின் பதிவாளர் அலுவலகத்தில் நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருந்தால், உங்கள் நிறுவனத்தின் கூட்டங்களில் என்ன நடக்கும் என்பது பற்றிய தெளிவான மற்றும் துல்லியமான பதிவுகளை நீங்கள் கட்டாயம் அவசியமாக்க வேண்டும். சந்திப்பு நிமிடங்கள் விவாதிக்கப்படும் அல்லது செயல்பட்ட சிக்கல்களின் உத்தியோகபூர்வ பதிப்பாக சேவை செய்கின்றன. அவை பெரும்பாலும் வரலாற்று ஆவணங்கள் என்று கருதப்படுகின்றன. இதன் விளைவாக, சிறந்த சந்திப்பு நிமிடங்களை எடுத்துக்கொள்வதன் முக்கியத்துவம் பெரிதாக இருக்காது, பங்கேற்பாளர்கள் விவரம் மற்றும் உங்கள் நிபுணத்துவத்திற்கு உங்கள் கவனத்தை பாராட்டுவார்கள்.

உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்

• ராபர்ட்ஸ் விதிகள் ஆஃப் ஆர்டர் ஹேண்ட்புக்

• உறுப்பினர் ரோஸ்டர்

சந்திப்பு நிமிடங்களை பதிவு செய்வதற்கான ஒரு முறையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். டேப் பதிவுகளின் நன்மைகள் மற்றும் தீமைகள், தட்டச்சு குறிப்புகள் மற்றும் கூட்டத்தின் போக்கில் கையில் விவரங்களை எழுதுதல். இந்த முறைகள் இரண்டின் கலவை போன்ற தோல்வியுற்ற முறையை கவனியுங்கள். உதாரணமாக, நீங்கள் டேப்ட்-கூட்டத்தை பதிவு செய்யலாம் மற்றும் உங்கள் லேப்டாப் அல்லது டேப்லெட்டிற்கு குறிப்புகள் தட்டச்சு செய்யலாம்.

"ராபர்ட்டின் ஆணை விதிகள்" என்ற நகலைப் பெற்றுக்கொள்ளுங்கள் அல்லது பாராளுமன்ற செயல்முறை மற்றும் கூட்டங்களை நடத்துவதற்கும் பதிவு செய்வதற்கும் சிறந்த நடைமுறைகளில் இந்த அறிமுகத்தின் ஆன்லைன் சந்தாவை அணுகவும். சந்திப்பு விவாதங்கள், இயக்கங்கள், வினாடிகள், விவாதங்கள் மற்றும் வாக்களிப்பு ஆகியவற்றைப் பதிவு செய்வதற்கான சரியான வடிவமைப்பைப் படியுங்கள். கூடுமானால், கூட்டத்தின் போது உங்களிடம் அணுகக்கூடிய புத்தகம் அல்லது இணையதளத்தின் நகலை வைத்திருக்கவும். சரியான ஆளுமை, நடத்தை, உத்தியோகபூர்வ பதிவு மற்றும் நிமிடங்களில் பதில்களுக்கு உறுப்பினர்கள் உங்களைப் பார்த்துக் கொண்டிருக்கும் நிகழ்வில் இது விலைமதிப்பற்றதாக நிரூபிக்கப்படும்.

உங்கள் நிமிடங்களுக்கு ஒரு அறிமுகம் மற்றும் அமைப்பை வடிவமைக்கவும். உதாரணமாக, தேதி, நேரம், அதிகாரிகள் பெயர்கள், உங்கள் அறிமுகத்தில் சந்திப்பின் இடம் மற்றும் நோக்கம் ஆகியவற்றை பட்டியலிடுங்கள். சந்திப்பு நிமிடங்கள் கூட்டத்திற்கு அழைப்பு விடுக்கப்பட்ட நேரத்தையும் அதே நேரம் அது ஒத்திவைக்கப்பட்ட நேரத்தையும் பிரதிபலிக்க வேண்டும். முறையான கூட்டங்களின் நோக்கம் வெறுமனே ஒரு மாத உறுப்பினர் கூட்டமாக இருக்கலாம்; இருப்பினும், நீங்கள் ஒரு சிறப்பு உறுப்பினர் சந்திப்புக்காக நிமிடங்களை பதிவு செய்தால், இது உங்கள் சாதாரண வியாபாரத்தின் போக்கில் ஒழுங்கமைக்காத ஒரு கூட்டம் என்று உங்கள் நிமிடங்கள் துல்லியமாக பிரதிபலிக்கின்றன. பல பொதுத்துறை நிறுவனங்கள் இரகசிய விஷயங்களைப் பற்றி விவாதிக்க சிறப்பு கூட்டங்களை அழைக்கலாம், அவை பணியாளர்களின் பிரச்சினைகள் போன்றவை, இவை மாநிலத்தின் சன்ஷைன் சட்டத்தின் சில விதிமுறைகளிலிருந்து விலக்கு அளிக்கப்படுகின்றன.

நிறுவனத்தின் தலைவர் அல்லது குழுவின் தலைவர் உங்களை அறிமுகப்படுத்தும்போது எழுந்து நிற்கவும். நீங்கள் முறையாக அறிமுகப்படுத்தப்படாவிட்டால், குழுவிற்கு உங்களை அறிமுகப்படுத்தி, பதிவுசெய்தியாளர் அல்லது குறிப்புக் குறிப்பு என உங்கள் பங்கை விளக்குங்கள். சந்திப்பு உரையாடல்களைக் கைப்பற்ற நீங்கள் என்ன முறைகள் பயன்படுத்த வேண்டும் என்பதை குழுவுக்குக் கூறுங்கள். இந்த வழி, உறுப்பினர்கள் உங்களை நிறுவனத்தை உத்தியோகபூர்வ ஆவணங்களை உருவாக்கி பராமரிப்பதற்கு பொறுப்பான நபராக அடையாளம் காணலாம், இது உங்களுக்குத் தெரியாத உறுப்பினர்களுக்கோ அல்லது நிறுவனத்துடனும் அதன் நடைமுறைகளோடும் நன்கு அறிந்தவர்கள் பயனுள்ளதாக இருக்கும். கூடுதலாக, உங்கள் அறிமுகம், ஆலோசகர்கள் கேட்கக்கூடிய வகையில் பேச வேண்டும், எனவே உங்கள் குறிப்பு-எடுத்துக் கொள்ளும் கடமைகளை நீங்கள் திறம்பட செய்யலாம்.

நீங்கள் அவற்றின் பெயர்களை விரைவாகவும், அவர்கள் எங்கே உட்காருகிறார்களோ அங்கிருந்து தங்களை அறிமுகப்படுத்த பங்கேற்பாளர்களைக் கேளுங்கள். இந்த வழி, நீங்கள் தொடர்ந்து இயக்கங்கள், விநாடிகள் மற்றும் விவாத புள்ளிகள் பதிவு செய்யும் போது தங்கள் பெயர்களை மீண்டும் கேட்க வேண்டும். உதாரணமாக, நீங்கள் எப்போது வேண்டுமானாலும் ஒரு இயக்கத்தை உருவாக்கும் நபர், அதை வினாக்கிற நபரின் பெயரை, மற்றும் ஒரு வாக்கெடுப்பில் வாக்களிக்கும் நபரை எப்போதும் பதிவு செய்ய வேண்டும். யாராவது வாக்களிக்க வேண்டுமென்று அழைத்தால், அவர்கள் பொதுவாக "கேள்விக்கு அழைப்பு விடு" என்று கூறுகின்றனர். குழுவின் தலைவர் பின்னர் உறுப்பினர்களை வாக்களிக்கும்படி கேட்கிறார். வாக்களிக்கும் முன் விவாதம் இருந்தால், கலந்துரையாடலின் முக்கிய பகுதிகள் பதிவு செய்யுங்கள் மற்றும் உத்தியோகபூர்வ ஆட்சேபனைகளை கவனியுங்கள். இயக்கங்கள் மற்றும் வாக்களிப்பு தொடர்பான உங்கள் குறிப்புகள் அய்ஸ், நாஸ் மற்றும் வாக்களிப்புகளின் பெயர்களைக் கொண்டிருக்க வேண்டும்.

உங்கள் குறிப்புகளில் அகநிலை அறிக்கைகளை இடைநீக்குவதை தவிர்க்கவும். ஒரு பேச்சாளர் தனது தொனி, ஊடுருவல் அல்லது சொற்களஞ்சியம் ஆகியவற்றால் என்ன அர்த்தம் என்பதைப் புரிந்து கொள்ளாதீர்கள். சந்திப்பு நிமிடங்கள் உண்மையாகவும் புறநிலையாகவும் இருக்க வேண்டும் - பங்கேற்பாளரின் அறிக்கைகளில் எந்த திருப்பம் உங்கள் நிமிடங்களின் நேர்மையை அழித்து, நிமிடங்களை ஒழுங்காக பதிவு செய்யும் திறனைக் கேள்விக்குள்ளாக்கும். உதாரணமாக, "ஜான் டோ பின்வரும் இயக்கத்தைச் செய்தார்: தேசிய வானிலை சேவை, ஜாக்சன், ஆடம்ஸ் மற்றும் மாடிசன் மாவட்டங்களுக்கு ஐந்து மடங்கு அதிகமான பனிப்பொழிவுகளை முன்னெடுத்துச் செல்லும் நாட்களில் பள்ளிகளை மூடு" ஜான் டோ " பிராந்திய வானிலை நிலைமைகள் மோசமான வானிலை மற்றும் இரக்கமற்ற சாலைகள் ஆகியவற்றைக் குறிக்கும் நாட்களில் பள்ளிகள் மூடப்படுமா என்பதை வாக்களிக்க வேண்டும்."

சந்திப்புகள் முடிந்தவுடன் உங்கள் நிமிடங்களை முடிந்தவரை விரைவாக நிறைவு செய்யுங்கள், அதேசமயத்தில் நடவடிக்கைகள் உங்கள் மனதில் புதிதாகவே இருக்கும். உங்கள் குறிப்புகளை மதிப்பாய்வு செய்து, டேப் ரெக்கார்டைக் கேட்கவும், உங்கள் இறுதி பதிப்பை உருவாக்குவதற்கு தயார் செய்யவும். சந்திப்பின் போது என்ன நடந்தது என்பது பற்றி உங்களுக்கு கேள்விகள் இருந்தால், குழுவில் ஒரு அதிகாரி அல்லது ஒரு தலைவருக்குக் கடிதம். சில சந்தர்ப்பங்களில், யாரை நீங்கள் தெளிவுபடுத்த வேண்டும் என்பதை யாரிடம் தெரிவிக்க வேண்டும்.

உங்கள் குழுவின் தலைவரை இறுதி நிமிடங்களை முன்மொழியுங்கள். கருத்துகள், கேள்விகள் அல்லது திருத்தங்களை கேட்கவும். நீங்கள் பச்சை ஒளி கிடைக்கும் போது, ​​உங்கள் இறுதி பதிப்பை தயார் செய்து நிமிடங்களுக்கு உறுப்பினர்களுக்கு அனுப்ப வேண்டும். மின்னஞ்சல்கள், snail mail அல்லது தனிப்பட்ட விநியோகத்தை நீங்கள் பங்கேற்கிற அதே அலுவலக அமைப்பில் இருந்தால், நிமிடங்களின் நகல்களை விநியோகிக்க உங்கள் நிறுவனத்தின் விருப்பமான முறையைப் பயன்படுத்தவும்.

குறிப்புகள்

• உங்கள் சந்திப்பு தொடக்க ரோல் அழைப்பை உள்ளடக்கியிருந்தால், உறுப்பினர்கள் தங்களை அறிமுகப்படுத்த வேண்டும் என்று நீங்கள் கேட்கக்கூடாது. வெறுமனே மக்கள் பெயர்களைப் பிடிக்கவும், இல்லாத நபர்களின் பெயர்களை பதிவு செய்யவும். ரோல் அழைப்புகள் வழக்கமாக சாதாரண கூட்டங்களில், அதாவது இயக்குநர்களின் பலகங்களுடன் கூடிய நிலையான நடைமுறை ஆகும். மக்கள் அமர்ந்த இடத்திலுள்ள ஒரு தனி குறிப்பு. இது உங்கள் "ஏமாற்ற தாள்" ஆகிறது, எனவே உங்கள் நிமிடங்களில் பெயரை மக்கள் எளிதாகக் குறிப்பிடவும் அல்லது யாராவது ஒருவரிடம் கேட்டால் அல்லது அவர் சொன்னதை மறுபடியும் கேட்கவும்.

  சந்திப்பு ஒழுங்கற்றதாக இல்லாவிட்டாலும், குறிப்பீடாக உங்கள் பங்கு இல்லை. முறையான சந்திப்புகளுக்கு கூட, கவனத்தை எடுத்துக் கொண்ட பொறுப்பை தீவிரமாக அணுகுவதோடு சந்திப்பு நடவடிக்கைகளை துல்லியமாகவும் முறையாக விவரிக்கின்ற முறையான எழுத்துபூர்வமான குறிப்புகளையும் தயாரிக்கவும். கலந்துரையாடல்கள் விவரம் உங்கள் கவனத்தை பாராட்ட வேண்டும்.

எச்சரிக்கை

சந்திப்பு குறிப்புகளை கைப்பற்ற ஸ்மார்ட்போன் போன்ற சாதனத்தை பயன்படுத்துவதை நிறுத்துங்கள் - இது நேர்மறை படத்தை வடிவமைக்காது மற்றும் ஸ்மார்ட்ஃபோன்களின் திறன்களை அறியாமலேயே நீங்கள் உங்கள் தொலைபேசியில் விளையாடுவதை வெறுமனே நிறுவனம் உறுப்பினர்கள் என்ன கேட்கிறீர்கள் என்று நினைக்கலாம் விவாதிக்கிறது.